Sfaturi pentru producerea de întâlniri și evenimente mari în Microsoft Teams

Se aplică la
Teams Microsoft Teams

Întâlnirile și evenimentele virtuale excelente nu au loc pur și simplu, ci necesită planificare și pregătire prealabilă pentru a oferi cea mai bună experiență posibilă. De la verificarea echipamentului la exersarea tranzițiilor, un pic de pregătire poate preveni problemele tehnice și vă poate menține evenimentul fără probleme.  

Iată câteva dintre cele mai bune sfaturi pentru planificarea și producerea de întâlniri, reuniuni generale și seminare web de înaltă calitate în Microsoft Teams. 

Noțiuni de bază

Descărcați Microsoft Teams pentru desktop pentru cele mai fiabile experiențe cu întâlnirile și evenimentele. Bucurați-vă de acces complet la caracteristici și de performanță superioară. Actualizați Teams pentru cele mai recente caracteristici de securitate și remedieri ale erorilor. 

Planificați producția evenimentelor

Înainte de începerea unui eveniment, stabiliți rolurile și responsabilitățile, repetați prezentările și configurați comunicațiile necesare pentru utilizare în timpul evenimentului. Pentru o configurare fără probleme, urmați practicile de mai jos. 

Sfat

Pentru evenimente hibride:

  • Efectuați o anchetă a site-ului în avans. Validați infrastructura AV a sălii, integrarea Teams și aspectul fizic.
  • Testați și verificați dacă toate echipamentele din cameră funcționează (consolă MTR, microfoane, camere, difuzoare, afișaje, panouri de control).
  • Documentați fluxul de semnal al sălii (audio, video, de rețea) și identificați orice limitări sau ciudățenii.
  • Actualizați firmware-ul și software-ul pe toate componentele hardware certificate de Teams și asigurați compatibilitatea cu cea mai recentă versiune de Teams.
  • Asigurați-vă că este disponibilă o conexiune Ethernet cu fir pentru toate dispozitivele utilizate în producție (PC Teams, mașină vMix etc.).

Configurarea conținutului audio, video și partajat

Utilizarea unui echipament audio și video de înaltă calitate este esențială în timpul întâlnirilor și evenimentelor mari. Configurați microfoane și camere web de înaltă calitate sau întâlniți-vă dintr-o sală Teams pentru experiențe hibride. Aceste sfaturi vă vor ajuta să comunicați clar cu publicul și cu prezentatorii în timpul evenimentului. 

Audio

  • Nu trece cu vederea calitatea audio, aceasta este cea mai importantă parte a unui eveniment deosebit. Unele persoane pot asculta pur și simplu cu browserul în fundal.
  • Utilizați microfoane de înaltă calitate. Microfoanele purtabile sunt ideale pentru prezentatorii mai puțin experimentați; Microfoanele portabile necesită practică și tehnică pentru a evita zgomotul de manipulare.
  • Pentru prezentatorii care utilizează un computer sau alt dispozitiv, utilizați căști certificate de Teams.
  • Pentru prezentările în sală, testați în prealabil componenta audio a sălii, pentru a preveni transmiterea zgomotului sau a feedbackului online.
  • Adăugați conținut audio la eveniment utilizând orice dispozitiv de capturare audio compatibil cu conectori audio echilibrat (conectori XLR) sau mufe de 1/8" în stil căști și vă permite să vă conectați la computer când rulați Teams prin USB.
  • Ca alternativă, utilizați un sistem AV de ultimă generație și conectați ieșirea HDMI sau SDI a sistemului respectiv în Teams utilizând un dispozitiv de captură video de bază, cum ar fi o casetă HDMI-USB.

Sfat

Pentru evenimente hibride:

  • Testați separat configurațiile audio din sală și online înainte de a intra în direct.
  • Utilizați microfoane independente pentru public fizic și virtual, dar asigurați-vă că o singură sursă audio dominantă este conectată la platforma întâlnirii.
  • Dacă mai multe persoane utilizează dispozitive în cameră, alăturați-le, spuneți-le să deconecteze componenta audio a computerului pentru a preveni ecoul sau feedbackul.
  • Aduceți microfoane suplimentare (de exemplu, portabile, lavaliere) pentru paneliști sau pentru întrebări&răspunsuri în roaming.

Video

  • Luminați bine subiectul - nu aveți prea multă lumină pentru majoritatea camerelor. Lumina poate fi diferența dintre o producție percepută ca profesională sau amatoră.
  • Utilizați trei lumini pentru a ilumina subiectul: o lumină principală, o lumină de umplere și o lumină de fundal pentru a oferi o profunzime bună.
  • Dispozitivele de captură HDMI pot fi utilizate, de asemenea, pentru a reda în flux ieșirea unui computer (PC sau Mac) în Teams - ideal pentru a afișa videoclipuri de înaltă calitate, demonstrații de software sau grafice în mișcare ca și cum ar fi un flux de cameră.
  • Nu conectați o intrare HDMI direct într-o întâlnire Teams, deoarece Teams nu acceptă în mod nativ surse HDMI. În schimb, utilizați un dispozitiv de captură HDMI pentru a aduce conținutul video HDMI pe computer, unde poate apărea ca o cameră virtuală în Teams. De exemplu, această configurație vă permite să conectați o cameră prosumer cu optică superioară și zoom prin HDMI, îmbunătățind calitatea video a întâlnirii.

Partajarea conținutului de pe ecran

Partajarea ecranului în timpul unui eveniment este o modalitate excelentă de a demonstra produse și fluxuri de lucru sau de a prezenta publicului resurse importante.  

Aceste sfaturi vă vor ajuta să prezentați conținutul în mod eficient în timp ce vă produceți evenimentul. 

Dacă sunteți singurul producător al evenimentului, vă recomandăm să utilizați două monitoare. Acest lucru vă permite să partajați conținut de pe al doilea monitor în timp ce produceți evenimentul de pe primul monitor. 

Partajați conținutul audio de pe dispozitivul dvs. atunci când prezentați fișiere media.   

Pentru mai multe instrucțiuni despre prezentarea în întâlniri mari, consultați Sfaturi pentru prezentarea în întâlniri și evenimente mari în Microsoft Teams. 

Fluxul de producție și ziua evenimentului

  • În ziua evenimentului, recomandăm grupului evenimentului să se asocieze cu cel puțin 15 minute înainte de începerea evenimentului.
  • Utilizați sala verde pentru a vă pregăti împreună cu alți organizatori și prezentatori înainte de începerea evenimentului. Verificați toate microfoanele, camerele și fluxurile.
  • Lăsați toată componenta audio fără sonor până când sunteți gata să începeți prezentarea live de la începutul evenimentului.
  • Desemnați pe cineva pentru a urmări atât fluxurile din sală, cât și cele virtuale, pentru eventuale probleme.

Planificați pentru problemele tehnice

Pot apărea probleme tehnice, chiar și cu cea mai bună pregătire. Un plan de backup solid asigură că evenimentul continuă să se desfășoare fără probleme dacă ceva nu merge bine.

  • Aveți întotdeauna un al doilea producător care poate prelua dacă producătorul principal retrage sau se confruntă cu probleme tehnice.

  • Păstrați un laptop de rezervă cu toate diapozitivele și materialele fizice preîncărcate și testate. Trebuie să aveți la îndemână microfoane, camere web și cabluri suplimentare în cazul unei defecțiuni hardware.

  • Utilizați o conexiune la internet secundară, cum ar fi un hotspot mobil, dacă conexiunea principală nu mai funcționează. Testați conexiunea de backup înainte de începerea evenimentului.

  • Preînregistrați prezentări critice, astfel încât să puteți comuta rapid la conținutul video înregistrat dacă un prezentator pierde conectivitatea.

  • Microsoft Teams va trimite un link de asociere atunci când se creează evenimentul. În loc să partajați linkul direct către calendar, creați un URL particularizat, cum ar fi Bit.ly, pentru a partaja cu participanții.

    • Dacă o problemă tehnică sau o eroare a producătorului necesită crearea unei noi difuzări, actualizați rapid URL-ul particularizat pentru a indica spre noul eveniment fără a fi necesar să recontactați participanții.

Aveți nevoie de asistență suplimentară?

Serviciile pentru evenimente Microsoft Teams vă pot oferi mai mult suport pentru planificarea sau desfășurarea întâlnirilor și evenimentelor mari. Pentru a afla mai multe, consultați Microsoft Adoption. 

Cele mai bune practici pentru întâlnirile și evenimentele mari în Microsoft Teams

Începeți lucrul cu seminariile web Microsoft Teams

Începeți lucrul cu reuniunile generale din Microsoft Teams