Großartige virtuelle Meetings und Ereignisse finden nicht einfach so statt, sondern erfordern im Voraus Planung und Vorbereitung, um das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Von der Überprüfung der Ausrüstung bis zum Üben von Übergängen kann ein wenig Vorbereitung technische Probleme verhindern und für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Veranstaltung sorgen.
Hier sind einige unserer besten Tipps für die Planung und Durchführung hochwertiger Besprechungen, Versammlungen und Webinare in Microsoft Teams.
Erste Schritte
Laden Sie Microsoft Teams für Desktop herunter, um die zuverlässigsten Besprechungs- und Ereigniserfahrungen zu machen. Profitieren Sie von vollem Funktionszugriff und überlegener Leistung. Aktualisieren Sie Teams, um die neuesten Sicherheitsfeatures und Fehlerbehebungen zu erhalten.
Planen der Ereignisproduktion
Legen Sie vor Beginn einer Veranstaltung Rollen und Verantwortlichkeiten fest, proben Sie Präsentationen, und richten Sie die erforderlichen Mitteilungen für die Verwendung während der Veranstaltung ein. Befolgen Sie für eine reibungslose Einrichtung die folgenden Vorgehensweisen.
- Es muss immer mehr als eine Person in der Ereignisgruppe sein. Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zu – besprechen Sie, wer für die einzelnen Schritte des Vorgangs verantwortlich ist, von Produzenten und Referenten bis hin zu F&A-Moderatoren
- Planen Sie Ihre Ereignisgruppenkommunikation. Kommunikation in Echtzeit ist entscheidend für große Besprechungen und Veranstaltungen. Der Ereignisgruppenchat (verfügbar für den Organisator, Produzenten und Referenten) ist eine großartige Möglichkeit, um in Kontakt zu bleiben.
- Übung. Führen Sie die Veranstaltung durch, um Präsentationen zu überprüfen, Übergänge zu üben und Audio - undVideoeinstellungen zu testen. Sehen Sie sich das Teilnehmererlebnis live an , um sicherzustellen, dass Ihr Publikum ein großartiges Erlebnis hat.
Tipp
Für hybride Ereignisse:
- Führen Sie im Vorfeld eine Standortbesichtigung durch. Überprüfen Sie die AV-Infrastruktur, die Teams-Integration und das physische Layout des Raums.
- Testen und überprüfen Sie, ob alle Geräte im Raum funktionieren (MTR-Konsole, Mikrofone, Kameras, Lautsprecher, Anzeigen, Bedienfelder).
- Dokumentieren Sie den Signalfluss des Raums (Audio, Video, Netzwerk) und identifizieren Sie Einschränkungen oder Eigenheiten.
- Aktualisieren Sie Firmware und Software auf der gesamten Teams-zertifizierten Hardware, und stellen Sie die Kompatibilität mit der neuesten Version von Teams sicher.
- Stellen Sie sicher, dass für alle in der Produktion verwendeten Geräte (Teams-PC, vMix-Computer usw.) eine kabelgebundene Ethernet-Verbindung verfügbar ist.
Einrichten von Audio, Video und freigegebenen Inhalten
Die Verwendung hochwertiger Audio- und Videogeräte ist bei großen Besprechungen und Veranstaltungen von entscheidender Bedeutung. Richten Sie hochwertige Mikrofone und Webcams ein, oder treffen Sie sich in einem Teams-Raum für hybride Erfahrungen. Diese Tipps helfen Ihnen, während der Veranstaltung klar mit Ihrem Publikum und Ihren Referenten zu kommunizieren.
Audio
- Vernachlässigen Sie nicht die Audioqualität, sie ist der wichtigste Teil einer großartigen Veranstaltung. Einige Leute hören einfach mit dem Browser im Hintergrund zu.
- Verwenden Sie hochwertige Mikrofone. Tragbare Mikrofone sind ideal für weniger erfahrene Moderatoren; Handmikrofone erfordern Übung und Technik, um den Umgang mit Geräuschen zu vermeiden.
- Verwenden Sie für Referenten, die einen Computer oder ein anderes Gerät verwenden, ein Teams-zertifiziertes Headset.
- Testen Sie bei Präsentationen im Raum die Audiofunktion im Voraus im Raum, um zu verhindern, dass Rauschen oder Rückkopplungen online übertragen werden.
- Fügen Sie dem Ereignis Audio hinzu, indem Sie ein beliebiges Audioaufnahmegerät verwenden, das mit symmetrischem Audio (XLR-Anschlüsse) oder 1/8"-Steckern im Kopfhörerstil kompatibel ist und über USB an den Computer angeschlossen werden kann, auf dem Teams ausgeführt wird.
- Alternativ können Sie ein High-End-AV-System verwenden und den HDMI- oder SDI-Ausgang dieses Systems mit einem einfachen Videoaufnahmegerät wie einer HDMI-USB-Box mit Teams verbinden.
Tipp
Für hybride Ereignisse:
- Testen Sie die Audio-Setups im Raum und online separat, bevor Sie live gehen.
- Verwenden Sie unabhängige Mikrofone für persönliche und virtuelle Zielgruppen, stellen Sie jedoch sicher, dass nur eine dominante Audioquelle mit der Besprechungsplattform verbunden ist.
- Wenn mehrere Personen Geräte im Raum verwenden, sollten sie den Ton ihres Computers trennen, um Echo oder Rückkopplungen zu vermeiden.
- Bringen Sie zusätzliche Mikrofone (z. B. Handhelds, Lavaliers) für Diskussionsteilnehmer oder Roaming-Q&A mit.
Video
- Leuchten Sie Ihr Motiv gut aus – für die meisten Kameras können Sie nicht zu viel Licht haben. Die Beleuchtung kann den Unterschied ausmachen, ob eine Produktion als professionell oder amateurhaft wahrgenommen wird.
- Verwenden Sie drei Lichter, um Ihr Motiv zu beleuchten: ein Schlüssellicht, Aufhelllicht und Hintergrundbeleuchtung, um eine gute Tiefe zu erzielen.
- HDMI-Aufnahmegeräte können auch verwendet werden, um die Ausgabe eines Computers (PC oder Mac) in Teams zu streamen – ideal, um hochwertige Videos, Softwaredemos oder Animationsgrafiken so darzustellen, als wären sie ein Kamera-Feed.
- Schließen Sie einen HDMI-Eingang nicht direkt an eine Teams-Besprechung an, da Teams HDMI-Quellen nicht nativ unterstützt. Verwenden Sie stattdessen ein HDMI-Aufnahmegerät, um HDMI-Video auf Ihren Computer zu übertragen, wo es als virtuelle Kamera in Teams angezeigt werden kann. Mit diesem Setup können Sie beispielsweise eine Prosumer-Kamera mit überlegener Optik und Zoom über HDMI anschließen, wodurch die Videoqualität Ihrer Besprechung verbessert wird.
Freigeben von Inhalten auf dem Bildschirm
Die Bildschirmfreigabe während einer Veranstaltung ist eine großartige Möglichkeit, Produkte und Arbeitsabläufe zu demonstrieren oder Ihre Zielgruppe durch wichtige Ressourcen zu führen.
Diese Tipps helfen Ihnen, Inhalte effektiv zu präsentieren und gleichzeitig Ihre Veranstaltung zu produzieren.
Wenn Sie der alleinige Ereignisproduzent sind, empfehlen wir die Verwendung von zwei Monitoren. Auf diese Weise können Sie Inhalte aus dem zweiten Monitor freigeben, während das Ereignis aus dem ersten Monitor erzeugt wird.
Geben Sie Audio von Ihrem Gerät frei, wenn Sie Medien präsentieren.
Weitere Anleitungen zum Präsentieren in großen Besprechungen finden Sie unter Tipps für Präsentationen in großen Besprechungen und Ereignisse in Microsoft Teams.
Produktionsfluss und Ereignistag
- Es wird empfohlen, dass die Ereignisgruppe am Tag des Ereignisses mindestens 15 Minuten vor Beginn des Ereignisses beitritt.
- Nutzen Sie den grünen Raum , um sich mit anderen Organisatoren und Referenten vorzubereiten, bevor die Veranstaltung beginnt. Überprüfen Sie alle Mikrofone, Kameras und Feeds.
- Lassen Sie alle Audiodaten stummgeschaltet, bis Sie bereit sind, mit der Live-Präsentation zu Beginn der Veranstaltung zu beginnen.
- Weisen Sie eine andere Person zu, die sowohl im Raum als auch virtuelle Feeds auf Probleme überwacht.
Planen technischer Probleme
Technische Probleme können auch bei bester Vorbereitung auftreten. Ein solider Backup-Plan stellt sicher, dass Ihre Veranstaltung reibungslos abläuft, falls etwas schief geht.
Haben Sie immer einen zweiten Produzenten, der übernehmen kann, wenn der Primärproduzent ausfällt oder technische Probleme hat.
Halten Sie einen Ersatzlaptop bereit, auf dem alle Folien und Medien vorab eingelegt und getestet sind. Halten Sie zusätzliche Mikrofone, Webcams und Kabel für den Fall eines Hardwarefehlers bereit.
Verwenden Sie eine sekundäre Internetverbindung, z. B. einen mobilen Hotspot, wenn die Hauptverbindung ausfällt. Testen Sie die Sicherungsverbindung, bevor das Ereignis beginnt.
Zeichnen Sie wichtige Präsentationen im Voraus auf, damit Sie schnell zu aufgezeichneten Videos wechseln können, wenn ein Referent die Verbindung verliert.
Microsoft Teams sendet einen Teilnahmelink, wenn das Ereignis erstellt wird. Anstatt den direkten Kalenderlink freizugeben, erstellen Sie eine benutzerdefinierte URL wie Bit.ly, die Sie für Teilnehmer freigeben sollen.
- Wenn ein technisches Problem oder ein Produzentenfehler das Erstellen einer neuen Übertragung erfordert, aktualisieren Sie die benutzerdefinierte URL schnell, damit sie auf das neue Ereignis verweist, ohne die Teilnehmer erneut kontaktieren zu müssen.
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Microsoft Teams Event Services bietet weitere Unterstützung bei der Planung oder Durchführung Ihrer großen Besprechungen und Ereignisse. Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft-Einführung.
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