Grandes reuniões virtuais e eventos não acontecem apenas, eles exigem planejamento e preparação antecipadamente para oferecer a melhor experiência possível. Desde verificar equipamentos até praticar transições, um pouco de preparação pode evitar problemas técnicos e manter seu evento funcionando sem problemas.
Aqui estão algumas das nossas melhores dicas para planejar e produzir reuniões, prefeituras e webinars de alta qualidade no Microsoft Teams.
Introdução
Baixe o Microsoft Teams para área de trabalho para as experiências de evento e reunião mais confiáveis. Aproveite o acesso completo ao recurso e o desempenho superior. Atualize o Teams para os últimos recursos de segurança e correções de bugs.
Planejar a produção de eventos
Antes do início de um evento, estabeleça funções e responsabilidades, ensaque apresentações e configure as comunicações necessárias para uso durante o evento. Para uma configuração suave, siga as práticas abaixo.
- Sempre tenha mais de uma pessoa no grupo de eventos. Atribuir funções e responsabilidades— fale sobre quem é responsável por cada etapa da operação, desde produtores e apresentadores até moderadores do Q&A
- Planeje a comunicação do grupo de eventos. A comunicação em tempo real é fundamental para grandes reuniões e eventos. O chat do grupo de eventos (disponível para o organizador, produtores e apresentadores) é uma ótima maneira de manter contato.
- Pratique. Execute o evento para marcar apresentações, pratique transições e teste as configurações de áudio e vídeo. Assista ao vivo a experiência do participante para garantir uma ótima experiência para seu público-alvo.
Dica
Para eventos híbridos:
- Realize uma pesquisa de site com antecedência. Valide a infraestrutura de AV da sala, a integração do Teams e o layout físico.
- Teste e verifique se todos os equipamentos internos funcionam (console mtr, microfones, câmeras, alto-falantes, displays, painéis de controle).
- Documente o fluxo de sinal da sala (áudio, vídeo, rede) e identifique quaisquer limitações ou peculiaridades.
- Atualize o firmware e o software em todos os hardwares certificados pelo Teams e verifique a compatibilidade com a versão mais recente do Teams.
- Verifique se há uma conexão Ethernet com fio disponível para todos os dispositivos usados na produção (Computador teams, computador vMix etc.).
Configurar áudio, vídeo e conteúdo compartilhado
O uso de equipamentos de áudio e vídeo de alta qualidade é crucial durante grandes reuniões e eventos. Configure microfones e webcams de alta qualidade ou se encontre em uma sala do Teams para experiências híbridas. Essas dicas ajudarão você a se comunicar claramente com seu público e apresentadores durante o evento.
Áudio
- Não ignore a qualidade do áudio, é a parte mais importante de um grande evento. Algumas pessoas podem apenas ouvir com o navegador em segundo plano.
- Use microfones de alta qualidade. Os microfones vestíveis são ideais para apresentadores menos experientes; Os microfones portáteis exigem prática e técnica para evitar o tratamento de ruídos.
- Para apresentadores que usam um computador ou outro dispositivo, use um headset certificado pelo Teams.
- Para apresentações na sala, o áudio da sala de teste com antecedência para evitar que ruídos ou comentários sejam transmitidos online.
- Adicione áudio ao evento usando qualquer dispositivo de captura de áudio compatível com áudio balanceado (conectores XLR) ou plugs de 1/8" no estilo de fone de ouvido e permite que você conecte-se ao computador que executa o Teams via USB.
- Como alternativa, use um sistema AV high-end e conecte a saída HDMI ou SDI desse sistema ao Teams usando um dispositivo básico de captura de vídeo como uma caixa HDMI-USB.
Dica
Para eventos híbridos:
- Teste as configurações de áudio na sala e online separadamente antes de entrar no ar.
- Use microfones independentes para audiências virtuais e presenciais, mas verifique se apenas uma fonte de áudio dominante está conectada à plataforma de reunião.
- Se várias pessoas estiverem usando dispositivos no quarto, faça com que desconectem o áudio do computador para evitar eco ou comentários.
- Traga microfones extras (por exemplo, portáteis, lavaliers) para painelistas ou q roaming&A.
Vídeo
- Acendo bem o assunto, você não pode ter muita luz para a maioria das câmeras. A iluminação pode ser a diferença entre uma produção ser percebida como profissional ou amadora.
- Use três luzes para iluminar seu assunto: uma luz de chave, luz de preenchimento e luz de fundo para fornecer uma boa profundidade.
- Os dispositivos de captura HDMI também podem ser usados para transmitir a saída de um computador (PC ou Mac) para o Teams – ideal para mostrar vídeos de alta qualidade, demonstrações de software ou gráficos de movimento como se fossem um feed de câmera.
- Não conecte uma entrada HDMI diretamente a uma reunião do Teams, pois o Teams não dá suporte nativo a fontes HDMI. Em vez disso, use um dispositivo de captura HDMI para trazer vídeo HDMI para seu computador, onde ele pode aparecer como uma câmera virtual no Teams. Por exemplo, essa configuração permite que você conecte uma câmera prosumer com óptica superior e zoom via HDMI, melhorando a qualidade do vídeo da reunião.
Compartilhar conteúdo da tela
O compartilhamento de telas durante um evento é uma ótima maneira de demonstrar produtos e fluxos de trabalho ou orientar seu público-alvo através de recursos importantes.
Essas dicas ajudarão você a apresentar conteúdo efetivamente durante a produção do evento.
Se você for o único produtor de eventos, recomendamos usar dois monitores. Isso permite que você compartilhe conteúdo do segundo monitor durante a produção do evento do primeiro monitor.
Compartilhe áudio do dispositivo quando estiver apresentando mídia.
Para obter mais diretrizes sobre como apresentar em grandes reuniões, confira Dicas para apresentar em grandes reuniões e eventos no Microsoft Teams.
Fluxo de produção e dia do evento
- No dia do evento, recomendamos que o grupo de eventos ingresse pelo menos 15 minutos antes do início do evento.
- Use a sala verde para se preparar com outros organizadores e apresentadores antes do evento começar. Verifique todos os microfones, câmeras e feeds.
- Deixe todo o áudio mudo até que você esteja pronto para começar a apresentar ao vivo no início do evento.
- Atribua alguém para assistir a feeds virtuais e no quarto para problemas.
Planejar problemas técnicos
Problemas técnicos podem acontecer, mesmo com a melhor preparação. Um plano de backup sólido garante que seu evento continue funcionando sem problemas se algo der errado.
Sempre tem um segundo produtor que pode assumir se o produtor primário desistir ou enfrentar problemas técnicos.
Mantenha um laptop sobressalente com todos os slides e mídia pré-carregados e testados. Tenha microfones, webcams e cabos extras prontos em caso de falha de hardware.
Use uma conexão de Internet secundária, como um hotspot móvel, se a conexão principal diminuir. Teste a conexão de backup antes do início do evento.
Pré-gravar apresentações críticas para que você possa mudar rapidamente para vídeo gravado se um apresentador perder a conectividade.
O Microsoft Teams enviará um link de junção quando o evento for criado. Em vez de compartilhar o link de calendário direto, crie uma URL personalizada como Bit.ly para compartilhar com os participantes.
- Se um problema técnico ou erro do produtor exigir a criação de uma nova transmissão, atualize rapidamente a URL personalizada para apontar para o novo evento sem a necessidade de recontactar os participantes.
Precisa de mais assistência?
Os Serviços de Eventos do Microsoft Teams podem fornecer mais suporte ao planejamento ou à execução de grandes reuniões e eventos. Para saber mais, confira Adoção da Microsoft.
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