Skvelé virtuálne schôdze a udalosti sa neodohrávajú len tak, ale vyžadujú si plánovanie a prípravu vopred, aby vám poskytli čo najlepší zážitok. Od kontroly zariadenia až po precvičovanie prechodov – trocha prípravy môže predísť technickým problémom a udržať hladký priebeh podujatia.
Tu je niekoľko našich najlepších tipov na plánovanie a vytváranie vysokokvalitných schôdzí, stretnutí so zamestnancami a webinárov v aplikácii Microsoft Teams.
Začíname
Stiahnite si Microsoft Teams pre počítač a získajte tie najspoľahlivejšie zážitky zo schôdzí a udalostí. Vychutnajte si úplný prístup k funkciám a vynikajúci výkon. Získajte od služby Teams najnovšie funkcie zabezpečenia a opravy chýb.
Plánovanie produkcie udalostí
Pred začatím udalosti si stanovte úlohy a zodpovednosti, nacvičte si prezentácie a nastavte potrebnú komunikáciu, ktorá sa použije počas udalosti. Na dosiahnutie hladkého nastavenia postupujte podľa postupov uvedených nižšie.
- Vždy mať v skupine udalosti viac ako jednu osobu. Priraďte roly a zodpovednosti – pohovorte si, kto je zodpovedný za každý krok operácie, od producentov a prezentujúcich až po moderátorov funkcie Q&A
- Naplánujte komunikáciu skupiny udalostí. Komunikácia v reálnom čase je pri veľkých schôdzach a udalostiach veľmi dôležitá. Skupinový chat podujatia (k dispozícii pre organizátorov, producentov a prezentujúcich) je skvelý spôsob, ako zostať v kontakte.
- Precvičovanie. Počas udalosti skontrolujte prezentácie, precvičte si prechody a otestujte nastavenia zvuku a videa . Sledujte zážitok účastníkov naživo , aby ste zabezpečili skvelý zážitok pre svoje publikum.
Tip
Pre hybridné udalosti:
- Vykonajte prieskum lokality vopred. Overte AV infraštruktúru miestnosti, integráciu aplikácie Teams a fyzické rozloženie.
- Otestujte a overte, či všetko zariadenie v miestnosti funguje (konzola MTR, mikrofóny, kamery, reproduktory, displeje, ovládacie panely).
- Zadokumentujte tok signálu v miestnosti (zvuk, video, sieť) a identifikujte akékoľvek obmedzenia alebo zvláštnosti.
- Aktualizujte firmvér a softvér na všetkom hardvéri certifikovanom aplikáciou Teams a zaistite kompatibilitu s najnovšou verziou aplikácie Teams.
- Uistite sa, že pre všetky zariadenia používané v produkcii (počítač Teams, stroj vMix atď.) je k dispozícii káblové ethernetové pripojenie.
Nastavenie zvuku, videa a zdieľaného obsahu
Používanie vysokokvalitného zvukového a obrazového zariadenia počas veľkých schôdzí a podujatí je kľúčové. Nastavte si vysokokvalitné mikrofóny a webové kamery alebo sa stretávajte v miestnosti Teams Room pre hybridné prostredia. Tieto tipy vám pomôžu zrozumiteľne komunikovať s publikom a prezentujúcimi počas podujatia.
Zvuk
- Neprehliadajte kvalitu zvuku, je to najdôležitejšia súčasť skvelého podujatia. Niektorí ľudia môžu len počúvať s prehliadačom na pozadí.
- Používajte vysokokvalitné mikrofóny. Nositeľné mikrofóny sú ideálne pre menej skúsených prezentujúcich. Ručné mikrofóny vyžadujú prax a techniku, aby sa zabránilo hluku pri manipulácii.
- Prezentujúci používajú počítač alebo iné zariadenie, ale náhlavnú súpravu certifikovanú aplikáciou Teams.
- Pri prezentáciách v miestnosti otestujte zvuk v miestnosti vopred, aby sa zabránilo prenosu hluku a spätnej väzby online.
- Pridajte k udalosti zvuk pomocou ľubovoľného zariadenia na nahrávanie zvuku, ktoré je kompatibilné s konektormi so vyváženým zvukom (konektory XLR) alebo 1/8" konektorom v štýle slúchadiel a umožňuje pripojiť sa k počítaču s aplikáciou Teams cez USB.
- Prípadne môžete použiť špičkový AV systém a pripojiť výstup HDMI alebo SDI tohto systému do aplikácie Teams pomocou základného zariadenia na snímanie videa, ako je napríklad HDMI-USB box.
Tip
Pre hybridné udalosti:
- Pred spustením vysielania naživo samostatne otestujte nastavenia zvuku v miestnosti a online.
- Pre osobné a virtuálne publikum používajte nezávislé mikrofóny, uistite sa však, že k platforme schôdze je pripojený iba jeden dominantný zdroj zvuku.
- Ak sa zariadenia v miestnosti pripájajú viacerí ľudia, požiadajte ich, aby odpojili zvuk počítača, aby sa zabránilo ozvene alebo spätnej väzbe.
- Prineste si ďalšie mikrofóny (napr. ručné počítače, klopy) pre panelistov alebo roaming Q&A.
Video
- Objekt dobre osvetlite – pre väčšinu fotoaparátov nemôžete mať príliš veľa svetla. Osvetlenie môže byť rozdielom medzi produkciou, ktorá je vnímaná ako profesionálna alebo amatérska.
- Na osvetlenie objektu použite tri svetlá: kľúčové svetlo, doplnkové svetlo a protisvetlo na dosiahnutie dobrej hĺbky.
- Snímacie zariadenia HDMI možno použiť aj na streamovanie výstupu z počítača (PC alebo Mac) do aplikácie Teams – ideálne na zobrazovanie vysokokvalitných videí, ukážok softvéru alebo pohyblivej grafiky, ako keby išlo o obraz z kamery.
- Nepripájajte vstup HDMI priamo k schôdzi v aplikácii Teams, pretože aplikácia Teams natívne nepodporuje zdroje HDMI. Namiesto toho použite zariadenie na snímanie HDMI na prenesenie HDMI videa do počítača, kde sa môže zobrazovať ako virtuálna kamera v aplikácii Teams. Toto nastavenie vám napríklad umožňuje pripojiť kameru prosumentu s vynikajúcou optikou a zoomom cez HDMI, čím sa zvýši kvalita videa z vašej schôdze.
Zdieľanie obsahu z obrazovky
Zdieľanie obrazovky počas podujatia je skvelý spôsob, ako predviesť produkty a pracovné postupy alebo previesť publikum dôležitými zdrojmi.
Tieto tipy vám pomôžu efektívne prezentovať obsah počas produkcie podujatia.
Ak ste jediným producentom udalosti, odporúčame použiť dva monitory. Umožní vám to zdieľať obsah z druhého monitora a zároveň vytvárať udalosť z prvého monitora.
Zdieľajte zvuk zo svojho zariadenia počas prezentovania médií.
Ďalšie pokyny na prezentovanie na veľkých schôdzach nájdete v téme Tipy na prezentovanie na veľkých schôdzach a podujatiach v aplikácii Microsoft Teams.
Priebeh produkcie a deň udalosti
- V deň akcie odporúčame, aby sa skupina udalosti pripojila aspoň 15 minút pred začiatkom udalosti.
- Využite zelenú miestnosť na prípravu s ostatnými organizátormi a prezentujúcimi pred začiatkom podujatia. Skontrolujte všetky mikrofóny, kamery a informačné kanály.
- Nechajte všetok zvuk stlmený, kým nebudete pripravení začať prezentovať naživo na začiatku udalosti.
- Priraďte niekomu úlohu, ktorá bude sledovať výskyt problémov v miestnosti aj virtuálne informačné kanály.
Plán technických problémov
Technické problémy sa môžu vyskytnúť aj pri najlepšej príprave. Solídny záložný plán zabezpečí, že vaše podujatie bude fungovať hladko, ak sa niečo pokazí.
Vždy majte druhého výrobcu, ktorý môže prevziať funkciu, ak primárny výrobca vypadne alebo bude čeliť technickým problémom.
Majte náhradný notebook s predinštalovanými a otestovanými všetkými snímkami a médiami. Pripravte si ďalšie mikrofóny, webové kamery a káble pre prípad zlyhania hardvéru.
Ak dôjde k výpadku hlavného pripojenia, použite sekundárne internetové pripojenie, napríklad mobilný hotspot. Pred spustením udalosti otestujte záložné pripojenie.
Kritické prezentácie môžete vopred nahrať, aby ste v prípade straty pripojenia prezentujúceho mohli rýchlo prepnúť na nahrané video.
Po vytvorení udalosti Microsoft Teams odošle prepojenie na pripojenie. Namiesto zdieľania priameho prepojenia na kalendár vytvorte vlastnú URL adresu, napríklad Bit.ly zdieľať s účastníkmi.
- Ak technický problém alebo chyba výrobcu vyžaduje vytvorenie nového vysielania, rýchlo aktualizujte vlastnú URL adresu, aby smerovala na novú udalosť bez potreby opätovného kontaktovania účastníkov.
Potrebujete ďalšiu pomoc?
Služba udalostí v Microsoft Teams poskytuje väčšiu podporu pri plánovaní alebo prevádzaní veľkých schôdzí a udalostí. Ďalšie informácie nájdete v téme Microsoft Adoption.
Súvisiace témy
Najvhodnejšie postupy pre veľké schôdze a udalosti v aplikácii Microsoft Teams
Začíname s webinármi služby Microsoft Teams
Začíname so stretnutím so zamestnancami v aplikácii Microsoft Teams