Aparte vergaderruimten beheren in Microsoft Teams

Bevorder verbindingen en zinvolle discussies in middelgrote tot grote Teams-vergaderingen door aparte vergaderruimten te maken. Maak en beheer aparte vergaderruimten wanneer je Teams voor desktop gebruikt om een vergadering met maximaal 300 personen te organiseren.

Zie Deelnemen aan een aparte vergaderruimte in Microsoft Teams-vergaderingen voor meer informatie over deelname aan sessies in brainstormruimten.

In dit artikel

Aparte vergaderruimten maken

Een aankondiging verzenden naar aparte vergaderruimten

Instellingen voor aparte vergaderruimten beheren

Aparte vergaderruimten openen en sluiten

Tijdslimieten voor aparte vergaderruimten instellen

Aparte vergaderruimten verwijderen

Beheerders van aparte vergaderruimten aanstellen

Aanwezigheidsrapporten voor aparte vergaderruimten

Naam van aparte vergaderruimten wijzigen

Aparte vergaderruimten maken

Als je aparte vergaderruimten wilt maken, moet je een organisator van vergaderingen zijn of een presentator in de organisatie van de organisator van de vergadering die is aangesteld als beheerder van aparte vergaderruimten.

Vóór een vergadering

Als je aparte vergaderruimten wilt maken vóór een vergadering, plan je eerst een vergadering en verstuur je uitnodigingen. Vervolgens:

1. Selecteer Calendar in Teams.

2. Selecteer een vergadering.

3. Selecteer Gebeurtenis weergeven. 

4. Selecteer Meer opties>Aparte vergaderruimten .

   Deze optie wordt alleen weergegeven nadat uitnodigingen naar deelnemers zijn verzonden.

5. Selecteer Ruimten maken. 

6. Kies het gewenste aantal ruimten (maximaal 50) en selecteer Vergaderruimten toevoegen.

7. Selecteer Deelnemers toewijzen .

8. Kies hoe je wilt dat deelnemers worden toegewezen en selecteer Volgende>opslaan.

Als je aparte vergaderruimten maakt voordat een vergadering begint, kun je maximaal 300 personen uitnodigen. Zodra de vergadering begint, kun je de aparte vergaderruimten openen.

Tijdens een vergadering

Aparte vergaderruimten maken tijdens een vergadering:

1. Selecteer Ruimten in de besturingselementen voor de vergadering.
2. Kies het aantal ruimten dat u wilt maken (maximaal 50).
3. Geef aan hoe deelnemers moeten worden toegewezen.
4. Selecteer Ruimten maken.

Als u tijdens de vergadering nog een aparte vergaderruimte wilt toevoegen, selecteert u > Aparte vergaderruimtenKnop Ruimte toevoegen in de besturingselementen voor vergaderingen.

Instellingen voor aparte vergaderruimten beheren

Pas de instellingen voor aparte vergaderruimten vóór een vergadering aan om ervoor te zorgen dat uw vergadering en ruimten soepel worden uitgevoerd. Kies hoe deelnemers worden toegewezen aan ruimten, stel tijdslimieten voor vergaderruimten in en meer.

De ruimte-instellingen zijn flexibel en kunnen ook tijdens de vergadering worden gewijzigd. Wijzig de naam, open en sluit ze en breng andere aanpassingen aan terwijl u bezig bent.

Vóór een vergadering

Instellingen voor aparte vergaderruimten beheren vóór een vergadering:

1. Selecteer Calendar in Teams.

2. Selecteer een vergadering.

3. Selecteer Gebeurtenis weergeven. 

4. Selecteer Meer opties>Aparte vergaderruimten .

   Deze optie wordt alleen weergegeven nadat uitnodigingen naar deelnemers zijn verzonden.

5. Selecteer het voor ruimte-instellingen.

6. Selecteer Opslaan om de wijzigingen toe te passen.

Tijdens een vergadering

Instellingen van aparte vergaderruimten beheren tijdens een vergadering:

1. Selecteer Ruimten in de besturingselementen voor de vergadering.
2. Selecteer het voor ruimte-instellingen.
3. Selecteer Opslaan om de wijzigingen toe te passen.

Tijdslimieten voor aparte vergaderruimten instellen

Stel tijdslimieten voor aparte vergaderruimten in om je vergadering op schema te houden in alle aparte vergaderruimten. Ruimtes worden automatisch gesloten wanneer de tijd is verstreken en deelnemers kunnen weer deelnemen aan de hoofdvergadering.

Vóór een vergadering

Een tijdslimiet voor aparte vergaderruimten instellen vóór een vergadering:

1. Selecteer Calendar in Teams.

2. Selecteer een vergadering.

3. Selecteer Gebeurtenis weergeven. 

4. Selecteer Meer opties>Aparte vergaderruimten .

   Deze optie wordt alleen weergegeven nadat uitnodigingen naar deelnemers zijn verzonden.

5. Selecteer het voor ruimte-instellingen.

6. Schakel de wisselknop Een tijdslimiet instellen in.

7. Stel een tijdslimiet in met behulp van de vervolgkeuzemenu's.

8. Kies Opslaan.

Tijdens een vergadering

Een tijdslimiet voor aparte vergaderruimten instellen tijdens een vergadering:

1. Selecteer Ruimten in de besturingselementen voor de vergadering.
2. Selecteer het voor ruimte-instellingen.
3. Schakel de wisselknop Een tijdslimiet instellen in.
4. Stel een tijdslimiet in met behulp van de vervolgkeuzemenu's.
5. Kies Opslaan.

Beheerders van aparte vergaderruimten aanstellen

Beheerders van aparte vergaderruimten aanstellen in een vergadering voor meer hulp bij het beheren van de ruimten. Beheerders van aparte vergaderruimten kunnen:

Ruimten toevoegen en verwijderen	Tijdslimieten instellen voor ruimtesessies
Deelnemers toewijzen en opnieuw toewijzen aan ruimten	Aankondigingen verzenden
Ruimten openen en sluiten	Ruimten opnieuw maken
Deelnemen aan een willekeurige ruimte

Als je iemand een manager van aparte vergaderruimten wilt maken, nodig je hem of haar eerst uit voor de vergadering en stel je hem of haar in als presentator. Zie Rollen in Microsoft Teams-vergaderingen voor meer informatie.

Vóór een vergadering

Beheerders van aparte vergaderruimten aanstellen vóór een vergadering:

1. Selecteer Calendar in Teams.

2. Selecteer een vergadering.

3. Selecteer Gebeurtenis weergeven. 

4. Selecteer Meer opties>Aparte vergaderruimten .

   Deze optie wordt alleen weergegeven nadat uitnodigingen naar deelnemers zijn verzonden.

5. Selecteer het voor ruimte-instellingen.

6. Schakel de schakeloptie Presentatoren toewijzen om ruimten te beheren in.

7. Selecteer Zoeken voor presentatoren en wijs ruimtemanagers aan.

8. Kies Opslaan.

Tijdens een vergadering

Beheerders van aparte vergaderruimten benoemen tijdens een vergadering:

1. Selecteer in de besturingselementen voor de vergadering de optie .
2. Selecteer de ruimte-instellingen.
3. Schakel de schakeloptie Presentatoren toewijzen om ruimten te beheren in.
4. Kies presentatoren in de vervolgkeuzelijst.
5. Kies Opslaan.

Brainstormruimten beheren

Slechts één breakout manager kan de controle over aparte vergaderruimten tegelijk overnemen.

De controle over brainstormruimten overnemen als beheerder van aparte vergaderruimten:

1. Selecteer Ruimten in de besturingselementen voor de vergadering. U kunt zien wie op dit moment de controle over de ruimten heeft.
2. Selecteer Vergaderruimten beheren.

Je hebt nu de controle over de aparte vergaderruimten. Neem deel aan open ruimten, doe aankondigingen en meer.

Naam van aparte vergaderruimten wijzigen

Als je wilt, kun je de naam van een aparte vergaderruimte wijzigen om het doel ervan aan te geven (bijvoorbeeld waar mensen in die ruimte aan werken of aan praten).

Vóór een vergadering

De naam van een aparte vergaderruimte wijzigen vóór een vergadering:

1. Selecteer Calendar in Teams.

2. Selecteer een vergadering.

3. Selecteer Gebeurtenis weergeven. 

4. Selecteer Meer opties>Aparte vergaderruimten .

   Deze optie wordt alleen weergegeven nadat uitnodigingen naar deelnemers zijn verzonden.

5. Selecteer Meer opties in de ruimte waarvan u de naam wilt wijzigen >Naam wijzigen.

6. Voer een nieuwe naam in.

7. Selecteer Naam wijzigen.

Tijdens een vergadering

De naam van een aparte vergaderruimte wijzigen tijdens een vergadering:

1. Selecteer Ruimten in de besturingselementen voor de vergadering.
2. Plaats de muisaanwijzer op de ruimte waarvan u de naam wilt wijzigen
3. Selecteer Meer opties> Meer opties in Microsoft TeamsNaam van wijzigen.
4. Voer een nieuwe naam in.
5. Selecteer Naam wijzigen.

Een aankondiging verzenden naar alle aparte vergaderruimten

Communiceer met mensen in alle aparte vergaderruimten door een aankondiging te verzenden. Bied discussie-ideeën aan, update deelnemers over wat komen gaat, en meer.

Een aankondiging verzenden naar alle aparte vergaderruimten:

1. Selecteer Ruimten in de besturingselementen voor de vergadering.
2. Selecteer Een aankondiging maken
3. Voer de aankondiging in en selecteer Verzenden.

People will see your announcement in their room's chat, gemarkeerd als BELANGRIJK. Als ze reageren op je aankondiging, zie je deze in de chat voor die aparte vergaderruimte in je hoofdchatlijst.

Aparte vergaderruimten openen en sluiten

Ruimten openen

Open aparte vergaderruimten wanneer je klaar bent om de sessies te starten. Als je ervoor kiest om deelnemers handmatig of willekeurig toe te wijzen aan ruimten, nemen ze meteen deel aan de open ruimten, tenzij je de wisselknop Personen automatisch verplaatsen naar ruimten uitschakelt in de instellingen voor aparte vergaderruimten. Als u ervoor kiest dat deelnemers zelf hun ruimte kunnen selecteren, kunnen ze de open ruimten bekijken en hieraan deelnemen.

Sessies in een aparte vergaderruimte openen en starten in een vergadering:

1. Selecteer Ruimten in de besturingselementen voor de vergadering.

   • Selecteer Ruimten openen om alle ruimten tegelijkertijd te openen.
   • Beweeg de muisaanwijzer over een ruimte en selecteer Meer opties> om die specifieke ruimte te openen.

Ruimten blijven open totdat u deze handmatig sluit of, als u een tijdslimiet hebt ingesteld, de tijd verstrijkt.

Ruimten sluiten

Sluit de aparte vergaderruimten wanneer je klaar bent om de sessies te beëindigen en zorg dat deelnemers terugkeren naar de hoofdvergadering.

Sessies in een aparte vergaderruimte sluiten en beëindigen in een vergadering:

1. Selecteer Ruimten in de besturingselementen voor de vergadering.

   • Selecteer Ruimten sluiten om alle ruimten tegelijkertijd te sluiten.
   • Beweeg de muisaanwijzer over een ruimte en selecteer Meer opties Pictogram >Sluit om die specifieke ruimte te sluiten.

Een ruimte is gesloten wanneer de status verandert in Gesloten. Als u opnieuw ruimten opent in een vergadering waarin deelnemers waren toegewezen aan ruimten, zullen de deelnemers terugkeren naar de ruimten waaraan hen waren toegewezen.

Aparte vergaderruimten verwijderen

Als je een aparte vergaderruimte wilt verwijderen, moet de ruimte eerst worden gesloten. Als er personen in de ruimte zijn, wijst u hen opnieuw toe aan andere ruimten voordat u de ruimte sluit waarin ze zich bevinden of sluit u de ruimte om hen automatisch terug te verplaatsen naar de hoofdvergadering.

Vóór een vergadering

Aparte vergaderruimten verwijderen vóór een vergadering:

1. Selecteer Calendar in Teams.

2. Selecteer een vergadering.

3. Selecteer Gebeurtenis weergeven. 

4. Selecteer Meer opties>Aparte vergaderruimten .

   Deze optie wordt alleen weergegeven nadat uitnodigingen naar deelnemers zijn verzonden.

5. Selecteer Vergaderruimten verwijderen om alle aparte vergaderruimten te verwijderen.

   • Beweeg de muisaanwijzer over een ruimte en selecteer Meer opties>Knop Verwijderen om alleen die ruimte te verwijderen.

6. Bevestigen.

Tijdens een vergadering

Aparte vergaderruimten verwijderen tijdens een vergadering:

1. Selecteer Ruimten in de besturingselementen voor de vergadering.

   • Selecteer Vergaderruimten verwijderen om alle aparte vergaderruimten te verwijderen.
   • Beweeg de muisaanwijzer over een ruimte en selecteer Meer> voor meer opties in Microsoft TeamsKnop Verwijderen om die ruimte te verwijderen.

2. Bevestigen.

Aanwezigheidsrapporten voor aparte vergaderruimten

Als je een vergadering organiseert, kun je via aanwezigheidsrapporten inzicht krijgen in de deelnemers en hun activiteit in aparte vergaderruimten. Ontdek aan welke aparte vergaderruimte elke persoon heeft deelgenomen, wanneer hij of zij deze is binnengekomen en wanneer hij of zij heeft verlaten.

Gegevens van aparte vergaderruimten van een vergadering bekijken:

1. Selecteer Chat in Teams.
2. Selecteer Vergaderchats en open de vergaderchat.
3. Selecteer Aanwezigheid.
4. Selecteer onder Deelnemers een deelnemer om te zien welke aparte vergaderruimte ze zijn binnengekomen en hoe laat ze zich hebben aangemeld en verlaten.

Als je later naar gegevens van aparte vergaderruimten wilt verwijzen, download je het aanwezigheidsrapport in CSV-indeling.

Verwante artikelen

Deelnemen aan een aparte vergaderruimte in een Teams-vergadering

Personen toewijzen aan aparte vergaderruimten