Que vous organisiez une démonstration de produit à l’échelle de l’entreprise ou que vous couvriez un événement en direct, les fonctionnalités de l’hôtel de ville sont optimales pour produire des événements à grande échelle.
Pour en savoir plus sur les meilleures pratiques lors de la planification d’événements volumineux dans Teams, consultez Conseils pour configurer des réunions et des événements volumineux dans Microsoft Teams.
Contenu de cet article
Planifier une assemblée
Pour planifier une assemblée :
Sélectionnez Calendrier
dans Teams.Sélectionnez la flèche déroulante en regard de Nouveau
.Sélectionnez Hôtel de ville
.Dans Détails, entrez des informations de base, désignez des présentateurs, etc. :
Entrez le titre de l’événement, la date de début et de fin, ainsi que la description.
Remarque
La durée maximale d’une assemblée est de 30 heures.
Par défaut, l’organisateur est la personne qui a créé la mairie.
DansCo-organisateurs de groupe> d’événements ou Présentateurs de votre organisation, recherchez et sélectionnez d’autres personnes qui vous aideront à gérer l’assemblée générale. Vous pouvez également ajouter des présentateurs externes.
Remarque
Les co-organisateurs disposent de la plupart des fonctionnalités de l’organisateur, mais ne peuvent pas modifier les détails (date, heure, etc.). Les présentateurs pourront parler et partager du contenu pendant l’événement.
Sélectionnez Enregistrer et envoyer des
pour appliquer les modifications et inviter des co-organisateurs et des présentateurs à l’événement.- Les organisateurs, les co-organisateurs, les présentateurs et les participants invités recevront des invitations par e-mail avec des codes de connexion pour rejoindre par téléphone. Les présentateurs externes ne pourront pas se joindre par téléphone.
Dans Accès aux événements, indiquez si votre événement sera disponible pour Votre organization, Public ou People et groupes.
Type d’autorisation Description Votre organization Tous les membres de votre organisation peuvent assister à l’assemblée générale, y compris les invités. Publique Toute personne invitée ou disposant d’un lien peut y participer. Utilisateurs et groupes Vous pouvez spécifier des personnes ou des groupes individuels pour assister à la mairie. Vous pouvez spécifier jusqu’à 500 personnes individuelles et jusqu’à 20 groupes tels que les groupes de sécurité à extension messagerie Microsoft 365, les groupes Microsoft 365 et les groupes de distribution. Tous les groupes spécifiés doivent se trouver dans le domaine de l’organisateur. Les groupes dynamiques et fédérés ne sont pas pris en charge. Dans Inviter des participants, recherchez et sélectionnez les personnes et les groupes que vous souhaitez inviter.
Sélectionnez Enregistrer pour appliquer les modifications et continuer à personnaliser votre événement.
Sélectionnez Le bouton Options de réunion
pour modifier d’autres paramètres.Remarque
- Certaines options de réunion peuvent être verrouillées en fonction des stratégies définies par votre administrateur informatique.
- Les groupes de sécurité Microsoft 365 qui n’ont pas la messagerie activée ne recevront pas d’invitations par e-mail.
- Les groupes dynamiques ne sont pas pris en charge.
Sélectionnez Publier pour planifier votre événement d’assemblée générale et inviter des participants.
Ajouter des présentateurs externes
Ajoutez facilement jusqu’à 20 présentateurs de l’extérieur de votre organisation à votre assemblée générale. Les présentateurs externes sont des présentateurs anonymes, extérieurs à votre organisation ou n’utilisant pas Teams.
Lorsque vous ajoutez un présentateur externe, il reçoit un lien de jointure unique qui lui permet d’entrer dans l’événement sans attendre dans la salle d’attente. Les présentateurs anonymes n’auront pas besoin de se connecter avec un compte Microsoft ; ils peuvent rejoindre à l’aide du lien et taper leur nom avant d’entrer.
Pour ajouter un présentateur externe :
Sélectionnez Calendrier
dans Teams.Sélectionnez une prochaine assemblée générale.
Sélectionnez Afficher l’événement
>Gérer l’événement
.Dans Détails, sélectionnez Ajouter des présentateurs externes.
Dans Présentateurs externes, entrez les adresses e-mail des présentateurs externes que vous souhaitez ajouter.
Sélectionnez Enregistrer et envoyer des invitations
.
Pour ajouter des exigences de vérification pour les présentateurs externes avant qu’ils ne rejoignent votre événement, ou pour leur permettre de participer sans vérification :
- Dans les détails de l’événement, sélectionnez Options>de réunionAccès à
la réunion . - Dans le menu déroulant Vérifier les présentateurs externes avant de rejoindre un événement , sélectionnez votre niveau de vérification préféré.
- Sélectionnez Appliquer.
Si une vérification est requise, toute personne rejoignant à partir d’un compte Teams personnel sera placée en premier dans la salle d’attente.
Remarque
- Les présentateurs externes ne doivent pas transférer leurs liens. Ils peuvent se joindre à l’aide du même lien sur un maximum de trois appareils.
- Si un invité ne s’est pas authentifié lors de la participation à l’événement, il est placé dans la salle d’attente. À partir de là, un organisateur ou un présentateur d’événements peut approuver ou refuser sa demande de participation à l’événement.
Régénérer ou copier le lien de jointure externe
Pour régénérer ou copier le lien auquel les présentateurs externes se joignent :
Sélectionnez Calendrier
dans Teams.Sélectionnez une prochaine assemblée générale.
Sélectionnez Afficher l’événement
>Gérer l’événement .Dans les détails de l’assemblée générale, sélectionnez Présentateurs externes.
En regard du présentateur pour lequel vous souhaitez créer un lien, sélectionnez Afficher le lien de jointure.
Sélectionnez Copier
pour copier le lien dans le Presse-papiers ou Recharger
pour en régénérer un nouveau.
Dupliquer une assemblée générale
Dupliquer une mairie existante pour appliquer tous ses détails et paramètres à une nouvelle mairie. Vous pouvez dupliquer les mairies passées et à venir qui figurent dans votre calendrier Teams.
Lorsque vous dupliquez une mairie existante, la nouvelle mairie aura les mêmes éléments :
- Titre
- Description
- Présentateurs, co-organisateurs et participants
- Thème de l’événement
- Paramètres d’inscription
- E-mails personnalisés
- Capture d’écran des options de réunion
Pour dupliquer une assemblée générale, sélectionnez-la dans votre calendrier Teams, puis sélectionnez Afficher l’événement>Dupliquer l’événement
dans la page de détails.
Remarque
Si vous dupliquez un événement qui n’a pas été modifié ou joint au cours des 60 derniers jours, ses options de réunion ne seront pas reportées. L’événement en double aura des options de réunion par défaut.
Inviter des participants à une assemblée
Une fois que vous avez invité les participants, ils verront l’invitation à l’assemblée sur leur calendrier. Si vous avez activé le bouton bascule Autoriser uniquement les personnes invitées à rejoindre, vous devez publier l’événement pour que les participants puissent y participer.
Pour inviter des participants à un webinaire :
- Sélectionnez Calendrier dans Teams.
- Sélectionnez une prochaine assemblée générale.
- Sélectionnez Afficher l’événement>Gérer l’événement .
- Accédez à Détails>Inviter des participants.
- Dans Inviter des participants, recherchez et sélectionnez les personnes que vous souhaitez inviter.
- Sélectionnez Enregistrer .
Lorsque votre événement est publié, les participants reçoivent automatiquement des invitations par e-mail. Les invités sans compte Microsoft peuvent rejoindre votre réunion de manière anonyme.
Remarque
Organisez des événements entièrement interactifs pour un maximum de 3 000 participants ou affichez des événements pour un maximum de 10 000 participants. Pour héberger des événements avec une interactivité complète pour un maximum de 100 000 participants, des packs de capacité de participants sont requis. Pour les événements avec 20 000 participants ou plus, consultez Services d’événements Teams pour obtenir des conseils et de l’aide sur la planification et la production d’événements.
Incorporer une assemblée générale dans SharePoint
Lorsque vous incorporez une assemblée générale dans un site SharePoint, les personnes ayant accès à l’événement et au site SharePoint peuvent y assister.
Si vous avez activé Q&A ou une conversation pour l’événement, les participants à partir de SharePoint peuvent toujours y participer.
Pour incorporer une assemblée générale dans un site SharePoint :
Sélectionnez Calendrier
dans Teams.Sélectionnez une prochaine assemblée générale.
Sélectionnez Afficher l’événement
>Gérer l’événement .- Si vous planifiez une nouvelle assemblée générale, sélectionnez Enregistrer pour enregistrer les détails de l’événement avant de continuer.
- Si vous planifiez une nouvelle assemblée générale, sélectionnez Enregistrer
Dans Détails, sélectionnez Partager l’événement.
Sous Code HTML incorporé de la vidéo, sélectionnez Icône de
.Après avoir copié le code HTML incorporé de la vidéo, ajoutez-le à votre page SharePoint à l’aide du composant WebPart Incorporer.
Publiez l’assemblée générale dans Teams. Si votre site d’événements n’est pas publié, l’assemblée générale n’apparaît pas dans le site SharePoint.
Lorsque vous démarrez l’événement, il démarre automatiquement la diffusion en continu sur la page SharePoint.
Réactions en direct de la mairie
Remarque
- Les réactions en direct dans les événements sont une fonctionnalité avancée, disponible dans les événements avec jusqu’à 3 000 participants. Pour utiliser cette fonctionnalité dans des événements plus importants, votre organisation doit disposer de packs de capacité de participants pour activer jusqu’à 100 000 instances.
- Si vous aviez Teams Premium avant le 1er avril 2026, vous continuerez à avoir accès à cette fonctionnalité dans les événements jusqu’à 100 000 participants jusqu’à l’expiration de votre licence. Pour en savoir plus sur les licences Teams pour les événements, contactez votre administrateur informatique.
Boostez l’engagement et recevez des commentaires en temps réel de votre public avec des réactions en direct. Après le début d’une assemblée générale, les participants peuvent choisir parmi plusieurs réactions en direct dans leurs contrôles de réunion. Lorsqu’ils en choisissent un, il s’affiche momentanément dans le coin inférieur de la fenêtre de réunion.
(Vue des participants)
Les réactions en direct sont activées automatiquement, mais peuvent être activées ou désactivées.
Pour activer ou désactiver les réactions en direct de l’assemblée générale avant un événement :
- Sélectionnez Calendrier dans Teams.
- Sélectionnez une prochaine assemblée générale.
- Sélectionnez Afficher l’événement>Gérer l’événement .
- Dans Détails, sélectionnez Options de réunion .
- Dans Participation
, activez ou désactivez le bouton bascule Autoriser les réactions . - Sélectionnez Appliquer>Enregistrer .
Pour activer ou désactiver les réactions en direct pendant un événement :
- Dans vos contrôles de réunion, sélectionnez Plus d’actions
> Microsoft TeamsParamètres> deréunion
. - Dans Participation , activez ou désactivez le bouton bascule Autoriser les réactions .
- Sélectionnez Appliquer.
Les modifications apportées à ce paramètre prendront effet immédiatement.
Remarque
- Si vous enregistrez l’hôtel de ville, les réactions en direct n’apparaissent pas dans l’enregistrement.
- Dans les assemblées, les participants regarderont à un délai d’environ 20 à 30 secondes. Leurs réactions peuvent sembler retardées pour les présentateurs et les organisateurs.
Pour en savoir plus sur les réactions en direct dans Teams, consultez s’exprimer dans les réunions Microsoft Teams avec des réactions en direct.
E-mails de l’hôtel de ville
Les e-mails de l’assemblée générale dans Teams sont automatiquement activés lorsque vous planifiez une assemblée générale. Il existe deux types d’e-mails que les personnes invitées à une assemblée publique recevront :
- E-mails d’invitation à l’événement : ces e-mails indiquent aux personnes qu’elles sont invitées à la mairie. Ils contiennent des détails d’événement importants, comme la date, l’heure de début et la description. Ceux-ci sont envoyés automatiquement lorsque l’événement est publié.
- E-mails disponibles d’enregistrement d’événement : après une assemblée générale, ces e-mails informent les participants quand l’enregistrement de l’événement est disponible. Ces e-mails sont envoyés automatiquement lors de la publication de l’enregistrement de l’événement.
Les e-mails de l’assemblée générale sont créés à partir d’un modèle Teams qui remplit automatiquement les détails de l’événement. Vous pouvez modifier les e-mails ou les désactiver complètement avant de publier l’événement.
Pour en savoir plus, consultez Gérer les e-mails des assemblées dans Microsoft Teams.
Publier une assemblée
Une fois que vous avez finalisé les détails de votre assemblée et le modèle d’invitation par e-mail, publiez l’assemblée pour inviter automatiquement les participants.
Pour publier une assemblée :
- Sélectionnez Calendrier dans Teams.
- Sélectionnez une prochaine assemblée générale.
- Sélectionnez Afficher l’événement>Gérer l’événement .
- Finalisez les détails importants et personnalisez les thèmes.
- Sélectionnez Enregistrer pour appliquer les modifications.
- Sélectionnez Publier et confirmer.
Une fois votre assemblée publiée, les participants reçoivent automatiquement l’invitation par e-mail et les mises à jour concernant les modifications apportées à l’événement.
Résolution des problèmes
Que dois-je faire si je rencontre des problèmes pour participer à une réunion ?
Veillez à rejoindre la réunion connectée à partir du compte avec lequel vous avez reçu l’invitation à la réunion ou le lien de participation.
J’ai été invité en tant que présentateur externe, mais mon lien de participation ne fonctionne pas.
Votre lien unique pour rejoindre en tant que présentateur fonctionne uniquement si vous êtes connecté à Teams avec le même e-mail que celui avec lequel vous avez reçu le lien de participation. Vous ne pouvez pas vous connecter avec un autre compte et utiliser le lien, et vous ne pouvez pas participer de manière anonyme à l’aide du lien.