Webinar-E-Mails in Microsoft Teams verwalten

Benachrichtigen, erinnern und aktualisieren Sie registrierte Teilnehmer über ein bevorstehendes Webinar mit Webinar-E-Mails.

Arten von Webinar-E-Mails

Es gibt verschiedene Arten von Webinar-E-Mails, die Personen über ihren Genehmigungsstatus, Ereignisdetails und mehr informieren und daran erinnern.  

Art der E-Mail	Zweck	Zeitpunkt der Übermittlung
Teilnehmerregistrierung	Benachrichtigt den Empfänger, dass sein Platz für die Veranstaltung reserviert ist.	Sofort
Teilnehmergenehmigung ausstehend	Informiert den Empfänger darüber, dass seine Registrierungsanfrage eingegangen ist.	Sofort
Warteliste für Teilnehmer	Informiert den Empfänger, dass die Veranstaltung ausgebucht ist, er aber zur Warteliste hinzugefügt wurde & benachrichtigt wird, wenn ein Platz frei wird.	Sofort
Ablehnung durch Teilnehmer	Informiert den Empfänger, dass die Veranstaltung ausgelastet ist und seine Registrierungsanforderung nicht akzeptiert werden kann.	Sofort
Stornierung des Teilnehmers	Bestätigt die Stornierung der Registrierung durch einen Teilnehmer.	Sofort
Webinar-Absage	Benachrichtigt den registrierten Teilnehmer, dass die Veranstaltung abgesagt wurde.	Sofort
Webinar Datum Uhrzeit Aktualisierung	Updates den registrierten Teilnehmer über Änderungen des Datums oder der Uhrzeit des Ereignisses.	Sofort
Erinnerung an ein Webinar	Erinnert registrierte Teilnehmer an das bevorstehende Webinar.	1 Stunde vor Veranstaltungsbeginn*
Ereignisaufzeichnung verfügbar	Benachrichtigt den Teilnehmer, dass die Aufzeichnung des Ereignisses veröffentlicht wurde und zur Überprüfung bereit ist. E-Mails zur Aufzeichnung eines Ereignisses werden nicht an externe Referenten gesendet.	Sobald die Aufzeichnung veröffentlicht wird

Das Ändern der Sendezeiten für Erinnerungs-E-Mails ist für Ereignisse, die weniger als eine Stunde vor ihrer Startzeit geplant wurden, nicht verfügbar.

Webinar-E-Mails bearbeiten

Standardmäßig werden Webinar-E-Mails automatisch mithilfe von Vorlagen in Teams entworfen. Bearbeiten Sie sie jedoch bei Ereignissen mit bis zu 3.000 Teilnehmern, bevor sie gesendet werden. 

So bearbeiten Sie Webinar-E-Mails:

1. Wählen Sie in Teams das Symbol " aus.

2. Wählen Sie das Webinar aus, für das Sie E-Mails bearbeiten möchten.

3. Wählen Sie "Ereignis anzeigen>Event verwalten aus.

4. Wählen Sie "E-Mails" aus.

   

5. Wählen Sie in der Zeile der E-Mail, die Sie bearbeiten möchten, Bearbeiten aus. Du kannst Folgendes bearbeiten:

   • Absendername

   • E-Mail-Betreff

   • Banner- und Logobilder

   • Textkörper der E-Mail

     

6. Nehmen Sie Änderungen am Inhalt der E-Mail vor. Ergebnis:

   • Wählen Sie Vorschau der E-Mail aus, um zu sehen, wie die E-Mail für die Empfänger aussehen wird.
   • Wählen Sie "Bearbeitung fortsetzen" aus, um weitere Änderungen vorzunehmen.
   • Wählen Sie "Abbrechen" aus, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

7. Wählen Sie Speichern aus.

Ändern der Sendezeit für Erinnerungs-E-Mails

Standardmäßig werden Erinnerungs-E-Mails eine Stunde vor Beginn des Ereignisses an die registrierten Personen gesendet. Bearbeiten Sie bei Ereignissen mit bis zu 3.000 Teilnehmern die Sendezeit, um die Teilnehmer früher zu benachrichtigen. 

So ändern Sie die Sendezeit der Erinnerungs-E-Mails:

1. Wählen Sie in Teams das Symbol " aus.

2. Wählen Sie das Webinar aus, für das Sie E-Mails bearbeiten möchten.

3. Wählen Sie "Ereignis anzeigen>Event verwalten aus.

4. Wählen Sie "E-Mails" aus.

5. Wählen Sie in der Zeile mit der Erinnerungs-E-Maildie Option 1h vor Ereignisbeginn aus.

   

6. Legen Sie fest, wie viele Stunden oder Tage vor dem Ereignis die Erinnerungs-E-Mail gesendet werden soll. Wählen Sie Speichern aus.

Webinar-E-Mail-Erinnerungen müssen mindestens eine Stunde vor Beginn des Ereignisses gesendet werden.

Webinar-E-Mails deaktivieren

Webinar-E-Mails werden automatisch aktiviert, wenn Sie ein Webinar erstellen. Sie können sie jederzeit deaktivieren, bevor Sie die Ereigniswebsite veröffentlichen. 

So deaktivieren Sie Webinar-E-Mails beim Planen eines Webinars:

1. Wechseln Sie im Planungsformular zu Setupdetails>.
2. Deaktivieren Sie unter "Ereigniszugriff" die Umschaltfläche "Teilnehmer-E-Mails aktivieren ".

So deaktivieren Sie Webinar-E-Mails für ein geplantes Webinar:

1. Wählen Sie in Teams das Symbol " aus.
2. Wählen Sie das Webinar aus, für das Sie E-Mails bearbeiten möchten.
3. Wählen Sie "Ereignis anzeigen>Event verwalten aus.
4. Deaktivieren Sie unter"Detailereigniszugriff>" die Umschaltfläche "Teilnehmer-E-Mails aktivieren".

Verwalten von E-Mails über Integrationen

Richten Sie Webinar-E-Mails ein und verwalten Sie sie, indem Sie Marketing-Automatisierungstools, die nicht von Microsoft stammen, in Teams integrieren. Implementieren Sie Webinarintegrationen vor der Veröffentlichung der Ereigniswebsite.

So beginnen Sie mit der Verwendung von Webinarintegrationen:

1. Wählen Sie in Teams das Symbol " aus.
2. Wählen Sie das Webinar aus, für das Sie E-Mails bearbeiten möchten.
3. Wählen Sie "Ereignis anzeigen>Event verwalten aus.
4. Wählen Sie im Planungsformular die Option Apps verbinden aus.
5. Wählen Sie das Marketing-Automatisierungstool aus, das Sie für Ihr Webinar verwenden möchten. Dadurch gelangen Sie zur Dokumentation, in der Sie Anweisungen zum Einrichten der erforderlichen Integrationen finden.

Wie geht es weiter?

Verwalten, was Teilnehmende in Microsoft Teams sehen.

Ändern von Webinardetails in Microsoft Teams.