Erstellen eines Ereignisses in der Microsoft Teams-Ereignis-App

Verwenden Sie die Ereignis-App in Microsoft Teams, um Ereignisse wie Webinare, Versammlungen oder große Besprechungen über eine einzige Oberfläche zu erstellen, anzupassen und zu verwalten. Ereignisse, die sowohl in der Ereignis-App als auch im Teams-Kalender organisiert sind, werden in der Ereignis-App angezeigt, wo sie verwaltet werden können.

Inhalt dieses Artikels

Erstellen eines Ereignisses

Ereignis veröffentlichen

Externe Referent*innen hinzufügen

Doppeltes Ereignis

Verwalten von Ereignisentwürfen

Ereignis abbrechen

Erstellen eines Ereignisses

Planen Sie ein Ereignis in der Ereignis-App von Grund auf neu, um die Erfahrung genau auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Von der Ereigniskapazität bis hin zu den Teilnehmerfunktionen kann jedes Element Ihrer Veranstaltung angepasst werden.

Um eine bessere Struktur bei der Planung zu erhalten, wählen Sie eine Vorlage aus, die die Art der Veranstaltung, die Sie ausrichten möchten, am besten repräsentiert. Sie können die Vorlageneinstellungen während der Planung jederzeit ändern.

So erstellen Sie ein neues Ereignis in der Events-App:

1. Wählen Sie auf der linken Seite von Teams das " aus.

   • Wenn Ereignisse nicht an Ihre App-Leiste angeheftet sind, wählen Sie " Weitere Apps auf der linken Seite von Teams. Suchen Sie dann nach "Ereignisse", und wählen Sie sie aus.

2. Wählen Sie Ereignis aus.

3. Wählen Sie "Ereignis von Grund auf neu erstellen", oder eine Ereignisvorlage aus.

Ausfüllen von Ereignisdetails

Unabhängig davon, ob Sie eine Veranstaltung von Grund auf neu erstellen oder eine bereits vorhandene Vorlage verwenden, passen Sie Details und Einstellungen an, um die Veranstaltung an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

So passen Sie Ereignisdetails und -einstellungen an:

1. In Ereignisdetails hinzufügen:

   • Geben Sie einen Namen für Ihr Ereignis ein.

   • Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, um die Teilnehmer über Ihr Ereignis zu informieren.

   • Geben Sie Start- und Enddatum und -uhrzeit an.

2. Fügen Sie unter Wo findet dieses Ereignis statt?, falls zutreffend, einen Ort hinzu.

   • Wenn Sie einen Teams-Raum hinzufügen, wählen Sie die Optionen für Teams-Räume aus, um anzugeben, für wen der Raum bestimmt ist.

   • Im Dropdownmenü "Raum einrichten für ":

     • Wählen Sie "Präsentieren" aus, wenn der Raum für Personen vorgesehen ist, die während der Veranstaltung sprechen oder präsentieren. Wenn dieser Raum beitritt, hat er die Möglichkeit, als Referent oder Teilnehmer teilzunehmen.

     • Wählen Sie Teilnehmeranzeige aus, wenn der Raum für Ereignisteilnehmer ist. Wenn dieser Raum beitritt, hat er nicht die Möglichkeit, als Referent beizutreten.

   • Weitere Informationen finden Sie unter Hosten oder Teilnehmen an einem Ereignis in einem Microsoft Teams-Raum.

3. In Wer plant dieses Ereignis:

   • Legen Sie im Dropdownmenü "Einladungen von diesem Postfach senden " das Postfach fest, von dem Einladungen gesendet werden. Senden Sie E-Mails von sich selbst, einer Stellvertretung, einem Ereignispostfach oder einem freigegebenen Postfach. Jeder, der Zugriff auf das angegebene Postfach hat, kann das Ereignis bearbeiten.

   • Fügen Sie optional Mitorganisator*innen und Referent*innen hinzu. Sie erhalten Einladungen, wenn Sie das Ereignis speichern.

4. In Wer kann teilnehmen:

   • Geben Sie an, wer Zugriff auf das Ereignis haben soll.

   • Personen und Gruppen einladen.

   • Aktivieren Sie bei Bedarf die Registrierung.

5. In der Einrichtungsoberfläche und den Optionen:

   • Legen Sie Ihre Veranstaltungskapazität fest. Aktivieren Sie die Umschaltfläche "Für großes Publikum optimieren ", um Einstellungen anzuwenden, die für größere Ereignisse am besten geeignet sind. Sobald Ihr Ereignis gespeichert wurde, kann diese Einstellung nicht mehr geändert werden.

   • Wählen Sie Teilnehmerteilnahmefunktionen aus, um sie zu aktivieren oder zu deaktivieren und eine Vorschau anzuzeigen, wie sie während des Ereignisses angezeigt werden.

   • Aktivieren oder deaktivieren Sie "Verwalten, was Teilnehmer sehen ", um mehr Kontrolle darüber zu erhalten, wie Inhalte und Personen während des Ereignisses angezeigt werden.

   • Aktivieren Sie die Umschaltfläche "Grünen Raum aktivieren ", um sich selbst und anderen Organisatoren und Referenten einen Ort zu geben, an dem sie die Audio-, Video- und Bildschirmeinrichtung überprüfen können, bevor die Veranstaltung beginnt.

   • Wählen Sie Alle Optionen aus, um weitere Besprechungsoptionen anzuzeigen.

   Hinweis

   Einige Features sind je nach Ereignisgröße und Lizenzierung möglicherweise nicht verfügbar. Weitere Informationen zum Skalieren von Ereignisfeatures finden Sie unter Microsoft Teams-Ereignisfeatures im großen Maßstab.

6. Wählen Sie Speichern und Speichern fortsetzen

Ihre Änderungen werden gespeichert. Referenten und Organisatoren erhalten Einladungen, wenn Sie die Veranstaltung speichern, und haben Zugriff, um Änderungen vorzunehmen. Die Teilnehmer erhalten keine Einladungen und können das Ereignis erst anzeigen, wenn Sie es veröffentlichen.

Postfach für Ereignis-E-Mails festlegen

Beim Erstellen eines Ereignisses können Sie auswählen, welches Postfach Einladungen und Ereignis-E-Mails senden soll. Sobald Ihr Ereignis als Entwurf gespeichert wurde, kann die Postfachauswahl nicht mehr geändert werden.

Es gibt mehrere Postfachoptionen:

• Ereignispostfach: Für das Ereignis wird ein dediziertes Postfach erstellt. E-Mails werden von dieser ereignisspezifischen Identität gesendet, und die Mitorganisator*innen haben die vollen Möglichkeiten zur Planung und Bearbeitung.

• Ihr Postfach: E-Mails werden von Ihrem persönlichen Postfach gesendet, und Mitorganisator*innen haben eingeschränkte Möglichkeiten.

• Stellvertretungspostfach: E-Mails werden von einer Stellvertretung im Auftrag einer anderen Person gesendet. Andere Stellvertretungen für diese Person können das Ereignis ebenfalls bearbeiten.

• Freigegebenes Postfach: E-Mails werden von einem freigegebenen Organisationspostfach gesendet, das vom Administrator Ihrer Organisation erstellt und verwaltet wird. Jeder, der Zugriff auf dieses Postfach hat, kann das Ereignis bearbeiten.

Mitorganisatoren haben nur bei Verwendung eines Ereignispostfachs volle Parität. Bei anderen Optionen können Mitorganisator*innen möglicherweise keine Planungsdetails bearbeiten oder andere Ereigniselemente verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Microsoft Teams-Ereignissen in freigegebenen Postfächern und Stellvertretungsszenarien.

Wenn ein freigegebenes Postfach mit dem klassischen Outlook eingerichtet wurde, wird es nicht als Option im Dropdownmenü "Einladungen von diesem Postfach senden " angezeigt. So lösen Sie dieses Problem:

1. Aktivieren Sie die Verbesserungen für freigegebene Kalender in Outlook.
2. Starten Sie Outlook erneut.
3. Fügen Sie in Outlook den fehlenden Kalender erneut hinzu.
4. Schließen Sie die Teams-Events-App, und öffnen Sie sie erneut.

Bestehende Besprechungen sind davon nicht betroffen, und es gehen keine Daten verloren. Wenn das freigegebene Postfach immer noch nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator.

Externe Referent*innen hinzufügen

Fügen Sie Ihrer Veranstaltung ganz einfach bis zu 20 externe Referenten hinzu. Externe Referent*innen sind Referent*innen, die anonym sind, nicht Ihrer Organisation angehören oder Teams nicht verwenden.

Wenn Sie externe Referent*innen hinzufügen, erhält die jeweilige Person einen eindeutigen Teilnahmelink, der es ihr ermöglicht, an dem Ereignis teilzunehmen, ohne im Wartebereich warten zu müssen. Anonyme Referent*innen müssen sich nicht mit einem Microsoft-Konto anmelden. Sie können über den Link beitreten und vor der Teilnahme ihren Namen eingeben.

So fügen Sie externe Referent*innen hinzu:

1. Wählen Sie auf der linken Seite von Teams das " aus.

2. Wählen Sie Verwalten aus.

3. Wählen Sie ein Ereignis aus.

4. Wählen Sie Details bearbeiten aus.

5. Wählen Sie "Wer plant die Veranstaltung?" aus.

6. Geben Sie unter Referenten die E-Mail-Adressen der externen Referenten ein, die Sie hinzufügen möchten.

7. Wählen Sie Speichern und senden .

Um Referentendetails zu bearbeiten, z. B. ihren Namen, ihre Biografie und wie sie auf der Ereignisseite angezeigt werden, öffnen Sie die Ereignisdetails, und wählen Sie das Symbol "Referenten verwalten aus.

Sie können beim Erstellen der Veranstaltung auch externe Referenten hinzufügen.

Erneutes Generieren oder Kopieren des Teilnahmelinks für externe Referent*innen

So generieren oder kopieren Sie den Link, mit dem externe Referent*innen dem Ereignis beitreten können:

1. Wählen Sie auf der linken Seite von Teams das " aus.

2. Wählen Sie Verwalten aus.

3. Wählen Sie ein Ereignis aus.

4. Wählen Sie People & E-Mail-Referenten> aus.

5. Wählen Sie neben dem Referenten, für den Sie einen neuen Link erstellen möchten, "Teilnahmelink anzeigen" aus.

6. Wählen Sie aus, um den Link in die Zwischenablage zu kopieren, oder laden", um einen neuen Link zu generieren.

Verwalten von Ereignisentwürfen

Bis eine Veranstaltung veröffentlicht wird, bleibt sie ein Entwurf, auf den Organisatoren und Mitorganisatoren zugreifen und mehrfach bearbeiten können, ohne Einladungen an die Teilnehmer zu senden.

So greifen Sie auf einen Ereignisentwurf zu:

1. Wählen Sie auf der linken Seite von Teams das " aus.

2. Wählen Sie Verwalten aus.

3. Wählen Sie unter "Entwürfe" den Entwurf aus, den Sie öffnen möchten.

4. Wählen Sie das "Details bearbeiten" aus, um Änderungen an den Ereignisdetails vorzunehmen. Wählen Sie dann .

Veröffentlichen eines Ereignisses

Nachdem Sie die Ereignisdetails abgeschlossen haben und bereit sind, Teilnehmer einzuladen, veröffentlichen Sie Ihr Ereignis. Wenn Sie ein Ereignis veröffentlichen, werden die Einladungen automatisch an die Teilnehmer gesendet. Sie können die Ereignisdetails anzeigen, sich registrieren und an der Veranstaltung teilnehmen.

Sie können auch nach der Veröffentlichung eines Ereignisses Teilnehmer einladen und einige Ereigniseinstellungen ändern. Sie können die Zugriffsebene nicht ändern oder die Registrierung nicht mehr aktivieren oder deaktivieren, nachdem das Ereignis veröffentlicht wurde.

So veröffentlichen Sie ein Ereignis:

1. Wählen Sie auf der linken Seite von Teams das " aus.

2. Wählen Sie Verwalten aus.

3. Suchen Sie unter "Entwürfe" das Ereignis, das Sie veröffentlichen möchten.

4. Wählen Sie das Symbol "Details bearbeiten" , um die Ereignisdetails zu vervollständigen.

5. Wählen Sie bei Bedarf " oder das " aus, um zum Hauptentwurf zurückzukehren.

6. Aktivieren Sie die Umschaltfläche Vorschau , um in einer Vorschau anzuzeigen, wie die Ereigniswebsite für Teilnehmer aussehen wird.

7. Wählen Sie Ereignis veröffentlichen aus.

Nachdem Ihre Veranstaltung veröffentlicht wurde, können Sie Ihre Veranstaltung bekannt machen.

Duplizieren eines Ereignisses

Erstellen Sie ein Ereignis mit den gleichen Anpassungen neu, indem Sie es duplizieren. Wenn Sie ein Ereignis duplizieren, werden die Ereignisdetails, hinzugefügten Personen und Gruppen sowie die Einstellungen in ein neues Ereignis kopiert. Anschließend können Sie den Namen, das Datum, die Uhrzeit und weitere Details nach Bedarf aktualisieren.

So duplizieren Sie ein Ereignis:

1. Wählen Sie auf der linken Seite von Teams das " aus.

2. Wählen Sie Verwalten aus.

3. Suchen Sie das Ereignis, das Sie duplizieren möchten, und wählen Sie Weitere Optionen>" .

Als Vorlage speichern

Speichern Sie ein Ereignis als Vorlage, um es zukünftig für ähnliche Ereignisse wiederzuverwenden, ohne es jedes Mal neu erstellen zu müssen. Vorlagen übernehmen alle Ihre Ereigniseinstellungen mit Ausnahme von Datum und Uhrzeit, die Sie erneut verwenden müssen.

So speichern Sie ein Ereignis als Vorlage:

1. Wählen Sie auf der linken Seite von Teams das " aus.

2. Wählen Sie Verwalten aus.

3. Wählen Sie das Ereignis aus, das Sie wiederverwenden möchten.

4. Weitere Optionen auswählen > Symbol"Als Vorlage.

5. Fügen Sie einen Vorlagennamen und eine Beschreibung hinzu, damit Sie sie später identifizieren können.

6. Wählen Sie Vorlage speichern aus.

Die Vorlage ist verfügbar, wenn Sie eine neue Veranstaltung unter Ihre gespeicherten Vorlagen erstellen. Bearbeiten, planen oder löschen Sie Vorlagen von hier aus.

Absagen eines Ereignisses

So stornieren Sie ein in der Ereignis-App erstelltes Ereignis:

1. Wählen Sie auf der linken Seite von Teams das " aus.

2. Wählen Sie Verwalten aus.

3. Wählen Sie das Ereignis aus, das Sie absagen möchten.

4. Weitere Aktionen auswählen >

   .

5. Wählen Sie Ereignis abbrechen aus.

Informationen zum Abbrechen von Ereignissen, die außerhalb der Ereignis-App erstellt wurden, finden Sie unter Absagen eines Webinars oder Abbrechen einer Versammlung.

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