Flotte virtuelle møter og hendelser skjer ikke av seg selv – de krever planlegging og forberedelse på forhånd for å levere en best mulig opplevelse. Fra å sjekke utstyr til å øve på overganger, litt forberedelser kan forhindre tekniske problemer og holde arrangementet i gang.
Her er noen av våre beste tips for planlegging og produksjon av møter, allmøter og nettseminarer av høy kvalitet i Microsoft Teams.
Kom i gang
Last ned Microsoft Teams for skrivebord for å få de mest pålitelige møte- og arrangementsopplevelsene. Få tilgang til alle funksjoner og overlegen ytelse. Oppdater Teams for de nyeste sikkerhetsfunksjonene og feilrettingene.
Planlegg arrangementsproduksjon
Før en hendelse starter, etablerer du roller og ansvarsområder, øver på presentasjoner og setter opp nødvendig kommunikasjon for bruk under arrangementet. Følg fremgangsmåtene nedenfor for en problemfri konfigurasjon.
- Ha alltid mer enn én person i hendelsesgruppen. Tilordne roller og ansvarsområder – snakk gjennom hvem som er ansvarlig for hvert trinn i operasjonen, fra produsenter og presentatører til spørsmål&A-moderatorer
- Planlegg kommunikasjonen med arrangementsgruppen. Kommunikasjon i sanntid er avgjørende for store møter og hendelser. Gruppechatten for arrangementet (tilgjengelig for arrangøren, produsenter og presentatører) er en flott måte å holde kontakten på.
- Øve. Kjør gjennom arrangementet for å kontrollere presentasjoner, øve på overganger og teste lyd - og videoinnstillinger . Se deltakeropplevelsen direkte for å sikre en flott opplevelse for publikum.
Tips
For hybridhendelser:
- Utfør en nettstedsundersøkelse på forhånd. Valider rommets AV-infrastruktur, Teams-integrasjon og fysiske layout.
- Test og verifiser at alt utstyr på rommet fungerer (MTR-konsoll, mikrofoner, kameraer, høyttalere, skjermer, kontrollpaneler).
- Dokumenter rommets signalflyt (lyd, video, nettverk) og identifiser eventuelle begrensninger eller særheter.
- Oppdater fastvare og programvare på all Teams-sertifisert maskinvare, og sikre kompatibilitet med den nyeste versjonen av Teams.
- Sørg for at det er en kablet Ethernet-tilkobling tilgjengelig for alle enheter som brukes i produksjonen (Teams-PC, vMix-maskin osv.).
Konfigurere lyd, video og delt innhold
Bruk av lyd- og videoutstyr av høy kvalitet er avgjørende under store møter og arrangementer. Konfigurer mikrofoner og webkameraer av høy kvalitet, eller møt opp fra et Teams-rom for hybridopplevelser. Disse tipsene vil hjelpe deg med å kommunisere tydelig med målgruppen og presentatørene under arrangementet.
Lyd
- Ikke overse lydkvaliteten, det er den viktigste delen av et flott arrangement. Noen personer lytter kanskje bare med nettleseren i bakgrunnen.
- Bruk mikrofoner av høy kvalitet. Bærbare mikrofoner er ideelle for mindre erfarne presentatører; Håndholdte mikrofoner krever øvelse og teknikk for å unngå å håndtere støy.
- For presentatører som bruker en datamaskin eller en annen enhet, kan du bruke et Teams-sertifisert hodesett.
- For presentasjoner i rommet bør du teste romlyden på forhånd for å hindre at støy eller tilbakemelding overføres på nettet.
- Legg til lyd i arrangementet ved hjelp av en hvilken som helst lydopptaksenhet som er kompatibel med balansert lyd (XLR-kontakter) eller 1/8"-plugger i hodetelefonstil, og lar deg koble til datamaskinen som kjører Teams via USB.
- Alternativt kan du bruke et avansert AV-system og koble HDMI- eller SDI-utgangen fra dette systemet til Teams ved hjelp av en grunnleggende videoopptaksenhet som en HDMI-USB-boks.
Tips
For hybridhendelser:
- Test lydoppsett i rommet og på nettet separat før du sender direkte.
- Bruk uavhengige mikrofoner for fysiske og virtuelle målgrupper, men sørg for at bare én dominerende lydkilde er koblet til møteplattformen.
- Hvis flere personer bruker enheter i rommet, må du be dem om å koble fra lyden på datamaskinen for å forhindre ekko eller tilbakemelding.
- Ta med ekstra mikrofoner (f.eks. håndholdte enheter, lavalier) for paneldeltakere eller roaming Q&A.
Video
- Lys opp motivet godt – de fleste kameraer kan ikke få for mye lys. Belysning kan være forskjellen mellom at en produksjon oppfattes som profesjonell eller amatør.
- Bruk tre lys for å lyse opp motivet: et nøkkellys, fylllys og bakgrunnslys for å gi god dybde.
- HDMI-opptaksenheter kan også brukes til å strømme utdataene fra en datamaskin (PC eller Mac) til Teams – ideelt for å vise videoer, programvaredemonstrasjoner eller bevegelsesgrafikk av høy kvalitet som om de var en kamerafeed.
- Ikke koble en HDMI-inngang direkte til et Teams-møte, siden Teams ikke har innebygd støtte for HDMI-kilder. Bruk i stedet en HDMI-opptaksenhet til å hente HDMI-video til datamaskinen, der den kan vises som et virtuelt kamera i Teams. Med dette oppsettet kan du for eksempel koble til et prosumer-kamera med overlegen optikk og zoom via HDMI, noe som forbedrer videokvaliteten i møtet.
Dele innhold fra skjermen
Skjermdeling under et arrangement er en flott måte å demonstrere produkter og arbeidsflyter på, eller lede publikum gjennom viktige ressurser.
Disse tipsene vil hjelpe deg med å presentere innhold effektivt mens du produserer arrangementet.
Hvis du er den eneste hendelsesprodusenten, anbefaler vi at du bruker to skjermer. Dette gjør at du kan dele innhold fra den andre skjermen mens du produserer hendelsen fra den første skjermen.
Del lyd fra enheten når du presenterer medier.
Hvis du vil ha mer veiledning om å presentere i store møter, se Tips for å presentere i store møter og hendelser i Microsoft Teams.
Produksjonsflyt og dag for arrangement
- På dagen for arrangementet anbefaler vi at arrangementsgruppen blir med minst 15 minutter før arrangementet starter.
- Bruk greenroom til å forberede deg med andre arrangører og presentatører før arrangementet starter. Sjekk alle mikrofoner, kameraer og feeder.
- La lyden være dempet til du er klar til å begynne å presentere direkte ved starten av arrangementet.
- Tilordne noen til å se etter problemer både i rommet og virtuelle feeder.
Plan for tekniske problemer
Tekniske problemer kan oppstå, selv med de beste forberedelsene. En solid sikkerhetskopieringsplan sikrer at arrangementet ditt fortsetter å gå problemfritt hvis noe går galt.
Ha alltid en annen produsent som kan ta over hvis hovedprodusenten hopper av eller får tekniske problemer.
Ha en ekstra bærbar datamaskin med alle lysbilder og medier forhåndslastet og testet. Ha ekstra mikrofoner, webkameraer og kabler klare i tilfelle maskinvarefeil.
Bruk en sekundær Internett-tilkobling, for eksempel en mobil trådløssone, hvis hovedtilkoblingen går ned. Test reservetilkoblingen før hendelsen starter.
Forhåndsinnspill viktige presentasjoner, slik at du raskt kan bytte til innspilt video hvis en presentatør mister tilkoblingen.
Microsoft Teams vil sende ut en kobling for å bli med når hendelsen er opprettet. I stedet for å dele den direkte kalenderkoblingen, kan du opprette en egendefinert URL-adresse, for eksempel Bit.ly du vil dele med deltakere.
- Hvis et teknisk problem eller produsentfeil krever oppretting av en ny kringkasting, kan du raskt oppdatere den egendefinerte URL-adressen til å peke til den nye hendelsen uten å måtte kontakte deltakerne på nytt.
Trenger du mer hjelp?
Microsoft Teams Event Services kan gi mer støtte med planlegging eller gjennomføring av store møter og arrangementer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Microsoft-innføring.
Beslektede emner
Anbefalte fremgangsmåter for store møter og arrangementer i Microsoft Teams