出色的虚拟会议和活动不仅仅发生，还需要事先计划和准备，以提供最佳体验。 从检查设备到练习过渡，一些准备工作可以防止技术问题并保持您的活动顺利进行。
以下是有关在 Microsoft Teams 中规划和举办高质量会议、全体大会和网络研讨会的一些最佳提示。
开始使用
下载 Microsoft Teams 桌面版，以获得最可靠的会议和活动体验。 享受完整的功能访问和卓越的性能。 更新 Teams 以获取最新的安全功能和 bug 修复。
规划事件制作
在活动开始之前，确定角色和职责，排练演示文稿，并设置必要的通信以供活动期间使用。 为顺利进行设置，请遵循以下做法。
- 事件组中始终包含多个人员。 分配角色和职责 - 讨论谁负责操作的每个步骤，从制作者、演示者到 Q&A 主持人
- 规划活动组通信。 实时通信对于大型会议和活动至关重要。 组织者、制作者和演示者都可以使用 活动群聊 () 是保持联系的好方法。
- 练习。 贯穿整个活动以检查演示文稿、练习过渡以及测试音频和视频设置。 现场观看与会者体验， 确保为观众提供绝佳体验。
提示
对于混合事件：
- 提前进行现场勘察。 验证会议室的 AV 基础结构、Teams 集成和物理布局。
- 测试并验证所有室内设备是否 (MTR 控制台、麦克风、摄像机、扬声器、显示器、控制面板) 工作。
- 记录房间 (音频、视频、网络) 的信号流，并识别任何限制或怪癖。
- 更新所有经 Teams 认证的硬件上的固件和软件，并确保与最新版本的 Teams 兼容。
- 确保生产中使用的所有设备均有可用的有线以太网连接， (Teams 电脑、vMix 计算机等 ) 。
设置音频、视频和共享内容
在大型会议和活动期间，使用高质量的音频和视频设备至关重要。 设置高质量的麦克风和摄像头，或在 Teams 会议室开会，享受混合体验。 这些提示将帮助您在活动期间与观众和演示者进行清晰的沟通。
音频
- 不要忽视音频质量，这是一场盛大的活动中最重要的部分。 有些人可能只是在后台使用浏览器收听。
- 使用高质量的麦克风。 可穿戴麦克风非常适合经验不足的演示者;手持式麦克风需要练习和技术来避免处理噪音。
- 对于使用计算机或其他设备的演示者，请使用 Teams 认证的耳机。
- 对于室内演示，请提前测试房间音频，以防止噪音或反馈在线传输。
- 使用与平衡音频兼容的任何音频捕获设备将音频添加到事件 (XLR 连接器) 或耳机式 1/8 英寸插头，你可以通过 USB 插入运行 Teams 的计算机。
- 或者，使用高端 AV 系统，并使用基本视频捕获设备（如 HDMI-USB 盒）将该系统的 HDMI 或 SDI 输出连接到 Teams。
提示
对于混合事件：
- 在上线前分别测试室内和在线音频设置。
- 为现场和虚拟观众使用独立麦克风，但要确保只有一个主要音频源连接到会议平台。
- 如果多人使用会议室内设备加入，请让他们断开计算机的音频，以防止回声或反馈。
- 带上额外的麦克风 (例如手持麦克风、小组成员的领夹式) 或漫游 Q&A。
视频
- 很好地照亮拍摄对象 - 对于大多数相机来说，光线不能太多。 灯光可能是作品被视为专业还是业余的区别。
- 使用三种灯照亮拍摄对象：主光灯、补光灯和背光，以提供良好的深度。
- HDMI 捕获设备还可用于将计算机 (电脑或 Mac) 的输出流式传输到 Teams，非常适合显示高质量视频、软件演示或动态图形，就好像它们是相机源一样。
- 不要将 HDMI 输入直接连接到 Teams 会议，因为 Teams 本身不支持 HDMI 源。 请改为使用 HDMI 捕获设备将 HDMI 视频导入计算机，使其可以在 Teams 中显示为虚拟摄像头。 例如，此设置允许您连接具有卓越光学元件的专业消费者相机并通过 HDMI 进行变焦，从而提高会议的视频质量。
共享屏幕中的内容
活动期间的屏幕共享是演示产品和工作流程或引导观众了解重要资源的好方法。
这些技巧将帮助您在制作活动时有效地呈现内容。
如果你是唯一的事件制作者，建议使用两个监视器。 这允许您在从第一个监视器生成事件的同时共享来自第二个监视器的内容。
演示媒体时共享设备中的音频。
有关在大型会议中演示的更多指导，请参阅 在 Microsoft Teams 中进行大型会议和活动演示的提示。
制作流程和活动日期
- 活动当天，我们建议活动组至少在活动开始前 15 分钟加入。
- 活动开始前，利用休息室与其他组织者和演示者一起做好准备。 检查所有麦克风、摄像头和源。
- 将所有音频静音，直到您准备好在活动开始时开始现场演示。
- 指派某人监视会议室内和虚拟源的问题。
计划技术问题
即使做好了最好的准备，技术问题也可能会发生。 可靠的备份计划可确保您的活动在出现问题时保持平稳进行。
如果主要制片人退出或面临技术问题，请始终有第二名制片人接手。
保留一台备用笔记本电脑，预装并测试所有幻灯片和媒体。 准备好额外的麦克风、摄像头和电缆，以防硬件故障。
如果主连接关闭，请使用辅助 Internet 连接，例如移动热点。 在事件开始之前测试备份连接。
预先录制关键演示文稿，以便在演示者失去连接时快速切换到录制的视频。
Microsoft Teams 将在创建事件时发送一个加入链接。 不要共享直接日历链接，而是创建一个自定义 URL（例如 Bit.ly）以与与会者共享。
- 如果由于技术问题或制作者错误而需要创建新的广播，请快速更新自定义 URL 以指向新事件，而无需重新联系与会者。
需要更多帮助？
Microsoft Teams 活动服务可以为计划或运行大型会议和活动提供更多支持。 若要了解详细信息，请参阅 Microsoft 采用。