Administrer webinarmails i Microsoft Teams

Giv besked, påmind og opdater registrerede deltagere om et kommende webinar med webinarmails.

Typer af webinarmails

Der findes forskellige typer webinarmails, der informerer og minder folk om deres godkendelsesstatus, begivenhedsdetaljer og meget mere.  

Mailtype	Hvad gør den	Når den er sendt
Deltagerregistrering	Giver modtageren besked om, at vedkommendes plads er reserveret til begivenheden.	Straks
Deltager afventer godkendelse	Informerer modtageren om, at vedkommendes tilmeldingsanmodning er blevet modtaget.	Straks
Venteliste for deltagere	Informerer modtageren om, at begivenheden er fuld, men at vedkommende er blevet føjet til ventelisten, & får besked, hvis der bliver ledig en plads.	Straks
Afvisning af deltager	Informerer modtageren om, at begivenheden er ved kapacitet, og at vedkommendes tilmeldingsanmodning ikke kan accepteres.	Straks
Deltagerannullering	Bekræfter annullering af tilmelding af en deltager.	Straks
Aflysning af webinar	Underretter den registrerede deltager om, at begivenheden er blevet annulleret.	Straks
Opdatering af webinardato og klokkeslæt	Opdateringer den registrerede deltager om ændringer af datoen eller klokkeslættet for begivenheden.	Straks
Påmindelse om webinar	Minder den registrerede deltager om det kommende webinar.	1 time før begivenheden starter*
Begivenhedsoptagelse tilgængelig	Giver deltagerne besked om, at begivenhedsoptagelsen er publiceret og klar til gennemgang. Der sendes ikke mails om optagelse af begivenheder til eksterne præsentationsværter.	Så snart optagelsen er publiceret

Ændring af afsendelsestidspunkter for påmindelsesmails er ikke tilgængelig for begivenheder, der er planlagt mindre end en time før starttidspunktet.

Rediger webinarmails

Som standard udarbejdes webinarmails automatisk ved hjælp af skabeloner i Teams. Men ved begivenheder med op til 3.000 deltagere skal du redigere dem, før de sendes. 

Sådan redigerer du webinarmails:

1. Vælg i Teams.

2. Vælg det webinar, du vil redigere mails for.

3. Vælg Vis begivenhed>Administrer begivenhed .

4. Vælg Mails.

   

5. Vælg Rediger i rækken for den mail, du vil redigere. Du kan redigere:

   • Afsendernavn

   • Mailemne

   • Banner- og logobilleder

   • Brødteksten i mailen

     

6. Foretag ændringer i indholdet af mailen. Gør derefter følgende:

   • Vælg Forhåndsvisning af mail for at se, hvordan mailen ser ud for modtagerne.
   • Vælg Fortsæt redigering for at foretage flere ændringer,
   • Vælg Annuller for at kassere dine ændringer.

7. Markér Gem.

Ændre sendetidspunkt for påmindelse via mail

Som standard sendes påmindelsesmails til registranterne en time før begivenheden starter. I begivenheder med op til 3.000 deltagere kan du redigere sendetidspunktet for at give deltagerne besked hurtigere. 

Sådan ændrer du afsendelsestidspunktet for påmindelsen via mail:

1. Vælg i Teams.

2. Vælg det webinar, du vil redigere mails for.

3. Vælg Vis begivenhed>Administrer begivenhed .

4. Vælg Mails.

5. I mailrækken Påmindelse skal du vælge 1t før begivenheden starter.

   

6. Angiv, hvor mange timer eller dage før begivenheden, påmindelsesmailen skal sendes. Markér Gem.

Påmindelser via webinarmail skal sendes mindst en time før begivenheden starter.

Deaktiver webinarmails

Webinarmails aktiveres automatisk, når du opretter et webinar. Du kan deaktivere dem når som helst, før du publicerer begivenhedswebstedet. 

Sådan slår du webinarmails fra, mens du planlægger et webinar:

1. Gå til Konfigurationsdetaljer> i planlægningsformularen.
2. Under Begivenhedsadgang skal du slå Aktivér deltagermails fra.

Sådan deaktiverer du webinarmails for et planlagt webinar:

1. Vælg i Teams.
2. Vælg det webinar, du vil redigere mails for.
3. Vælg Vis begivenhed>Administrer begivenhed .
4. I Adgang tilbegivenheder i detaljer > skal du slå til/fra-knappen Aktivér deltageres mails fra.

Administrer mails via integrationer

Konfigurer og administrer webinarmails ved at integrere marketingautomatiseringsværktøjer, der ikke er fra Microsoft, i Teams. Implementer webinarintegrationer, før du publicerer begivenhedswebstedet.

Sådan begynder du at bruge webinarintegrationer:

1. Vælg i Teams.
2. Vælg det webinar, du vil redigere mails for.
3. Vælg Vis begivenhed>Administrer begivenhed .
4. I planlægningsformularen skal du vælge Forbind apps.
5. Vælg det marketingautomatiseringsværktøj, du vil bruge til dit webinar. Dette fører dig til dokumentationen, hvor du kan finde instruktioner til opsætning af de nødvendige integrationer.

Næste trin?

Administrer, hvad deltagerne kan se i Microsoft Teams.

Rediger webinardetaljerne i Microsoft Teams.