Geweldige virtuele vergaderingen en evenementen gebeuren niet zomaar, ze vereisen vooraf planning en voorbereiding om de best mogelijke ervaring te bieden. Van het controleren van apparatuur tot het oefenen van overgangen, een beetje voorbereiding kan technische problemen voorkomen en uw evenement soepel laten verlopen.
Hier volgen enkele van onze beste tips voor het plannen en produceren van hoogwaardige vergaderingen, bijeenkomsten en webinars in Microsoft Teams.
Aan de slag
Download Microsoft Teams voor desktop voor de meest betrouwbare ervaringen tijdens vergaderingen en gebeurtenissen. Profiteer van volledige toegang en superieure prestaties. Update Teams voor de meest recente beveiligingsfuncties en bugfixes.
Productie van gebeurtenissen plannen
Voordat een gebeurtenis begint, stelt u rollen en verantwoordelijkheden vast, oefent u presentaties en stelt u de benodigde communicatie in voor gebruik tijdens de gebeurtenis. Volg de onderstaande procedures voor een soepele installatie.
- Zorg dat de gebeurtenisgroep altijd meer dan één persoon bevat. Wijs rollen en verantwoordelijkheden toe, bespreek wie verantwoordelijk is voor elke stap van de operatie, van producenten en presentatoren tot Q&A-moderators
- Plan de communicatie van uw gebeurtenisgroep. Realtime communicatie is essentieel voor grote vergaderingen en evenementen. De groepschat van de gebeurtenis (beschikbaar voor de organisator, producenten en presentatoren) is een uitstekende manier om in contact te blijven.
- Oefenen. Loop door het evenement om presentaties te controleren, overgangen te oefenen en audio- en video-instellingen te testen. Bekijk de deelnemerservaring live om een geweldige ervaring voor uw publiek te garanderen.
Tip
Voor hybride gebeurtenissen:
- Voer vooraf een locatieonderzoek uit. Valideer de AV-infrastructuur, Teams-integratie en fysieke indeling van de ruimte.
- Test en verifieer dat alle apparatuur in de ruimte werkt (MTR-console, microfoons, camera's, luidsprekers, beeldschermen, bedieningspanelen).
- Documenteer de signaalstroom van de ruimte (audio, video, netwerk) en identificeer eventuele beperkingen of eigenaardigheden.
- Firmware en software bijwerken op alle Teams-gecertificeerde hardware en compatibiliteit met de nieuwste versie van Teams garanderen.
- Zorg ervoor dat er een bekabelde Ethernet-verbinding beschikbaar is voor alle apparaten die in productie worden gebruikt (Teams-pc, vMix-machine, enzovoort).
Audio, video en gedeelde inhoud instellen
Het gebruik van hoogwaardige audio- en videoapparatuur is cruciaal tijdens grote vergaderingen en evenementen. Stel microfoons en webcams van hoge kwaliteit in of vergader vanuit een Teams-ruimte voor hybride ervaringen. Met deze tips kunt u tijdens het evenement duidelijk communiceren met uw publiek en presentatoren.
Audio
- Vergeet de geluidskwaliteit niet, het is het belangrijkste onderdeel van een geweldige gebeurtenis. Sommige personen luisteren alleen met de browser op de achtergrond.
- Gebruik microfoons van hoge kwaliteit. Draagbare microfoons zijn ideaal voor minder ervaren presentatoren; Handmicrofoons vereisen oefening en techniek om lawaai te vermijden.
- Gebruik een Teams-gecertificeerde headset voor presentatoren die een computer of ander apparaat gebruiken.
- Test bij presentaties in de ruimte van tevoren audio in de ruimte om te voorkomen dat er ruis of feedback online wordt verzonden.
- Voeg audio toe aan de gebeurtenis met behulp van een audio-opnameapparaat dat compatibel is met gebalanceerde audio (XLR-aansluitingen) of 1/8"-stekkers in hoofdtelefoonstijl, en waarmee je via USB kunt aansluiten op de computer waarop Teams wordt uitgevoerd.
- U kunt ook een geavanceerd AV-systeem gebruiken en de HDMI- of SDI-uitvoer van dat systeem aansluiten op Teams met behulp van een eenvoudig video-opnameapparaat zoals een HDMI-USB-box.
Tip
Voor hybride gebeurtenissen:
- Test audio-opstellingen in de ruimte en online afzonderlijk voordat u live gaat.
- Gebruik onafhankelijke microfoons voor persoonlijke en virtuele doelgroepen, maar zorg ervoor dat slechts één dominante audiobron is aangesloten op het vergaderplatform.
- Als meerdere personen apparaten in de ruimte gebruiken, laat hen dan de verbinding met hun geluid verbreken om echo of feedback te voorkomen.
- Neem extra microfoons mee (bijv. handhelds, lavaliers) voor panelleden of roaming Q&A.
Video
- Belicht uw onderwerp goed: de meeste camera's kunnen niet genoeg licht gebruiken. Belichting kan het verschil uitmaken tussen een productie die als professioneel of amateuristisch wordt ervaren.
- Gebruik drie lampen om je onderwerp te belichten: een hoofdlicht, invullicht en tegenlicht voor een goede diepte.
- HDMI-opnameapparaten kunnen ook worden gebruikt om de uitvoer van een computer (pc of Mac) naar Teams te streamen. Ideaal voor het weergeven van hoogwaardige video's, softwaredemo's of bewegende beelden alsof ze een camerafeed zijn.
- Sluit geen HDMI-invoer rechtstreeks aan op een Teams-vergadering, aangezien Teams geen eigen ondersteuning biedt voor HDMI-bronnen. Gebruik in plaats daarvan een HDMI-opnameapparaat om HDMI-video over te brengen naar uw computer, waar deze kan worden weergegeven als een virtuele camera in Teams. Met deze opstelling kunt u bijvoorbeeld een prosumer-camera aansluiten met superieure optica en zoomen via HDMI, waardoor de videokwaliteit van uw vergadering wordt verbeterd.
Inhoud vanaf het scherm delen
Het delen van een scherm tijdens een evenement is een geweldige manier om producten en werkstromen te demonstreren of uw publiek door belangrijke bronnen te leiden.
Deze tips helpen u om inhoud effectief te presenteren tijdens het produceren van uw evenement.
Als je de enige gebeurtenisproducent bent, raden we je aan twee beeldschermen te gebruiken. Hierdoor kunt u inhoud delen vanaf de tweede monitor terwijl u de gebeurtenis produceert vanaf de eerste monitor.
Deel audio vanaf uw apparaat wanneer u media presenteert.
Zie Tips voor presenteren in grote vergaderingen en evenementen in Microsoft Teams voor meer richtlijnen over het presenteren in grote vergaderingen.
Productiestroom en dag van het evenement
- Op de dag van het evenement raden we aan dat de gebeurtenisgroep ten minste 15 minuten voor aanvang van het evenement deelneemt.
- Gebruik de artiestenfoyer om u voor te bereiden met andere organisatoren en presentatoren voordat de gebeurtenis begint. Controleer alle microfoons, camera's en feeds.
- Zet alle audio gedempt totdat u klaar bent om live te presenteren aan het begin van het evenement.
- Wijs iemand toe om zowel interne als virtuele feeds te bekijken op problemen.
Plan voor technische problemen
Technische problemen kunnen optreden, zelfs met de beste voorbereiding. Een degelijk back-upplan zorgt ervoor dat je evenement vlot blijft verlopen als er iets misgaat.
Zorg altijd voor een tweede producent die het kan overnemen als de primaire producent afhaakt of technische problemen ondervindt.
Zorg dat u een extra laptop hebt waarop alle dia's en media vooraf zijn geladen en getest. Houd extra microfoons, webcams en kabels bij de hand voor het geval er hardwarestoringen optreden.
Gebruik een secundaire internetverbinding, zoals een mobiele hotspot, als de hoofdverbinding uitvalt. Test de back-upverbinding voordat de gebeurtenis begint.
Neem belangrijke presentaties van tevoren op, zodat je snel kunt overschakelen naar opgenomen video als een presentator de verbinding verliest.
Microsoft Teams stuurt een koppeling om lid te worden wanneer de gebeurtenis wordt gemaakt. In plaats van de directe agendakoppeling te delen, maakt u een aangepaste URL zoals Bit.ly om te delen met deelnemers.
- Als er vanwege een technisch probleem of een fout van de producent een nieuwe uitzending moet worden gemaakt, werkt u de aangepaste URL snel bij, zodat deze naar de nieuwe gebeurtenis verwijst zonder dat u opnieuw contact hoeft op te nemen met de deelnemers.
Meer hulp nodig?
Microsoft Teams Event Services kan meer ondersteuning bieden bij het plannen of uitvoeren van uw grote vergaderingen en evenementen. Zie Microsoft Adoption voor meer informatie.
Verwante onderwerpen
Best practices voor grote vergaderingen en evenementen in Microsoft Teams