Zarządzanie wiadomościami e-mail dotyczącymi seminariów internetowych w usłudze Microsoft Teams

Powiadamianie, przypominanie i aktualizowanie zarejestrowanych uczestników o zbliżającym się seminarium internetowym za pomocą wiadomości e-mail dotyczących seminarium internetowego.

Rodzaje wiadomości e-mail z seminariów internetowych

Istnieją różne rodzaje wiadomości e-mail dotyczących seminariów internetowych, które informują i przypominają o statusie zatwierdzenia, szczegółach zdarzenia i nie tylko.  

Typ wiadomości e-mail	Działanie	Moment wysłania
Rejestracja uczestnika	Powiadamia adresata, że jego miejsce jest zarezerwowane na zdarzenie.	Natychmiast
Uczestnik oczekujący na zatwierdzenie	Informuje adresata, że jego żądanie rejestracji zostało odebrane.	Natychmiast
Lista oczekujących uczestników	Informuje odbiorcę, że wydarzenie jest pełne, ale został on dodany do listy oczekujących & zostanie powiadomiony, jeśli zwolni się miejsce.	Natychmiast
Odrzucenie uczestnika	Informuje adresata, że wydarzenie jest przepełnione i jego żądanie rejestracji nie może zostać zaakceptowane.	Natychmiast
Anulowanie przez uczestnika	Potwierdza anulowanie rejestracji przez uczestnika.	Natychmiast
Odwołanie seminarium internetowego	Powiadamia zarejestrowanego uczestnika, że wydarzenie zostało anulowane.	Natychmiast
Aktualizacja daty i godziny seminarium internetowego	Aktualizacje zarejestrowanych uczestników o zmianach daty lub godziny wydarzenia.	Natychmiast
Przypomnienie o seminarium internetowym	Przypomina zarejestrowanemu uczestnikowi o zbliżającym się seminarium internetowym.	1h przed rozpoczęciem wydarzenia*
Dostępne nagrywanie zdarzeń	Powiadamia uczestnika, że nagranie zdarzenia zostało opublikowane i jest gotowe do przejrzenia. Wiadomości e-mail z nagraniem zdarzeń nie będą wysyłane do zewnętrznych osób prowadzących.	Jak tylko nagranie zostanie opublikowane

Modyfikowanie czasu wysłania wiadomości e-mail z przypomnieniem jest niedostępne w przypadku wydarzeń zaplanowanych na mniej niż godzinę przed ich rozpoczęciem.

Edytuj wiadomości e-mail z seminarium internetowego

Domyślnie wiadomości e-mail z seminarium internetowego są automatycznie tworzone przy użyciu szablonów w usłudze Teams. Jednak w przypadku wydarzeń, w których bierze udział do 3000 uczestników, edytuj je przed wysłaniem. 

Aby edytować wiadomości e-mail z seminarium internetowego:

1. Wybierz pozycję Kalendarz w aplikacji Teams.

2. Wybierz seminarium internetowe, dla którego chcesz edytować wiadomości e-mail.

3. Wybierz pozycję Wyświetl zdarzenie>Zarządzaj wydarzeniem .

4. Wybierz pozycję Wiadomości e-mail.

   

5. Wybierz pozycję Edytuj w wierszu wiadomości e-mail, którą chcesz edytować. Możesz edytować:

   • Nazwa nadawcy

   • Temat wiadomości email

   • Obrazy transparentów i logo

   • Treść wiadomości e-mail

     

6. Wprowadź zmiany w treści wiadomości e-mail. Następnie:

   • Wybierz pozycję Podgląd wiadomości e-mail , aby sprawdzić, jak wiadomość e-mail będzie postrzegana przez adresatów.
   • Wybierz pozycję Kontynuuj edycję , aby wprowadzić więcej zmian,
   • Wybierz pozycję Anuluj , aby odrzucić zmiany.

7. Wybierz pozycję Zapisz.

Zmiana czasu wysłania wiadomości e-mail z przypomnieniem

Domyślnie e-maile z przypomnieniem zostaną wysłane do osób rejestrujących się na godzinę przed rozpoczęciem wydarzenia. Jeśli w wydarzeniu bierze udział do 3000 uczestników, edytuj czas wysłania, aby szybciej powiadomić uczestników. 

Aby zmienić czas wysłania wiadomości e-mail z przypomnieniem:

1. Wybierz pozycję Kalendarz w aplikacji Teams.

2. Wybierz seminarium internetowe, dla którego chcesz edytować wiadomości e-mail.

3. Wybierz pozycję Wyświetl zdarzenie>Zarządzaj wydarzeniem .

4. Wybierz pozycję Wiadomości e-mail.

5. W wierszu wiadomości e-mail z przypomnieniem wybierz 1h przed rozpoczęciem zdarzenia.

   

6. Ustaw na ile godzin lub dni przed zdarzeniem ma zostać wysłana wiadomość e-mail z przypomnieniem. Wybierz pozycję Zapisz.

Wiadomości e-mail z przypomnieniami o webinarach należy wysyłać co najmniej godzinę przed rozpoczęciem wydarzenia.

Wyłącz wiadomości e-mail z seminarium internetowego

Wiadomości e-mail dotyczące seminarium internetowego są włączane automatycznie po utworzeniu seminarium w sieci Web. Możesz je wyłączyć w dowolnym momencie przed opublikowaniem witryny wydarzenia. 

Aby wyłączyć wiadomości e-mail z seminarium internetowego podczas planowania seminarium w sieci Web:

1. W formularzu planowania przejdź dopozycji Szczegółykonfiguracji>.
2. W obszarze Dostęp do wydarzenia wyłącz przełącznik Włącz wiadomości e-mail uczestników .

Aby wyłączyć wiadomości e-mail z seminarium internetowego dla zaplanowanego seminarium internetowego:

1. Wybierz pozycję Kalendarz w aplikacji Teams.
2. Wybierz seminarium internetowe, dla którego chcesz edytować wiadomości e-mail.
3. Wybierz pozycję Wyświetl zdarzenie>Zarządzaj wydarzeniem .
4. W obszarze Szczegóły>dostępu do wydarzenia wyłącz przełącznik Włącz wiadomości e-mail uczestników .

Zarządzanie wiadomościami e-mail za pośrednictwem integracji

Skonfiguruj wiadomości e-mail z seminarium internetowego i zarządzaj nimi, integrując narzędzia firmy innej niż Microsoft do automatyzacji marketingu z usługą Teams. Zaimplementuj integracje seminariów internetowych przed opublikowaniem witryny wydarzenia.

Aby zacząć korzystać z integracji webinarów:

1. Wybierz pozycję Kalendarz w aplikacji Teams.
2. Wybierz seminarium internetowe, dla którego chcesz edytować wiadomości e-mail.
3. Wybierz pozycję Wyświetl zdarzenie>Zarządzaj wydarzeniem .
4. W formularzu planowania wybierz pozycję Połącz aplikacje.
5. Wybierz narzędzie do automatyzacji marketingu, którego chcesz użyć do swojego webinaru. Spowoduje to przejście do dokumentacji, gdzie znajdziesz instrukcje dotyczące konfigurowania niezbędnych integracji.

Co dalej?

Zarządzaj tym, co uczestnicy widzą w aplikacji Microsoft Teams.

Zmień szczegóły seminarium internetowego w usłudze Microsoft Teams.