Hantera webbinarium med e-post i Microsoft Teams

Meddela, påminn och uppdatera registrerade deltagare om ett kommande webbseminarium med e-postmeddelanden via webbseminarium.

Typer av e-postmeddelanden via webbinarium

Det finns olika typer av e-postmeddelanden via webbinarium som informerar och påminner personer om deras godkännandestatus, händelseinformation med mera.  

Typ av e-post	Funktion	När den skickas
Registrering av deltagare	Meddela mottagaren att hans eller hennes plats är reserverad för händelsen.	Omedelbart
Deltagare väntar på godkännande	Informerar mottagaren om att deras registreringsbegäran har tagits emot.	Omedelbart
Väntelista för deltagare	Informerar mottagaren om att evenemanget är fullt, men att de har lagts till på väntelistan & meddelas om en plats blir ledig.	Omedelbart
Avslag på deltagare	Informerar mottagaren om att händelsen har full kapacitet och att deras registreringsbegäran inte kan godkännas.	Omedelbart
Deltagaravbokning	Bekräftar att en deltagares registrering har annullerats.	Omedelbart
Ställa in webbinarium	Meddelar den registrerade deltagaren att händelsen har ställts in.	Omedelbart
Datum/tid-uppdatering för webbseminariet	Uppdateringar registrerade deltagare om ändringar av händelsens datum eller tid.	Omedelbart
Påminnelse om webbinarium	Påminner registrerad deltagare om kommande webbseminarium.	1h innan eventet startar*
Händelseinspelning är tillgänglig	Meddelar deltagaren att händelseinspelningen är publicerad och redo att granskas. E-postmeddelanden om händelseinspelningar skickas inte till externa presentatörer.	Så snart inspelningen har publicerats

Det går inte att ändra tider för att skicka påminnelser via e-post för händelser som schemaläggs mindre än en timme före starttiden.

Redigera e-postmeddelanden från webbseminariet

Som standard skapas webbseminarier automatiskt med hjälp av mallar i Teams. Men om händelser har upp till 3 000 deltagare bör du redigera dem innan de skickas. 

Så här redigerar du e-postmeddelanden via webbinarium:

1. Välj i Teams.

2. Välj det webbseminarium som du vill redigera e-postmeddelanden för.

3. Välj Visa händelse>Hantera händelse .

4. Välj E-post.

   

5. Välj Redigera på raden i e-postmeddelandet som du vill redigera. Du kan redigera:

   • Avsändarens namn

   • Email ämne

   • Banderoll- och logotypbilder

   • E-postmeddelandets brödtext

     

6. Gör ändringar i innehållet i e-postmeddelandet. Gör sedan följande:

   • Välj Förhandsgranska e-post för att se hur e-postmeddelandet kommer att se ut för mottagarna.
   • Välj Fortsätt redigera om du vill göra fler ändringar.
   • Välj Avbryt om du vill ta bort ändringarna.

7. Välj Spara.

Ändra e-postpåminnelsens sändningstid

Som standard skickas e-postpåminnelser till registranterna en timme innan evenemanget startar. Vid händelser med upp till 3 000 deltagare kan du redigera sändningstiden för att meddela deltagarna tidigare. 

Så här ändrar du sändningstiden för påminnelser via e-post:

1. Välj i Teams.

2. Välj det webbseminarium som du vill redigera e-postmeddelanden för.

3. Välj Visa händelse>Hantera händelse .

4. Välj E-post.

5. På raden Påminnelsemeddelande väljer du 1h innan händelsen startar.

   

6. Ange hur många timmar eller dagar före händelsen som påminnelsen ska skickas via e-post. Välj Spara.

E-postpåminnelser om webbinarium måste skickas minst en timme innan evenemanget startar.

Inaktivera e-postmeddelanden via webbinarium

Webbinarium aktiveras automatiskt när du skapar ett webbseminarium. Du kan inaktivera dem när som helst innan du publicerar händelsewebbplatsen. 

Så här inaktiverar du e-postmeddelanden via webbinarium när du schemalägger ett webbseminarium:

1. Gå till Inställningsinformation> i formuläret Schemaläggning.
2. Under Händelseåtkomst inaktiverar du Aktivera deltagarnas e-postmeddelanden .

Så här inaktiverar du webbseminariets e-postmeddelanden för ett schemalagt webbseminarium:

1. Välj i Teams.
2. Välj det webbseminarium som du vill redigera e-postmeddelanden för.
3. Välj Visa händelse>Hantera händelse .
4. I Åtkomsttill informationshändelser> inaktiverar du Aktivera deltagarnas e-postmeddelanden.

Hantera e-post via integrationer

Konfigurera och hantera webbseminarier via e-post genom att integrera verktyg för automatiserad marknadsföring från andra leverantörer än Microsoft i Teams. Implementera webbseminarieintegreringar innan du publicerar evenemangswebbplatsen.

Så här börjar du använda webbseminarieintegreringar:

1. Välj i Teams.
2. Välj det webbseminarium som du vill redigera e-postmeddelanden för.
3. Välj Visa händelse>Hantera händelse .
4. Välj Anslut appar i schemaläggningsformuläret.
5. Välj det verktyg för automatiserad marknadsföring som du vill använda för webbinariet. Detta tar dig till dokumentationen, där du kan hitta instruktioner för att ställa in de nödvändiga integrationerna.

Vad händer härnäst?

Hantera vad deltagarna ser i Microsoft Teams.

Ändra information om webbseminarier i Microsoft Teams.