優秀的虛擬會議和活動不會無緣無故發生——它們需要事先規劃與準備，才能提供最佳體驗。 從檢查裝備到練習轉換，稍作準備可以避免技術問題，讓活動順利進行。
以下是我們在 Microsoft Teams 中規劃與製作高品質會議、市政廳與網路研討會的一些最佳建議。
開始使用
下載 Microsoft Teams 桌面版，享受最可靠的會議與活動體驗。 享受完整功能與卓越效能。 更新 Teams 以獲取最新的安全功能與錯誤修正。
計畫事件製作
活動開始前，先明確角色與責任，排練簡報，並安排必要的溝通方式，以便在活動中使用。 為了順利的設置，請遵循以下練習。
- 活動 組裡一定要有不只一個人。 分配角色與責任——說明每個環節的負責人，從製作人、主持人到Q&A主持人
- 規劃你的活動團體溝通。 即時溝通對於大型會議和活動至關重要。 活動群組聊天 (給主辦方、製作人和主持人使用，) 是保持聯繫的好方法。
- 練習。 在活動過程中跑一遍，檢查簡報、練習轉場，並測試音像設定。 現場觀看參加者的體驗 ，確保你的觀眾有美好的體驗。
秘訣
混合型賽事：
- 事先進行現場勘查。 驗證房間的視聽基礎設施、Teams 整合及實體佈局。
- 測試並確認所有房內設備 (MTR控制台、麥克風、攝影機、喇叭、顯示器、控制面板) 正常運作。
- 記錄房間的訊號流 (音訊、影像、網路) ，並找出任何限制或怪癖。
- 更新所有 Teams 認證硬體的韌體與軟體，並確保與最新版本 Teams 相容。
- 確保所有生產中使用的裝置（如 Teams PC、vMix 機器等）都有有線乙太網路連線 () 。
設定音訊、影片及共享內容
在大型會議和活動中，使用高品質的音響與影像設備至關重要。 設置高品質麥克風與網路攝影機，或在 Teams 會議室進行混合體驗。 這些建議能幫助你在活動中與觀眾和講者清楚溝通。
音訊
- 別忽略音質，這是一場精彩活動中最重要的部分。 有些人可能只是用瀏覽器在背景聽。
- 使用高品質麥克風。 穿戴式麥克風非常適合經驗較少的主持人;手持麥克風需要練習和技巧才能避免操作噪音。
- 對於使用電腦或其他裝置的講者，請使用 Teams認證的耳機。
- 在室內簡報時，應事先測試教室音訊，以防止噪音或回饋訊號在線上傳送。
- 使用任何相容平衡音訊擷取裝置， (XLR接頭) 或耳機式1/8吋插頭，並可透過USB連接Teams電腦，為活動增添音訊。
- 或者，使用高階的影音系統，並透過基本的視訊擷取裝置（如 HDMI-USB 盒）將該系統的 HDMI 或 SDI 輸出接入 Teams。
秘訣
混合型賽事：
- 在正式上線前，請分別測試室內與線上音訊設定。
- 面對面及虛擬聽眾使用獨立麥克風，但確保會議平台只連接一個主要音訊來源。
- 如果有多位使用室內裝置的人加入，請讓他們斷開電腦音訊，以防止回音或回音。
- 請攜帶額外的麥克風 (例如手持麥克風、領夾領夾) 給小組成員使用，或是隨身問答環&。
影片
- 為主體提供良好的光線——大多數相機光線不會嫌多。 燈光可能是一個製作被視為專業還是業餘的差別。
- 使用三盞燈照亮主體：主光、補光和背光，以提供良好的景深。
- HDMI 擷取裝置也可用來將電腦 (PC 或 Mac) 的輸出串流到 Teams 中——非常適合像攝影機畫面一樣播放高品質影片、軟體展示或動態圖像。
- 不要直接把 HDMI 輸入接到 Teams 會議，因為 Teams 本身不支援 HDMI 來源。 相反地，使用HDMI擷取裝置將HDMI影片帶到電腦，讓它在Teams中以虛擬攝影機的形式呈現。 例如，這種配置允許你連接一台具備優良光學效果的專業消費者攝影機，並透過 HDMI 變焦，提升會議的影像品質。
分享你螢幕上的內容
活動期間分享螢幕是展示產品與工作流程，或引導觀眾了解重要資源的絕佳方式。
這些建議將幫助你在製作活動時有效地呈現內容。
如果你是唯一的活動製作人，我們建議使用兩個螢幕。 這樣你就能在第二個螢幕分享內容，同時從第一個螢幕產生事件。
在呈現媒體時，從你的裝置分享音訊。
欲了解更多大型會議簡報的指引，請參閱 Microsoft Teams 大型會議與活動簡報技巧。
生產流程與活動日期
- 活動當天，我們建議活動團體至少提前15分鐘加入。
- 在活動開始前，利用綠房與其他主辦單位及講者一起準備。 檢查所有麥克風、攝影機和影像。
- 在活動開始時，請將所有音訊靜音，直到你準備好開始現場簡報。
- 指派某人同時監控室內和虛擬的動態，以防有問題。
技術問題的規劃
即使準備得很好，技術問題仍可能發生。 一個完善的備案計畫能確保活動在出狀況時持續順利進行。
如果主要製作人退出或遇到技術問題，務必有第二位製作人可以接手。
備用筆電，所有投影片和媒體都已預先載入並測試過。 準備備用麥克風、網路攝影機和線材，以防硬體故障。
如果主連線中斷，請使用次要網路連線，例如行動熱點。 事件開始前先測試備用連線。
事先錄製關鍵簡報，這樣當講者失去連線時，你可以快速切換到錄影影片。
Microsoft Teams 在活動建立時會發送加入連結。 與其分享直接行事曆連結，不如建立像 Bit.ly 這樣的自訂網址與參加者分享。
- 若技術問題或製作人錯誤需要建立新節目，請迅速更新自訂網址指向新活動，無需重新聯絡參加者。
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Microsoft Teams 活動服務能提供更多協助，協助您規劃或執行大型會議與活動。 欲了解更多，請參閱 Microsoft 採用。