Fantastiske virtuelle møder og begivenheder sker ikke bare – de kræver planlægning og forberedelse på forhånd for at give den bedst mulige oplevelse. Fra at kontrollere udstyr til at øve overgange kan en lille smule forberedelse forhindre tekniske problemer og holde din begivenhed kørende uden problemer.
Her er nogle af vores bedste tip til planlægning og produktion af møder, rådhuse og webinarer af høj kvalitet i Microsoft Teams.
Kom i gang
Download Microsoft Teams til computer for at få de mest pålidelige møde- og begivenhedsoplevelser. Få fuld adgang til funktioner og fremragende ydeevne. Opdater Teams for at få de nyeste sikkerhedsfunktioner og fejlrettelser.
Planlæg begivenhedsproduktion
Før en begivenhed starter, skal du fastlægge roller og ansvarsområder, afprøve præsentationer og konfigurere den nødvendige kommunikation til brug under begivenheden. Følg nedenstående fremgangsmåder for at få en problemfri konfiguration.
- Du skal altid have mere end én person i begivenhedsgruppen. Tildel roller og ansvarsområder – tal om, hvem der er ansvarlig for hvert trin i operationen, fra producenter og præsentationsværter til Q&A moderatorer
- Planlæg kommunikationen for din begivenhedsgruppe. Kommunikation i realtid er afgørende for store møder og begivenheder. Begivenhedsgruppechatten (tilgængelig for arrangøren, producenterne og præsentationsværterne) er en god måde at holde kontakten på.
- Øv dig. Kør gennem begivenheden for at kontrollere præsentationer, øve overgange og teste lyd - og videoindstillinger . Se deltageroplevelsen live for at sikre en god oplevelse for dit publikum.
Tip
For hybridhændelser:
- Udfør en webstedsundersøgelse på forhånd. Valider rummets AV-infrastruktur, Teams-integration og fysiske layout.
- Test og kontrollér, at alt udstyr i lokalet fungerer (MTR-konsol, mikrofoner, kameraer, højttalere, skærme, kontrolpaneler).
- Dokumenter rummets signalflow (lyd, video, netværk), og identificer eventuelle begrænsninger eller særheder.
- Opdater firmware og software på al Teams-certificeret hardware, og sørg for kompatibilitet med den nyeste version af Teams.
- Sørg for, at der er en kabelforbundet Ethernet-forbindelse tilgængelig for alle enheder, der bruges i produktionen (Teams-pc, vMix-computer osv.).
Konfigurere lyd, video og delt indhold
Brug af lyd- og videoudstyr i høj kvalitet er afgørende under store møder og begivenheder. Konfigurer mikrofoner og webkameraer af høj kvalitet, eller mød fra et Teams-rum til hybridoplevelser. Disse tip hjælper dig med at kommunikere tydeligt med dit publikum og præsentationsværter under begivenheden.
Lyd
- Overse ikke lydkvaliteten, det er den vigtigste del af en fantastisk begivenhed. Nogle personer lytter måske bare med browseren i baggrunden.
- Brug mikrofoner i høj kvalitet. Wearable mikrofoner er ideelle til mindre erfarne præsentationsværter; mikrofoner kræver øvelse og teknik for at undgå håndtering af støj.
- Til præsentationsværter, der bruger en computer eller en anden enhed, skal du bruge et Teams-certificeret headset.
- Til præsentationer i lokalet skal du teste lyden i lokalet på forhånd for at forhindre støj eller feedback i at blive overført online.
- Føj lyd til begivenheden ved hjælp af en lydoptagelsesenhed, der er kompatibel med balancerede lydstik (XLR-stik) eller 1/8"-stik til hovedtelefoner, og lader dig tilslutte computeren, der kører Teams, via USB.
- Alternativt kan du bruge et high-end AV-system og tilslutte det systems HDMI- eller SDI-output i Teams ved hjælp af en grundlæggende videooptagelsesenhed som en HDMI-USB-boks.
Tip
For hybridhændelser:
- Test lydkonfigurationer i lokalet og online separat, før du går live.
- Brug uafhængige mikrofoner til personligt og virtuelt publikum, men sørg for, at kun én dominerende lydkilde er tilsluttet mødeplatformen.
- Hvis flere personer deltager i lokale enheder, skal de afbryde deres computers lyd for at forhindre ekko eller feedback.
- Medbring ekstra mikrofoner (f.eks. håndholdte enheder, lavaliere) til paneldeltagere eller roaming af Q&A.
Video
- Lys motivet godt – du kan ikke have for meget lys til de fleste kameraer. Belysning kan være forskellen mellem en produktion, der opfattes som professionel eller amatør.
- Brug tre lys til at oplyse motivet: et nøglelys, fyldlys og baglys for at give god dybde.
- HDMI-optagelsesenheder kan også bruges til at streame output fra en computer (pc eller Mac) til Teams – ideelt til visning af videoer, softwaredemoer eller bevægelsesgrafik i høj kvalitet, som om de var et kamerafeed.
- Tilslut ikke et HDMI-input direkte til et Teams-møde, da Teams ikke oprindeligt understøtter HDMI-kilder. Brug i stedet en HDMI-optagelsesenhed til at overføre HDMI-video til din computer, hvor den kan vises som et virtuelt kamera i Teams. For eksempel giver denne konfiguration dig mulighed for at tilslutte et prosumerkamera med overlegen optik og zoom via HDMI, hvilket forbedrer videokvaliteten af dit møde.
Del indhold fra din skærm
Screensharing under en begivenhed er en god måde at demonstrere produkter og arbejdsprocesser på eller hjælpe dit publikum gennem vigtige ressourcer.
Disse tip hjælper dig med at præsentere indhold effektivt, mens du producerer din begivenhed.
Hvis du er den eneste eventproducent, anbefaler vi, at du bruger to skærme. Dette giver dig mulighed for at dele indhold fra den anden skærm, mens du producerer begivenheden fra den første skærm.
Del lyd fra din enhed, når du præsenterer medier.
Hvis du vil have mere vejledning i at præsentere i store møder, skal du se Tip til at præsentere i store møder og begivenheder i Microsoft Teams.
Produktionsflow og begivenhedsdag
- På dagen for begivenheden anbefaler vi, at begivenhedsgruppen slutter sig til mindst 15 minutter, før begivenheden starter.
- Brug det grønne rum til at forberede dig med andre arrangører og præsentationsværter, før begivenheden starter. Kontrollér alle mikrofoner, kameraer og feeds.
- Lad lyden være slået fra, indtil du er klar til at præsentere live ved starten af begivenheden.
- Tildel en person at se både lokale og virtuelle feeds for problemer.
Planlæg tekniske problemer
Tekniske problemer kan opstå, selv med den bedste forberedelse. En solid sikkerhedskopieringsplan sikrer, at din begivenhed fortsætter med at køre problemfrit, hvis noget går galt.
Altid have en anden producent, der kan overtage, hvis den primære producent falder ud eller står over for tekniske problemer.
Opbevar en ekstra bærbar computer med alle slides og medier forudinstalleret og testet. Hav ekstra mikrofoner, webkameraer og kabler klar i tilfælde af hardwarefejl.
Brug en sekundær internetforbindelse, f.eks. et mobilt hotspot, hvis hovedforbindelsen går ned. Test sikkerhedskopieringsforbindelsen, før hændelsen starter.
Optage vigtige præsentationer på forhånd, så du hurtigt kan skifte til optaget video, hvis en præsentationsvært mister forbindelsen.
Microsoft Teams sender et tilmeldingslink, når begivenheden oprettes. I stedet for at dele linket til den direkte kalender skal du oprette en brugerdefineret URL-adresse som f.eks. Bit.ly at dele med deltagerne.
- Hvis et teknisk problem eller en producentfejl kræver oprettelse af en ny udsendelse, kan du hurtigt opdatere den brugerdefinerede URL-adresse, så den peger på den nye begivenhed, uden at du behøver at rekonfigurere deltagerne.
Har du brug for mere hjælp?
Microsoft Teams Event Services kan yde mere support med planlægning eller kørsel af dine store møder og begivenheder. Du kan få mere at vide under Microsoft Adoption.
Relaterede emner
Bedste fremgangsmåder for store møder og begivenheder i Microsoft Teams