Odlična navidezna srečanja in dogodki se ne zgodijo kar do konca – za zagotovitev najboljše izkušnje je treba vnaprej načrtovati in se na njih pripraviti. Od preverjanja opreme do vadbe prehodov – z malo priprav lahko preprečite tehnične težave in zagotovite nemoten potek dogodka.
Tukaj je nekaj naših najboljših nasvetov za načrtovanje in ustvarjanje visokokakovostnih srečanj, sestankov z zaposlenimi in spletnih seminarjev v aplikaciji Microsoft Teams.
Uvod
Prenesite aplikacijo Microsoft Teams za namizje za najbolj zanesljive izkušnje srečanj in dogodkov. Uživajte v polnem dostopu do funkcij in vrhunski zmogljivosti. Posodobite aplikacijo Teams za najnovejše varnostne funkcije in popravke.
Načrtovanje produkcije dogodka
Pred začetkom dogodka določite vloge in odgovornosti, vadite predstavitve in nastavite potrebno komunikacijo, ki jo boste lahko uporabili med dogodkom. Za nemoteno nastavitev upoštevajte spodnje postopke.
- V skupini dogodka je vedno več oseb. Dodelite vloge in odgovornosti – pogovorite se o tem, kdo je odgovoren za posamezen korak operacije, od producentov in predstaviteljev do voditeljev vprašanj&odgovorov
- Načrtujte komunikacijo skupine dogodka. Sprotna komunikacija je ključnega pomena za večja srečanja in dogodke. Skupinski klepet dogodka (na voljo organizatorju, producentom in predstaviteljem) je odličen način za ohranjanje stikov.
- Vaja. Preglejte dogodek in preverite predstavitve, vadite prehode ter preskusite nastavitve zvoka in videa . Oglejte si izkušnjo udeleženca v živo in zagotovite odlično izkušnjo za občinstvo.
Namig
Za hibridne dogodke:
- Vnaprej izvedite anketo o mestu. Preverite veljavnost AV infrastrukture sobe, integracije aplikacije Teams in fizične postavitve.
- Preizkusite in preverite, ali vsa oprema v sobi deluje (MTR konzola, mikrofoni, kamere, zvočniki, zasloni, nadzorne plošče).
- Zabeležite tok signala v prostoru (zvok, video, omrežje) in prepoznajte morebitne omejitve ali pomanjkljivosti.
- Posodobite vdelano programsko opremo in programsko opremo v vsej strojni opremi, potrjeni za aplikacijo Teams, ter zagotovite združljivost z najnovejšo različico aplikacije Teams.
- Zagotovite, da je žična ethernetna povezava na voljo za vse naprave, ki se uporabljajo v proizvodnji (računalnik Teams, računalnik vMix itd.).
Nastavitev zvoka, videa in vsebine v skupni rabi
Uporaba visokokakovostne zvočne in video opreme je ključnega pomena med velikimi srečanji in dogodki. Nastavite visokokakovostne mikrofone in spletne kamere ali se sestanite iz konferenčne sobe Teams za hibridne izkušnje. S temi namigi boste med dogodkom jasno komunicirali z občinstvom in predstavitelji.
Zvok
- Ne spreglejte kakovosti zvoka, saj je to najpomembnejši del odličnega dogodka. Nekateri ljudje lahko le poslušajo z brskalnikom v ozadju.
- Uporabljajte visokokakovostne mikrofone. Nosljivi mikrofoni so idealni za manj izkušene predstavitelje; Ročni mikrofoni zahtevajo prakso in tehniko, da se izognemo ravnanju s hrupom.
- Za predstavitelje, ki uporabljajo računalnik ali drugo napravo, uporabite slušalke, potrjene za aplikacijo Teams.
- Pri predstavitvah v sobi predhodno preskusite zvok v sobi, da preprečite prenos hrupa ali povratnih informacij v spletu.
- Dogodku lahko dodate zvok s katero koli napravo za zajem zvoka, ki je združljiva z uravnoteženim zvokom (priključki XLR) ali 1/8-palčnimi vtiči za slušalke in vam omogoča priklop na računalnik, v katerem se izvaja aplikacija Teams prek vmesnika USB.
- Lahko pa uporabite visokokakovostni AV sistem in povežete izhod HDMI ali SDI tega sistema v aplikacijo Teams z osnovno napravo za zajem videoposnetkov, kot je naprava HDMI-USB.
Namig
Za hibridne dogodke:
- Pred predvajanjem v živo ločeno preizkusite zvočne nastavitve v sobi in spletne nastavitve.
- Uporabite neodvisne mikrofone za osebna in navidezna občinstva, vendar poskrbite, da bo s platformo za srečanje povezan le en prevladujoči zvočni vir.
- Če se bodo naprave v sobi pridružile več oseb, naj prekinejo zvok v računalniku, da preprečijo odmev ali povratne informacije.
- Vzemite s seboj dodatne mikrofone (npr. ročne, lavalierje) za paneliste ali gostujoče Q&A.
Videoposnetek
- Dobro osvetlite objekt – za večino fotoaparatov ne morete imeti preveč svetlobe. Osvetlitev je lahko razlika med produkcijo, ki jo dojemamo kot profesionalno ali amatersko.
- Uporabite tri luči za osvetlitev objekta: ključno lučko, dopolnilno luč in zadnjo svetlobo, da zagotovite dobro globino.
- Z napravami za zajem HDMI lahko tudi pretakate izhod računalnika (PC ali Mac) v aplikacijo Teams, kar je idealno za prikazovanje visokokakovostnih videoposnetkov, predstavitev programske opreme ali grafik v gibanju, kot da bi bile vir s kamere.
- Ne priključujte vhoda HDMI neposredno v sestanek v aplikaciji Teams, saj aplikacija Teams izvorno ne podpira virov HDMI. Namesto tega uporabite napravo za zajemanje HDMI, da video HDMI prenesete v računalnik, kjer je lahko prikazan kot navidezna kamera v aplikaciji Teams. Ta nastavitev vam na primer omogoča, da povežete prosumersko kamero z vrhunsko optiko in povečavo prek HDMI, kar izboljša kakovost videa srečanja.
Skupna raba vsebine z zaslona
Skupna raba zaslona med dogodkom je odličen način za predstavitev izdelkov in potekov dela ali za vodenje občinstva skozi pomembne vire.
S temi namigi boste učinkovito predstavili vsebino med produciranjem dogodka.
Če ste edini nadzornik dogodka, priporočamo uporabo dveh monitorjev. To vam omogoča skupno rabo vsebine z drugega monitorja, medtem ko dogodek proizvaja iz prvega monitorja.
Med predstavitvijo predstavnosti dajte zvok v skupno rabo iz naprave.
Če želite več navodil o predstavitvi na velikih srečanjih, glejte Nasveti za predstavitev na velikih srečanjih in dogodkih v aplikaciji Microsoft Teams.
Potek proizvodnje in dan dogodka
- Na dan dogodka priporočamo, da se skupina pridruži dogodku vsaj 15 minut pred začetkom dogodka.
- Uporabite sprejemnico za pripravo z drugimi organizatorji in predstavitelji pred začetkom dogodka. Preverite vse mikrofone, kamere in vire.
- Zvok naj bo izklopljen, dokler niste pripravljeni na začetek predstavitve v živo na začetku dogodka.
- Dodelite nekomu, ki bo spremljal tako v sobi kot virtualne vire za morebitne in virtualne vire.
Načrtovanje tehničnih težav
Tehnične težave se lahko pojavijo tudi ob najboljši pripravi. Zanesljiv načrt varnostnega kopiranja zagotavlja, da bo vaš dogodek potekal nemoteno, tudi če pride do težav.
Vedno imejte drugega producenta, ki lahko prevzame, če primarni proizvajalec opusti ali se sooči s tehničnimi težavami.
Imejte rezervni prenosnik z vsemi vnaprej naloženimi in preizkušenimi diapozitivi in mediji. Pripravite dodatne mikrofone, spletne kamere in kable za primer, če pride do okvare strojne opreme.
Če se prekine glavna povezava, uporabite sekundarno internetno povezavo, na primer mobilno dostopno točko. Preizkusite varnostno povezavo pred začetkom dogodka.
Predhodno posnemite ključne predstavitve, da lahko hitro preklopite na posneti video, če predstavitelj izgubi povezavo.
Ko bo dogodek ustvarjen, bo aplikacija Microsoft Teams poslala povezavo za pridružitev. Namesto neposredne povezave koledarja v skupno rabo ustvarite URL po meri, kot je Bit.ly za skupno rabo z udeleženci.
- Če tehnična težava ali napaka producenta zahteva ustvarjanje novega oddajanja, hitro posodobite URL po meri, da kaže na nov dogodek, ne da bi morali znova vzpostaviti stik z udeleženci.
Potrebujete dodatno pomoč?
Storitve dogodkov v aplikaciji Microsoft Teams vam lahko nudijo več podpore pri načrtovanju ali izvajanju velikih srečanj in dogodkov. Če želite izvedeti več, glejte Microsoft Adoption.
Sorodne teme
Najboljše prakse za velika srečanja in dogodke v aplikaciji Microsoft Teams