Συμβουλές για τη ρύθμιση μεγάλων συσκέψεων και εκδηλώσεων στο Microsoft Teams

Στο Microsoft Teams, υπάρχουν πολλές επιλογές και δυνατότητες σύσκεψης που θα σας βοηθήσουν να κάνετε τις μεγάλες συσκέψεις, τις συνελεύσεις και τα webinar πιο ασφαλή και ελκυστικά για όλους.  

Δοκιμάστε αυτές τις βέλτιστες πρακτικές για να διατηρήσετε την ομαλή λειτουργία των παρουσιάσεων και να εξασφαλίσετε τις καλύτερες εμπειρίες για το ακροατήριό σας. 

Ρύθμιση μεγάλης σύσκεψης ή συμβάντος

Πρώτα, ανάλογα με τον τύπο της σύσκεψης ή της εκδήλωσης που θέλετε να φιλοξενήσετε, προγραμματίστε μια σύσκεψη, ένα webinar ή μια συνέλευση του Teams.  

Στη συνέχεια, στις επιλογές σύσκεψης, προσαρμόστε τις ακόλουθες ρυθμίσεις για βέλτιστες εμπειρίες:

• Στην περιοχή Ρόλοι>Ποιος μπορεί να παρουσιάσει, επιλέξτε Συγκεκριμένα άτομα. Στη συνέχεια, επιλέξτε Αναζήτηση συμμετεχόντων. Επιλέξτε παρουσιαστές για τη σύσκεψή σας (μόνο από τον οργανισμό σας ή από αξιόπιστους οργανισμούς).

  Σημείωση

  Κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης, οι παρουσιαστές μπορούν να προβιβάσουν συμμετέχοντες σε ρόλο παρουσιαστή. 

• Στην περιοχή Recording & transcription , καθορίστε Ποιος μπορεί να κάνει εγγραφή και μεταγραφή. Ενεργοποιήστε αυτόματα την επιλογή Εγγραφή και απομαγνητοφώνηση, για να βεβαιωθείτε ότι κάθε τμήμα της σύσκεψης ή της εκδήλωσής σας καταγράφεται στην εγγραφή. 

• Στις :

  1. Απενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής "Να επιτρέπεται το μικρόφωνο για τους συμμετέχοντες " για να αποτρέψετε τις διακοπές του ακροατηρίου. Εάν κάποιος πρέπει να αλληλεπιδράσει κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, είτε επιτρέψτε του να διακόψει τη σίγαση όταν σηκώνει το χέρι του είτε αλλάξτε τον ρόλο του τοποθετώντας τον δείκτη του ποντικιού πάνω από το όνομά του και επιλέγοντας Περισσότερες . 

  2. Απενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής "Να επιτρέπεται η κάμερα για συμμετέχοντες " για να διατηρήσετε την εστίαση μόνο στους παρουσιαστές και το κοινόχρηστο περιεχόμενο. Όταν χρειάζεται κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, να επιτρέπεται η χρήση βίντεο για συγκεκριμένο συμμετέχοντα ή για όλους. 

     Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση δικαιωμάτων ήχου και βίντεο συμμετεχόντων.  

• Σε Εργαλεία παραγωγής :

  1. Ενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής Ενεργοποίηση πράσινης αίθουσας για να επιτρέψετε στους παρουσιαστές να συμμετέχουν νωρίς και να ελέγχουν την κοινή χρήση ήχου, βίντεο και περιεχομένου πριν από την είσοδο των συμμετεχόντων. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση της αίθουσας αναμονής στο Microsoft Teams. 
  2. Ενεργοποιήστε τον διακόπτη Διαχείριση των στοιχείων που βλέπουν οι συμμετέχοντες για να διαχειριστείτε τον τρόπο κοινής χρήσης περιεχομένου. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση των στοιχείων που βλέπουν οι συμμετέχοντες στο Microsoft Teams. 
  3. Επιλέξτε Αποθήκευση. 

• Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε αίθουσες ομάδας σε συσκέψεις που έχουν περισσότερους από 300 συμμετέχοντες, ακόμα και αν ο αριθμός των συμμετεχόντων μειωθεί σε λιγότερους από 300 κατά τη διάρκεια της σύσκεψης. Επίσης, η δημιουργία αιθουσών ομάδας σε μια σύσκεψη περιορίζει αυτόματα τη χωρητικότητα σε 300 συμμετέχοντες. 

  Σημείωση

  Οι αίθουσες ομάδας δεν υποστηρίζονται προς το παρόν στις συνελεύσεις.

Ενθαρρύνετε τη συμμετοχή των συμμετεχόντων

Βοηθήστε τους συμμετέχοντες να αξιοποιήσουν στο έπακρο τη σύσκεψη ή την εκδήλωσή σας, ενθαρρύνοντας τη συμμετοχή τους.  

• Υπενθυμίστε και ενθαρρύνετε τους συμμετέχοντες να σηκώσουν τα χέρια ψηλά πριν μιλήσουν και να χρησιμοποιήσουν ζωντανές αντιδράσεις.
• Δημιουργήστε ψηφοφορίες κατά τη διάρκεια της σύσκεψης για να λαμβάνετε σχόλια σε πραγματικό χρόνο από τους συμμετέχοντες.
• Ενεργοποιήστε τις Ερωτήσεις&απαντήσεις για να επιτρέψετε στους παρουσιαστές, τους διοργανωτές και τους συν-διοργανωτές να λαμβάνουν ερωτήσεις από τους συμμετέχοντες και να τους απαντούν σε πραγματικό χρόνο.

Περισσότερες βέλτιστες πρακτικές

• Για την καλύτερη δυνατή εμπειρία συμμετοχής σε μεγάλες συσκέψεις και εκδηλώσεις, οι συμμετέχοντες θα πρέπει να χρησιμοποιούν την πιο πρόσφατη έκδοση της εφαρμογής Teams σε επιτραπέζιο υπολογιστή ή κινητή συσκευή. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Ενημέρωση του Microsoft Teams.
• Αφού φιλοξενήσετε ένα επιτυχημένο συμβάν, δημιουργήστε ένα προσωπικό πρότυπο σύσκεψης στο Microsoft Teams για να αποθηκεύσετε και να επαναχρησιμοποιήσετε όλες τις διαμορφωμένες ρυθμίσεις σας.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Οι Υπηρεσίες συμβάντων του Microsoft Teams μπορούν να παρέχουν περισσότερη υποστήριξη για τον προγραμματισμό ή τη διεξαγωγή των μεγάλων συσκέψεων και συμβάντων σας. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Υιοθέτηση από τη Microsoft. 

Σχετικά θέματα

Επιλογές σύσκεψης στο Microsoft Teams

Συμβουλές για παρουσίαση σε μεγάλες συσκέψεις και εκδηλώσεις στο Microsoft Teams

Συμβουλές για την παραγωγή μεγάλων συσκέψεων και εκδηλώσεων στο Microsoft Team