لا يتم عقد الاجتماعات والأحداث الافتراضية الرائعة فحسب - بل تتطلب التخطيط والتحضير المسبق لتقديم أفضل تجربة ممكنة. من فحص المعدات إلى ممارسة الانتقالات، يمكن أن يؤدي القليل من الإعداد إلى منع حدوث مشكلات فنية والحفاظ على سير الحدث بسلاسة.
فيما يلي بعض من أفضل التلميحات الخاصة بنا لتخطيط وعقد اجتماعات عالية الجودة واجتماعات مفتوحة وندوات عبر الإنترنت في Microsoft Teams.
بدء الاستخدام
قم بتنزيل Microsoft Teams لسطح المكتب للحصول على تجارب الاجتماعات والأحداث الأكثر موثوقية. استمتع بالوصول الكامل إلى الميزات والأداء الأمثل. قم بتحديث Teams للحصول على أحدث ميزات الأمان وإصلاحات الأخطاء.
تخطيط إنتاج الحدث
قبل بدء الحدث، حدد الأدوار والمسؤوليات، وتدرب على العروض التقديمية، وقم بإعداد الاتصالات الضرورية لاستخدامها أثناء الحدث. لإجراء إعداد سلس، اتبع الممارسات أدناه.
- وجود أكثر من شخص واحد دائما في مجموعة الأحداث. تعيين الأدوار والمسؤوليات - تحدث من خلال الأشخاص المسؤولين عن كل خطوة من خطوات العملية، من المنتجين والمقدمين إلى مشرفي الأسئلة&ج.
- خطط لاتصال مجموعة الحدث الخاص بك. يعد الاتصال في الوقت الحقيقي أمرا بالغ الأهمية للاجتماعات والأحداث الكبيرة. تعد الدردشة الجماعية للحدث (المتوفرة للمنظم والمنتجين والمقدمين) طريقة رائعة للبقاء على اتصال.
- ممارسة. قم بتشغيل الحدث للتحقق من العروض التقديمية والتدريب على الانتقالات واختبار إعدادات الصوتوالفيديو . شاهد تجربة الحضور مباشرة لضمان تجربة رائعة لجمهورك.
تلميح
بالنسبة إلى الأحداث المختلطة:
- إجراء استطلاع الموقع مقدما. تحقق من صحة البنية التحتية للمستوى من الفيروسات وتكامل Teams والتخطيط الفعلي للغرفة.
- قم باختبار والتحقق من أن جميع المعدات داخل الغرفة تعمل (وحدة تحكم MTR ، والميكروفونات ، والكاميرات ، ومكبرات الصوت ، وشاشات العرض ، ولوحات التحكم).
- قم بتوثيق تدفق إشارة الغرفة (الصوت والفيديو والشبكة) وتحديد أي قيود أو مراوغات.
- تحديث البرامج الثابتة والبرامج على جميع الأجهزة المعتمدة من Teams وضمان التوافق مع أحدث إصدار من Teams.
- تأكد من توفر اتصال Ethernet سلكي لجميع الأجهزة المستخدمة في الإنتاج (كمبيوتر Teams وجهاز vMix وغيرها).
إعداد الصوت والفيديو والمحتوى المشترك
يعد استخدام معدات الصوت والفيديو عالية الجودة أمرا بالغ الأهمية خلال الاجتماعات والأحداث الكبيرة. قم بإعداد ميكروفونات وكاميرات ويب عالية الجودة أو الاجتماع من غرفة Teams للتجارب المختلطة. ستساعدك هذه التلميحات على التواصل بوضوح مع الجمهور والمقدمين أثناء الحدث.
الصوت
- لا تغفل جودة الصوت ، فهو الجزء الأكثر أهمية في حدث رائع. بعض الأشخاص قد يستمعون فقط باستخدام المستعرض في الخلفية.
- استخدم ميكروفونات عالية الجودة. تعتبر الميكروفونات القابلة للارتداء مثالية لمقدمي العروض الأقل خبرة. تتطلب الميكروفونات المحمولة ممارسة وتقنية لتجنب التعامل مع الضوضاء.
- بالنسبة إلى مقدمي العرض الذين يستخدمون جهاز كمبيوتر أو أي جهاز آخر، استخدم سماعة رأس معتمدة من Teams.
- بالنسبة للعروض التقديمية داخل الغرفة، اختبر صوت الغرفة مسبقا لمنع انتقال الضوضاء أو ردود الفعل عبر الإنترنت.
- أضف الصوت إلى الحدث باستخدام أي جهاز التقاط صوت متوافق مع الصوت المتوازن (موصلات XLR) أو مقابس بنمط سماعة الرأس مقاس 1/8 بوصة ويتيح لك التوصيل بالكمبيوتر الذي يقوم بتشغيل Teams عبر USB.
- بدلا من ذلك، استخدم نظام AV متطورا وقم بتوصيل إخراج HDMI أو SDI لهذا النظام في Teams باستخدام جهاز التقاط فيديو أساسي مثل صندوق HDMI-USB.
تلميح
بالنسبة إلى الأحداث المختلطة:
- اختبر إعدادات الصوت في الغرفة وعبر الإنترنت بشكل منفصل قبل بدء البث المباشر.
- استخدم ميكروفونات مستقلة للجماهير الشخصية والظاهرية ولكن تأكد من اتصال مصدر صوت واحد سائد فقط بالنظام الأساسي للاجتماع.
- إذا انضم عدة أشخاص يستخدمون أجهزة داخل الغرفة، فاطلب منهم قطع اتصال صوت أجهزة الكمبيوتر لمنع صدى الصوت أو الملاحظات.
- إحضار ميكروفونات إضافية (على سبيل المثال، أجهزة محمولة باليد، lavaliers) لأعضاء اللجنة أو للتجوال في Q&A.
فيديو
- قم بإضاءة الهدف جيدا، ولا يمكنك الحصول على الكثير من الضوء لمعظم الكاميرات. يمكن أن تكون الإضاءة هي الفرق بين أن ينظر إلى الإنتاج على أنه محترف أو هواة.
- استخدم ثلاثة أضواء لإضاءة هدفك: ضوء رئيسي، وضوء تعبئة، وضوء خلفي لتوفير عمق جيد.
- يمكن أيضا استخدام أجهزة التقاط HDMI لدفق إخراج جهاز كمبيوتر (كمبيوتر شخصي أو Mac) إلى Teams، وهي مثالية لعرض مقاطع فيديو عالية الجودة أو عروض توضيحية للبرامج أو رسومات متحركة كما لو كانت موجز كاميرا.
- لا تقم بتوصيل إدخال HDMI مباشرة باجتماع Teams، لأن Teams لا يدعم مصادر HDMI في الأصل. بدلا من ذلك، استخدم جهاز التقاط HDMI لإحضار فيديو HDMI إلى الكمبيوتر، حيث يمكن أن يظهر ككاميرا ظاهرية في Teams. على سبيل المثال، يتيح لك هذا الإعداد توصيل كاميرا prosumer ببصريات فائقة والتكبير عبر HDMI، مما يحسن جودة الفيديو لاجتماعك.
مشاركة المحتوى من شاشتك
تعد مشاركة الشاشة أثناء الحدث طريقة رائعة لتوضيح المنتجات ومهام سير العمل أو لإرشاد الجمهور خلال الموارد المهمة.
ستساعدك هذه التلميحات على تقديم المحتوى بفعالية أثناء إنتاج الحدث.
إذا كنت المنتج الوحيد للأحداث، نوصي باستخدام جهازي عرض. يسمح لك هذا بمشاركة المحتوى من جهاز العرض الثاني أثناء إنتاج الحدث من جهاز العرض الأول.
مشاركة الصوت من جهازك عند تقديم الوسائط.
لمزيد من الإرشادات حول التقديم في الاجتماعات الكبيرة، راجع تلميحات حول التقديم في الاجتماعات والأحداث الكبيرة في Microsoft Teams.
تدفق الإنتاج ويوم الحدث
- في يوم الحدث، نوصي بأن تنضم مجموعة الأحداث قبل 15 دقيقة على الأقل من بدء الحدث.
- استخدم الغرفة الخضراء للتحضير مع المنظمين والمقدمين الآخرين قبل بدء الحدث. تحقق من جميع الميكروفونات والكاميرات والموجزات.
- اترك كل الصوت في وضع كتم الصوت حتى تصبح جاهزا لبدء العرض المباشر في بداية الحدث.
- قم بتعيين شخص لمشاهدة كل من الموجزات في الغرفة والداخلية الظاهرية للمشاكل.
التخطيط للمشاكل التقنية
يمكن أن تحدث مشكلات تقنية، حتى مع أفضل إعداد. تضمن خطة النسخ الاحتياطي القوية استمرار تشغيل الحدث بسلاسة في حالة حدوث مشكلة.
لديك دائما منتج ثان يمكنه تولي المسؤولية إذا انسحب المنتج الرئيسي أو واجه مشكلات فنية.
احتفظ بجهاز كمبيوتر محمول احتياطي تم فيه تحميل جميع الشرائح والوسائط واختبارها مسبقا. جهز أجهزة ميكروفونات وكاميرات ويب وكبلات إضافية جاهزة في حالة حدوث عطل في الأجهزة.
استخدم اتصالا ثانويا بالإنترنت، مثل نقطة اتصال الهواتف الجوالة، في حالة تعطل الاتصال الرئيسي. اختبر اتصال النسخ الاحتياطي قبل بدء الحدث.
قم بتسجيل العروض التقديمية المهمة مسبقا حتى تتمكن من التبديل بسرعة إلى الفيديو المسجل في حالة فقد الاتصال.
سيرسل Microsoft Teams ارتباط الانضمام عند إنشاء الحدث. بدلا من مشاركة ارتباط التقويم المباشر، أنشئ عنوان URL مخصصا مثل Bit.ly لمشاركته مع الحضور.
- إذا كانت هناك مشكلة فنية أو خطأ منتج يتطلب إنشاء بث جديد، فقم بتحديث عنوان URL المخصص بسرعة للإشارة إلى الحدث الجديد دون الحاجة إلى إعادة الاتصال بالحضور.
هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟
توفر خدمات الأحداث من Microsoft Teams مزيدا من الدعم عند التخطيط للاجتماعات والأحداث الكبيرة أو إدارتها. لمعرفة المزيد، راجع اعتماد Microsoft.
المواضيع ذات الصلة
أفضل الممارسات للاجتماعات والأحداث الكبيرة في Microsoft Teams