Sugestões para produzir grandes reuniões e eventos no Microsoft Teams

Aplica-se a
Teams Microsoft Teams

Grandes reuniões e eventos virtuais não acontecem apenas — eles exigem planejamento e preparação com antecedência para oferecer a melhor experiência possível. Desde a verificação do equipamento até à prática de transições, um pouco de preparação pode evitar problemas técnicos e manter o seu evento a funcionar sem problemas.  

Eis algumas das nossas melhores sugestões para planear e produzir reuniões, assembleias e webinars de alta qualidade no Microsoft Teams. 

Introdução

Transfira o Microsoft Teams para computador para desfrutar das experiências de reunião e evento mais fiáveis. Desfrute de acesso total às funcionalidades e desempenho superior. Atualize o Teams para obter as funcionalidades de segurança e correções de erros mais recentes. 

Planear a produção de eventos

Antes de um evento começar, estabeleça funções e responsabilidades, ensaie apresentações e configure as comunicações necessárias para utilizar durante o evento. Para uma configuração sem problemas, siga as práticas abaixo. 

Dica

Para eventos híbridos:

  • Realize uma pesquisa no local com antecedência. Valide a infraestrutura AV da sala, a integração com o Teams e o esquema físico.
  • Teste e verifique se todos os equipamentos no quarto funcionam (MTR consola, microfones, câmaras, altifalantes, ecrãs, painéis de controlo).
  • Documente o fluxo de sinal da sala (áudio, vídeo, rede) e identifique quaisquer limitações ou peculiaridades.
  • Atualizar firmware e software em todo o hardware certificado pelo Teams e garantir a compatibilidade com a versão mais recente do Teams.
  • Certifique-se de que existe uma ligação Ethernet com fios disponível para todos os dispositivos utilizados na produção (PC Teams, máquina vMix, etc.).

Configurar áudio, vídeo e conteúdo partilhado

O uso de equipamentos de áudio e vídeo de alta qualidade é crucial durante grandes reuniões e eventos. Configure microfones e câmaras Web de alta qualidade ou reúna-se a partir de uma sala Teams para experiências híbridas. Estas sugestões irão ajudá-lo a comunicar de forma clara com o seu público e apresentadores durante o evento. 

Áudio

  • Não se esqueça da qualidade do áudio, é a parte mais importante de um grande evento. Algumas pessoas podem apenas ouvir com o navegador em segundo plano.
  • Utilize microfones de alta qualidade. Os microfones vestíveis são ideais para apresentadores menos experientes; Os microfones portáteis requerem prática e técnica para evitar o manuseamento de ruídos.
  • Para os apresentadores que utilizam um computador ou outro dispositivo, utilize um auricular certificado para o Teams.
  • Para as apresentações na sala, teste o áudio da sala com antecedência para evitar que o ruído ou o feedback sejam transmitidos online.
  • Adicione áudio ao evento utilizando qualquer dispositivo de captura de áudio que seja compatível com áudio equilibrado (conectores XLR) ou fichas de 1/8" tipo auscultadores e que lhe permita ligar ao computador que executa o Teams através de USB.
  • Em alternativa, utilize um sistema AV topo de gama e ligue a saída HDMI ou SDI desse sistema ao Teams através de um dispositivo básico de captura de vídeo, como uma caixa HDMI-USB.

Dica

Para eventos híbridos:

  • Teste as configurações de áudio no quarto e online separadamente antes de entrar em direto.
  • Utilize microfones independentes para audiências presenciais e virtuais, mas certifique-se de que apenas uma fonte de áudio dominante está ligada à plataforma de reuniões.
  • Se várias pessoas estiverem a utilizar dispositivos na sala, peça-lhes para desligar o áudio do computador para evitar eco ou feedback.
  • Traga microfones extras (por exemplo, portáteis, lanelas) para os painelistas ou para as perguntas&e respostas itinerantes.

Vídeo

  • Ilumine bem o objeto — não pode ter muita luz para a maioria das câmaras. A iluminação pode ser a diferença entre uma produção ser percebida como profissional ou amadora.
  • Use três luzes para iluminar o objeto: uma luz de tecla, luz de preenchimento e luz de fundo para fornecer uma boa profundidade.
  • Os dispositivos de captura HDMI também podem ser utilizados para transmitir em fluxo a saída de um computador (PC ou Mac) para o Teams — ideal para mostrar vídeos de alta qualidade, demonstrações de software ou animações como se fossem um feed de câmara.
  • Não ligue uma entrada HDMI diretamente a uma reunião do Teams, uma vez que o Teams não suporta nativamente origens HDMI. Em vez disso, utilize um dispositivo de captura HDMI para trazer vídeo HDMI para o seu computador, onde pode aparecer como uma câmara virtual no Teams. Por exemplo, esta configuração permite-lhe ligar uma câmara de produtores-consumidores com ótica e zoom superiores através de HDMI, melhorando a qualidade de vídeo da sua reunião.

Partilhar conteúdos do seu ecrã

A partilha de ecrã durante um evento é uma excelente forma de demonstrar produtos e fluxos de trabalho ou de orientar o seu público através de recursos importantes.  

Estas sugestões irão ajudá-lo a apresentar conteúdos de forma eficaz durante a produção do seu evento. 

Se for o único produtor do evento, recomendamos que utilize dois monitores. Isto permite-lhe partilhar conteúdo do segundo monitor enquanto produz o evento do primeiro monitor. 

Partilhe áudio do seu dispositivo quando estiver a apresentar multimédia.   

Para obter mais orientação sobre como fazer apresentações em reuniões grandes, consulte Sugestões para apresentações em reuniões e eventos grandes no Microsoft Teams. 

Fluxo de produção e dia do evento

  • No dia do evento, recomendamos que o grupo do evento se junte pelo menos 15 minutos antes do início do evento.
  • Utilize a sala de espera para se preparar com outros organizadores e apresentadores antes do início do evento. Verifique todos os microfones, câmaras e feeds.
  • Deixe todo o áudio desativado até estar pronto para começar a apresentar em direto no início do evento.
  • Atribuir a alguém a tarefa de ver os feeds virtuais e na sala em caso de problemas.

Planear problemas técnicos

Problemas técnicos podem acontecer, mesmo com a melhor preparação. Um plano de backup sólido garante que seu evento continue funcionando sem problemas se algo der errado.

  • Tenha sempre um segundo produtor que pode assumir o controlo se o produtor primário desistir ou enfrentar problemas técnicos.

  • Mantenha um portátil sobresselente com todos os diapositivos e suportes de dados pré-carregados e testados. Tenha microfones, câmaras Web e cabos adicionais prontos em caso de falha de hardware.

  • Utilize uma ligação secundária à Internet, como um hotspot móvel, se a ligação principal falhar. Teste a ligação de cópia de segurança antes do início do evento.

  • Pré-grave apresentações importantes para que possa mudar rapidamente para vídeo gravado se um apresentador perder a conectividade.

  • O Microsoft Teams enviará uma ligação de adesão quando o evento for criado. Em vez de partilhar a ligação direta do calendário, crie um URL personalizado, como Bit.ly partilhar com os participantes.

    • Se um problema técnico ou um erro do produtor exigir a criação de uma nova transmissão, atualize rapidamente o URL personalizado para apontar para o novo evento sem precisar de voltar a contactar os participantes.

Precisa de mais assistência?

Os Serviços de Eventos do Microsoft Teams podem dar-lhe mais apoio ao planeamento ou execução das suas grandes reuniões e eventos. Para saber mais, consulte Adoção da Microsoft. 

Melhores práticas para grandes reuniões e eventos no Microsoft Teams

Introdução aos webinars do Microsoft Teams

Introdução à reunião geral no Microsoft Teams