出色的虛擬會議和活動不僅僅是偶然發生的，還需要事先規劃和準備，以提供最佳體驗。 從檢查設備到練習過渡，一些準備工作可以防止技術問題並保持活動順利進行。
以下是我們在 Microsoft Teams 中規劃和製作高品質會議、全體大會和網路研討會的一些最佳祕訣。
開始使用
下載適用於桌面的 Microsoft Teams，以獲得最可靠的會議和活動體驗。 享受完整的功能存取和卓越的效能。 更新 Teams 以取得最新的安全性功能和錯誤修正。
規劃活動製作
在活動開始之前，確定角色和職責，排練演示，並設置活動期間使用的必要通訊。 為了順利設置，請按照以下做法進行操作。
- 活動群組中一律有多人。 指派角色 和職責 — 討論誰負責每個作業步驟，從製作人和簡報者到 Q&A 主持人
- 規劃您的活動群組溝通。 即時通訊對於大型會議和活動至關重要。 活動 群組聊天 (可供召集人、製作人和簡報者使用) 是保持聯繫的好方法。
- 練習。 執行整個事件以檢查簡報、練習轉場，以及測試 音訊 和 視訊 設定。 觀看出席者體驗的即時 體驗，以確保觀眾獲得絕佳體驗。
秘訣
針對混合式活動：
- 提前進行實地勘察。 驗證會議室的 AV 基礎結構、Teams 整合和實體配置。
- 測試並驗證所有室內設備是否 (MTR 控制台、麥克風、攝影機、揚聲器、顯示器、控制面板) 運作。
- 記錄房間 (音訊、視訊、網路) 的訊號流，並識別任何限制或怪癖。
- 更新所有 Teams 認證硬體上的韌體和軟體，並確保與最新版 Teams 的相容性。
- 確保有有線乙太網路連線可供生產中使用的所有裝置 (Teams 電腦、vMix 機器等使用 ) 。
設定音訊、視訊和共用內容
在大型會議和活動期間，使用高品質的音訊和視訊設備至關重要。 設定高品質的麥克風和網路攝影機，或從 Teams 會議室開會，以獲得混合式體驗。 這些提示將幫助您在活動期間與觀眾和演示者進行清晰的溝通。
音訊
- 不要忽視音頻質量，它是一場偉大活動中最重要的部分。 有些人可能只是在後台使用瀏覽器收聽。
- 使用高品質麥克風。 穿戴式麥克風非常適合經驗不足的演示者;手持式麥克風需要練習和技術來避免處理噪音。
- 對於使用電腦或其他裝置的簡報者，請使用 Teams 認證的耳機。
- 對於室內演示，請提前測試會議室音頻，以防止噪音或反饋在線上傳輸。
- 使用與平衡音訊相容的音訊擷取裝置將音訊新增至事件 (XLR 連接器) 或耳機式 1/8“ 插頭，並讓您透過 USB 插入執行 Teams 的電腦。
- 或者，使用高階 AV 系統，並使用像 HDMI-USB 盒這樣的基本視訊擷取裝置，將該系統的 HDMI 或 SDI 輸出連接到 Teams。
秘訣
針對混合式活動：
- 在開始直播之前，請分別測試室內和線上音訊設定。
- 針對面對面和虛擬觀眾使用獨立麥克風，但請確保只有一個主要音訊來源連接到會議平臺。
- 如果有多人使用會議室內裝置加入，請讓他們中斷電腦音訊的連線，以防止回音或意見反應。
- 攜帶額外的麥克風 (例如手持麥克風、小組成員領夾) 或漫遊 Q&A。
影片
- 讓主體光線充足 - 對於大多數相機來說，光線不能太多。 燈光可能是作品被視為專業或業餘的區別。
- 使用三種燈光來照亮您的主體：主光、補光和背光以提供良好的深度。
- HDMI 擷取裝置也可用於將電腦 (PC 或 Mac) 的輸出串流至 Teams，非常適合顯示高品質影片、軟體示範或動態圖形，就好像它們是相機摘要一樣。
- 由於 Teams 本身並不支援 HDMI 來源，因此請勿將 HDMI 輸入直接連接到 Teams 會議。 請改為使用 HDMI 擷取裝置將 HDMI 視訊帶入您的電腦，讓它顯示為 Teams 中的虛擬相機。 例如，此設定可讓您連接具有卓越光學元件的產消者相機，並透過 HDMI 進行變焦，從而提高會議的視訊品質。
共用螢幕內容
活動期間的螢幕共用是展示產品和工作流程或引導觀眾了解重要資源的絕佳方式。
這些提示將幫助您在舉辦活動時有效地呈現內容。
如果您是唯一的活動製作人，我們建議您使用兩部監視器。 這可讓您在共用第二個監視器中的內容，同時從第一個監視器產生事件。
簡報媒體時，從裝置共用音訊。
如需在大型會議中進行簡報的更多指導方針，請參閱 在 Microsoft Teams 中進行大型會議和活動簡報的秘訣。
生產流程和活動日期
- 活動當天，建議活動群組至少在活動開始前 15 分鐘加入。
- 在活動開始前，使用休息室與其他召集人和簡報者一起準備。 檢查所有麥克風、相機和摘要。
- 將所有音訊保持靜音，直到您準備好在活動開始時開始進行即時簡報。
- 指派某人監視會議室內和虛擬摘要以找出問題。
技術問題的規劃
即使做好了最好的準備，技術問題也可能發生。 可靠的備份計劃可確保您的活動在出現問題時保持順利進行。
如果主要製作人退出或面臨技術問題，請始終有第二位製作人可以接手。
保留一台備用筆記本電腦，其中已預裝入所有幻燈片和媒體並經過測試。 請準備好額外的麥克風、網路攝影機和纜線，以防硬體故障。
如果主要連線中斷，請使用次要網際網路連線，例如行動熱點。 在事件開始之前測試備份連線。
預先錄製重要簡報，以便在簡報者失去連線時快速切換到錄製的視訊。
Microsoft Teams 會在活動建立時傳送加入連結。 不要共用直接行事曆連結，而是建立自訂 URL 例如 Bit.ly 來與出席者共用。
- 如果技術問題或製作人錯誤需要建立新的廣播，請快速更新自訂 URL 以指向新事件，而無需重新聯繫出席者。
需要更多協助嗎？
Microsoft Teams 活動服務可以針對規劃或舉辦大型會議和活動提供更多支援。 若要深入了解，請參閱 Microsoft 採用。