Rapat dan acara virtual yang hebat tidak terjadi begitu saja—rapat dan acara tersebut memerlukan perencanaan dan persiapan sebelumnya untuk memberikan pengalaman terbaik. Dari memeriksa peralatan hingga berlatih transisi, sedikit persiapan dapat mencegah masalah teknis dan menjaga acara Anda tetap berjalan lancar.
Berikut adalah beberapa tips terbaik kami untuk merencanakan dan memproduksi rapat, pertemuan umum, dan seminar web berkualitas tinggi di Microsoft Teams.
Mulai
Unduh Microsoft Teams untuk desktop untuk pengalaman rapat dan acara yang paling andal. Nikmati akses fitur lengkap dan performa unggul. Perbarui Teams untuk mendapatkan fitur keamanan dan perbaikan bug terbaru.
Merencanakan produksi acara
Sebelum acara dimulai, tetapkan peran dan tanggung jawab, latih presentasi, dan siapkan komunikasi yang diperlukan untuk digunakan selama acara. Untuk pengaturan yang lancar, ikuti praktik di bawah ini.
- Selalu ada lebih dari satu orang dalam grup acara. Tetapkan peran dan tanggung jawab—bicarakan siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah operasi, mulai dari produser dan penyaji hingga moderator Tanya Jawab&J
- Merencanakan komunikasi grup acara Anda. Komunikasi real-time sangat penting untuk rapat dan acara besar. Obrolan grup acara (tersedia untuk penyelenggara, produser, dan penyaji) adalah cara yang bagus untuk tetap berhubungan.
- Latihan. Jalankan selama acara untuk memeriksa presentasi, mempraktikkan transisi, dan menguji pengaturan audio dan video . Tonton pengalaman peserta secara langsung untuk memastikan pengalaman yang menyenangkan bagi audiens Anda.
Tips
Untuk acara hibrid:
- Lakukan survei lokasi terlebih dahulu. Memvalidasi infrastruktur AV ruang, integrasi Teams, dan tata letak fisik.
- Uji dan verifikasi bahwa semua peralatan dalam ruangan berfungsi (konsol MTR, mikrofon, kamera, speaker, tampilan, panel kontrol).
- Dokumentasikan aliran sinyal ruangan (audio, video, jaringan) dan identifikasi batasan atau keanehan apa pun.
- Perbarui firmware dan perangkat lunak di semua perangkat keras bersertifikasi Teams dan pastikan kompatibilitas dengan versi terbaru Teams.
- Pastikan ada koneksi Ethernet berkabel yang tersedia untuk semua perangkat yang digunakan dalam produksi (PC Teams, mesin vMix, dll.).
Menyiapkan audio, video, dan konten bersama
Menggunakan peralatan audio dan video berkualitas tinggi sangat penting selama rapat dan acara besar. Siapkan mikrofon dan webcam berkualitas tinggi atau rapat dari ruang Teams untuk pengalaman hibrid. Tips ini akan membantu Anda berkomunikasi dengan jelas dengan audiens dan penyaji selama acara.
Audio
- Jangan abaikan kualitas audio, ini adalah bagian terpenting dari acara yang hebat. Beberapa orang mungkin hanya mendengarkan dengan browser di latar belakang.
- Gunakan mikrofon berkualitas tinggi. Mikrofon yang dapat dikenakan ideal untuk presenter yang kurang berpengalaman; Mikrofon genggam memerlukan latihan dan teknik untuk menghindari penanganan kebisingan.
- Untuk penyaji yang menggunakan komputer atau perangkat lain, gunakan headset bersertifikat Teams.
- Untuk presentasi dalam ruang, uji audio ruang terlebih dahulu untuk mencegah kebisingan atau umpan balik ditransmisikan secara online.
- Tambahkan audio ke acara menggunakan perangkat perekam audio apa pun yang kompatibel dengan audio seimbang (konektor XLR) atau colokan 1/8" gaya headphone, dan memungkinkan Anda menyambungkan ke komputer yang menjalankan Teams melalui USB.
- Atau, gunakan sistem AV kelas atas dan sambungkan output HDMI atau SDI sistem tersebut ke Teams menggunakan perangkat perekam video dasar seperti kotak HDMI-USB.
Tips
Untuk acara hibrid:
- Uji pengaturan audio dalam ruangan dan online secara terpisah sebelum ditayangkan.
- Gunakan mikrofon independen untuk audiens tatap muka dan virtual, tetapi pastikan hanya satu sumber audio dominan yang tersambung ke platform rapat.
- Jika beberapa orang menggunakan perangkat dalam ruangan bergabung, minta mereka memutuskan sambungan audio komputer untuk mencegah gema atau umpan balik.
- Bawa mikrofon tambahan (misalnya, perangkat genggam, lavalier) untuk panelis atau T&J jelajah.
Video
- Terangi subjek Anda dengan baik—sebagian besar kamera tidak dapat memiliki terlalu banyak cahaya. Pencahayaan bisa menjadi perbedaan antara produksi yang dianggap profesional atau amatir.
- Gunakan tiga lampu untuk menerangi subjek Anda: lampu tombol, lampu pengisi, dan lampu latar untuk memberikan kedalaman yang baik.
- Perangkat penangkap HDMI juga dapat digunakan untuk melakukan streaming output komputer (PC atau Mac) ke Teams — ideal untuk menampilkan video berkualitas tinggi, demo perangkat lunak, atau grafis bergerak seolah-olah perangkat tersebut adalah umpan kamera.
- Jangan sambungkan input HDMI langsung ke rapat Teams, karena Teams tidak mendukung sumber HDMI secara asli. Sebagai gantinya, gunakan perangkat penangkap HDMI untuk menghadirkan video HDMI ke komputer Anda, yang dapat muncul sebagai kamera virtual di Teams. Misalnya, pengaturan ini memungkinkan Anda menyambungkan kamera prosumer dengan optik superior dan melakukan zoom melalui HDMI, sehingga meningkatkan kualitas video rapat.
Membagikan konten dari layar Anda
Berbagi layar selama acara adalah cara yang bagus untuk mendemonstrasikan produk dan alur kerja, atau memandu audiens Anda melalui sumber daya penting.
Tips ini akan membantu Anda menyajikan konten secara efektif saat memproduksi acara.
Jika Anda merupakan satu-satunya produser acara, sebaiknya gunakan dua monitor. Hal ini memungkinkan Anda berbagi konten dari monitor kedua saat memproduksi acara dari monitor pertama.
Bagikan audio dari perangkat Anda saat Anda menyajikan media.
Untuk panduan selengkapnya tentang mempresentasikan dalam rapat besar, lihat Tips untuk mempresentasikan dalam rapat dan acara besar di Microsoft Teams.
Alur produksi dan hari acara
- Pada hari acara, sebaiknya grup acara bergabung setidaknya 15 menit sebelum acara dimulai.
- Gunakan ruang hijau untuk mempersiapkan diri dengan penyelenggara dan penyaji lain sebelum acara dimulai. Periksa semua mikrofon, kamera, dan umpan.
- Biarkan semua audio dimatikan hingga Anda siap untuk mulai menyajikan presentasi langsung di awal acara.
- Tetapkan seseorang untuk menonton umpan dalam ruangan dan virtual untuk masalah.
Merencanakan masalah teknis
Masalah teknis dapat terjadi, bahkan dengan persiapan terbaik. Rencana pencadangan yang solid memastikan acara Anda tetap berjalan lancar jika terjadi kesalahan.
Selalu miliki produser kedua yang dapat mengambil alih jika produser utama keluar atau menghadapi masalah teknis.
Simpan laptop cadangan dengan semua slide dan media yang telah dimuat dan diuji sebelumnya. Siapkan mikrofon, webcam, dan kabel ekstra jika terjadi kegagalan perangkat keras.
Gunakan koneksi internet sekunder, seperti hotspot seluler, jika koneksi utama mati. Uji koneksi cadangan sebelum acara dimulai.
Rekam presentasi penting terlebih dahulu sehingga Anda dapat beralih dengan cepat ke video yang direkam jika penyaji kehilangan konektivitas.
Microsoft Teams akan mengirimkan tautan bergabung saat acara dibuat. Daripada membagikan tautan kalender langsung, buat URL kustom seperti Bit.ly untuk dibagikan dengan peserta.
- Jika masalah teknis atau kesalahan produser mengharuskan pembuatan siaran baru, perbarui URL kustom dengan cepat agar mengarah ke acara baru tanpa perlu menghubungi ulang peserta.
Perlu bantuan lainnya?
Layanan Acara Microsoft Teams dapat memberikan lebih banyak dukungan dalam merencanakan atau menjalankan rapat dan acara besar Anda. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Adopsi Microsoft.
Topik terkait
Praktik terbaik untuk rapat dan acara besar di Microsoft Teams