Det är inte bara att skapa fantastiska virtuella möten och event – de kräver planering och förberedelse i förväg för att leverera bästa möjliga upplevelse. Från att kontrollera utrustning till att öva på övergångar, lite förberedelser kan förhindra tekniska problem och hålla ditt evenemang igång smidigt.
Här är några av våra bästa tips för att planera och producera högkvalitativa möten, allmänt möte och webbseminarier i Microsoft Teams.
Kom igång
Ladda ned Microsoft Teams för skrivbordet för de mest tillförlitliga mötes- och händelsefunktionerna. Njut av full åtkomst till funktioner och överlägsen prestanda. Uppdatera Teams för de senaste säkerhetsfunktionerna och programkorrigeringarna.
Planera produktion av evenemang
Innan en händelse startar måste du fastställa roller och ansvarsområden, öva presentationer och konfigurera nödvändig kommunikation som ska användas under händelsen. Följ anvisningarna nedan för en smidig konfiguration.
- Ha alltid fler än en person i händelsegruppen. Tilldela roller och ansvarsområden – prata igenom vem som är ansvarig för varje steg i operationen, från producenter och presentatörer till Q&A-moderatorer
- Planera din kommunikation med händelsegruppen. Kommunikation i realtid är avgörande för stora möten och händelser. Händelsens gruppchatt (tillgänglig för organisatören, producenterna och presentatörerna) är ett bra sätt att hålla kontakten.
- Öva. Gå igenom evenemanget och kontrollera presentationer, övningsövergångar och testa ljud - och videoinställningar . Titta på deltagarnas upplevelse live för att säkerställa en bra upplevelse för din publik.
Tips
För hybridevenemang:
- Genomför en platsundersökning i förväg. Bekräfta rummets AV-infrastruktur, Teams-integrering och fysiska layout.
- Testa och verifiera att all utrustning i rummet fungerar (MTR konsol, mikrofoner, kameror, högtalare, skärmar, kontrollpaneler).
- Dokumentera rummets signalflöde (ljud, video, nätverk) och identifiera eventuella begränsningar eller konstigheter.
- Uppdatera inbyggd programvara och programvara på all Teams-certifierad maskinvara och säkerställ kompatibilitet med den senaste versionen av Teams.
- Kontrollera att det finns en trådbunden Ethernet-anslutning tillgänglig för alla enheter som används i produktionen (Teams-dator, vMix-dator osv.).
Konfigurera ljud, video och delat innehåll
Att använda ljud- och videoutrustning av hög kvalitet är avgörande under stora möten och evenemang. Konfigurera mikrofoner och webbkameror av hög kvalitet, eller möt mötet från ett Teams-rum för hybridupplevelser. De här tipsen hjälper dig att kommunicera tydligt med din publik och presentatörer under händelsen.
Ljud
- Glöm inte bort ljudkvaliteten, det är den viktigaste delen av ett bra evenemang. Vissa personer kanske bara lyssnar med webbläsaren i bakgrunden.
- Använd mikrofoner av hög kvalitet. Bärbara mikrofoner är idealiska för mindre erfarna presentatörer; Handhållna mikrofoner kräver övning och teknik för att undvika hantering av buller.
- För presentatörer som använder en dator eller annan enhet använder du ett Teams-certifierat headset.
- För presentationer i rummet bör du testa ljudet i förväg för att förhindra att brus eller rundgång överförs online.
- Lägg till ljud till händelsen med valfri ljudinspelningsenhet som är kompatibel med balanserat ljud (XLR-kontakter) eller hörlurar med 1/8 tum-kontakter och som gör att du kan ansluta till datorn som kör Teams via USB.
- Du kan också använda ett avancerat AV-system och ansluta systemets HDMI- eller SDI-utgång till Teams med hjälp av en enkel videoinspelningsenhet som en HDMI-USB-box.
Tips
För hybridevenemang:
- Testa ljudinställningar i rummet och online separat innan du publicerar.
- Använd oberoende mikrofoner för fysiska och virtuella åhörare, men se till att endast en dominerande ljudkälla är ansluten till mötesplattformen.
- Om flera personer använder enheter i rummet kan du låta dem koppla bort datorns ljud för att förhindra eko eller rundgång.
- Ta med extra mikrofoner (t.ex. handdatorer, toaletter) för paneldeltagare eller roaming Q&A.
Video
- Ljussätt väl – du kan aldrig ha för mycket ljus. Ljussättningen kan vara skillnaden mellan att en produktion uppfattas som professionell eller amatörmässig.
- Använd tre olika ljuskällor för att ljussätta objektet: ett huvudljus, ett lättningsljus och ett bakljus som ger bra djup.
- HDMI-inspelningsenheter kan också användas för att strömma utdata från en dator (PC eller Mac) till Teams – perfekt för att visa högkvalitativa videor, programvarudemonstrationer eller rörlig grafik som om de vore ett kameraflöde.
- Anslut inte en HDMI-ingång direkt till ett Teams-möte eftersom Teams inte har inbyggt stöd för HDMI-källor. Använd i stället en HDMI-inspelningsenhet för att hämta HDMI-video till datorn, där den kan visas som en virtuell kamera i Teams. Med den här konfigurationen kan du till exempel ansluta en prosumentkamera med överlägsen optik och zooma via HDMI, vilket förbättrar videokvaliteten på ditt möte.
Dela innehåll från skärmen
Skärmdelning under ett evenemang är ett bra sätt att demonstrera produkter och arbetsflöden eller vägleda åhörarna genom viktiga resurser.
De här tipsen hjälper dig att presentera innehåll effektivt när du producerar ditt evenemang.
Om du är den enda händelseproducenten rekommenderar vi att du använder två bildskärmar. På så sätt kan du dela innehåll från den andra bildskärmen medan du skapar händelsen från den första bildskärmen.
Dela ljud från din enhet när du presenterar media.
Mer vägledning om hur du presenterar i stora möten finns i Tips om hur du presenterar i stora möten och händelser i Microsoft Teams.
Produktionsflöde och händelsedag
- Vi rekommenderar att händelsegruppen ansluter minst 15 minuter innan händelsen startar på händelsedagen.
- Använd green room för att förbereda dig med andra organisatörer och presentatörer innan händelsen startar. Kontrollera alla mikrofoner, kameror och flöden.
- Låt allt ljud vara avstängt tills du är redo att börja live-presentationen i början av händelsen.
- Tilldela någon att bevaka problem både i rummet och i virtuella feeds.
Planera för tekniska problem
Tekniska problem kan inträffa, även med de bästa förberedelserna. En solid säkerhetskopieringsplan säkerställer att ditt evenemang fortsätter att fungera smidigt om något går fel.
Ha alltid en andra producent som kan ta över om den primära producenten hoppar av eller får tekniska problem.
Ha en extra bärbar dator med alla bilder och media förinstallerade och testade. Ha extra mikrofoner, webbkameror och kablar redo i händelse av maskinvarufel.
Använd en sekundär Internetanslutning, till exempel en trådlös anslutning för surfpunkt, om huvudanslutningen slutar fungera. Testa säkerhetskopieringsanslutningen innan händelsen startar.
Förinspela viktiga presentationer så att du snabbt kan växla till inspelad video om en presentatör förlorar anslutningen.
Microsoft Teams skickar ut en anslutningslänk när händelsen skapas. I stället för att dela den direkta kalenderlänken kan du skapa en egen webbadress, till exempel Bit.ly, som du vill dela med deltagarna.
- Om ett tekniskt problem eller ett producentfel kräver att du skapar en ny sändning uppdaterar du snabbt den anpassade URL:en så att den pekar på den nya händelsen utan att behöva kontakta deltagarna igen.
Behöver du mer hjälp?
Microsoft Teams Event Services kan ge mer stöd med planering eller genomförande av stora möten och evenemang. Mer information finns i Microsoft Adoption.
Relaterade ämnen
Metodtips för stora möten och händelser i Microsoft Teams