Webinar-e-mails beheren in Microsoft Teams

Geregistreerde deelnemers op de hoogte stellen, herinneren en bijwerken over een aankomende webinar met webinar-e-mails.

Soorten webinar-e-mails

Er zijn verschillende soorten webinar-e-mails die mensen informeren en herinneren aan hun goedkeuringsstatus, gebeurtenisdetails en meer.  

Type e-mailbericht	Functie	Wanneer het wordt verzonden
Registratie van deelnemers	De ontvanger krijgt een melding dat zijn of haar plek is gereserveerd voor de gebeurtenis.	Onmiddellijk
Genodigde wacht op goedkeuring	Hiermee wordt de ontvanger geïnformeerd dat de registratieaanvraag is ontvangen.	Onmiddellijk
Wachtlijst voor deelnemers	Informeert de ontvanger dat de gebeurtenis vol is, maar dat deze is toegevoegd aan de wachtlijst & een melding ontvangen als er een plek vrijkomt.	Onmiddellijk
Afwijzing van deelnemers	Hiermee wordt de ontvanger geïnformeerd dat het evenement vol zit en dat de registratieaanvraag niet kan worden geaccepteerd.	Onmiddellijk
Annulering van deelnemer	Hiermee wordt de annulering van de registratie door een deelnemer bevestigd.	Onmiddellijk
Annulering van webinar	Meldt geregistreerde deelnemer dat de gebeurtenis is geannuleerd.	Onmiddellijk
Webinar, datum, tijd, update	Updates geregistreerde deelnemer over wijzigingen in de datum of tijd van de gebeurtenis.	Onmiddellijk
Herinnering aan webinar	Herinnert geregistreerde deelnemer aan het aanstaande webinar.	1 uur voor aanvang van het evenement*
Opname van gebeurtenissen beschikbaar	Informeert de deelnemer dat de gebeurtenisopname is gepubliceerd en klaar is om te worden gecontroleerd. Er worden geen e-mailberichten over evenementopnamen verzonden naar externe presentatoren.	Zodra de opname is gepubliceerd

Het wijzigen van verzendtijden per e-mail voor herinneringen is niet beschikbaar voor gebeurtenissen die minder dan een uur voor hun aanvangstijd zijn gepland.

Webinar-e-mails bewerken

Standaard worden webinar-e-mails automatisch opgesteld met behulp van sjablonen in Teams. Bij gebeurtenissen van maximaal 3000 deelnemers moet u ze bewerken voordat ze worden verzonden. 

Webinar-e-mails bewerken:

1. Selecteer in Teams.

2. Selecteer het webinar waarvoor je e-mails wilt bewerken.

3. Selecteer Evenement>Manage event .

4. Selecteer E-mails.

   

5. Selecteer Bewerken in de rij van het e-mailbericht dat u wilt bewerken. U kunt het volgende bewerken:

   • Naam afzender

   • Email onderwerp

   • Banner- en logoafbeeldingen

   • Hoofdtekst van de e-mail

     

6. Breng wijzigingen aan in de inhoud van het e-mailbericht. Vervolgens:

   • Selecteer Voorbeeld van e-mail om te zien hoe de e-mail eruitziet voor geadresseerden.
   • Selecteer Doorgaan met bewerken om meer wijzigingen aan te brengen.
   • Selecteer Annuleren om uw bewerkingen ongedaan te maken.

7. Kies Opslaan.

Verzendtijd herinneringsmail wijzigen

Standaard worden herinneringsmails een uur voor aanvang van het evenement naar registranten verzonden. Bij gebeurtenissen van maximaal 3000 deelnemers kunt u het verzendtijdstip bewerken om deelnemers eerder op de hoogte te stellen. 

De verzendtijd van de herinneringsmail wijzigen:

1. Selecteer in Teams.

2. Selecteer het webinar waarvoor je e-mails wilt bewerken.

3. Selecteer Evenement>Manage event .

4. Selecteer E-mails.

5. Selecteer 1 uur voor aanvang van de gebeurtenis in de rij Herinnerings-e-mail.

   

6. Stel in hoeveel uur of dagen vóór de gebeurtenis u de herinneringsmail wilt verzenden. Kies Opslaan.

E-mailherinneringen voor webinars moeten minimaal één uur voordat het evenement begint worden verzonden.

Webinar-e-mails uitschakelen

Webinar-e-mails worden automatisch ingeschakeld wanneer je een webinar maakt. U kunt ze op elk gewenst moment uitschakelen voordat u de gebeurtenissite publiceert. 

E-mails voor webinars uitschakelen tijdens het plannen van een webinar:

1. Ga in het planningsformulier naar Details van installatie>.
2. Schakel onder toegang tot gebeurtenissen de wisselknop E-mail van deelnemers inschakelen uit.

E-mails voor een webinar uitschakelen voor een gepland webinar:

1. Selecteer in Teams.
2. Selecteer het webinar waarvoor je e-mails wilt bewerken.
3. Selecteer Evenement>Manage event .
4. Schakel in Details>van gebeurtenistoegang de wisselknop E-mail van deelnemers inschakelen uit.

E-mails beheren via integraties

Stel webinar-e-mails in en beheer ze door niet-Microsoft-tools voor marketingautomatisering te integreren in Teams. Implementeer webinarintegraties voordat u de gebeurtenissite publiceert.

Webinarintegraties gebruiken:

1. Selecteer in Teams.
2. Selecteer het webinar waarvoor je e-mails wilt bewerken.
3. Selecteer Evenement>Manage event .
4. Selecteer in het planningsformulier de optie Apps verbinden.
5. Selecteer de marketing automation tool die je wilt gebruiken voor je webinar. Hiermee gaat u naar de documentatie, waar u instructies kunt vinden voor het instellen van de benodigde integraties.

Volgende stappen

Beheer wat deelnemers zien in Microsoft Teams.

Webinardetails wijzigen in Microsoft Teams.