Conseils pour configurer des réunions et des événements volumineux dans Microsoft Teams

Dans Microsoft Teams, plusieurs options et fonctionnalités de réunion permettent de rendre les réunions volumineuses, les assemblées etles webinaires plus sécurisés et plus attrayants pour tous.  

Essayez ces meilleures pratiques pour garantir le bon déroulement des présentations et garantir des expériences optimales pour votre public. 

Configurer une grande réunion ou un événement

Tout d’abord, en fonction du type de réunion ou d’événement que vous souhaitez héberger, planifiez une réunion Teams, un webinaire ou une assemblée.  

Ensuite, dans les options de réunion, ajustez les paramètres suivants pour optimiser les expériences :

• Dans Rôles>Qui peut présenter, sélectionnez Personnes spécifiques. Ensuite, sélectionnez Rechercher des participants. Choisissez des présentateurs pour votre réunion (à partir de votre organisation ou d’organisations de confiance uniquement).

  Remarque

  Au cours d’une réunion, les présentateurs peuvent promouvoir les participants au rôle de présentateur. 

• Dans Enregistrement & , spécifiez Qui peut enregistrer et transcrire. Activez l’option Enregistrer et transcrire automatiquement pour vous assurer que chaque partie de votre réunion ou événement est capturée dans l’enregistrement. 

• Dans Participation :

  1. Désactivez le bouton bascule Autoriser le micro pour les participants pour éviter les interruptions d’audience. Si quelqu’un a besoin d’interagir pendant la réunion, permettez-lui d’activer le son lorsqu’il lève la main ou modifiez son rôle en pointant sur son nom et en sélectionnant Plus d’options . 

  2. Désactivez le bouton bascule Autoriser la caméra pour les participants pour garder le focus sur les présentateurs et le contenu partagé uniquement. Si nécessaire pendant la réunion, autorisez la vidéo pour un participant spécifique ou pour tout le monde. 

     Pour plus d’informations, consultez Gérer les autorisations audio et vidéo des participants.  

• Dans Outils de production :

  1. Activez le bouton bascule Activer la salle verte pour permettre aux présentateurs de rejoindre tôt et de case activée leur partage audio, vidéo et de contenu avant l’admission des participants. Pour en savoir plus, consultez Utilisation de la salle verte dans Microsoft Teams. 
  2. Activez le bouton Gérer ce que les participants voient pour gérer la façon dont le contenu est partagé. Pour en savoir plus, consultez Gérer ce que les participants voient dans Microsoft Teams. 
  3. Sélectionnez Enregistrer. 

• Il n’est pas possible de créer des salles de groupe restreint dans les réunions qui ont plus de 300 participants, même si le nombre de participants tombe à moins de 300 pendant la réunion. De plus, la création de salles de groupe restreint dans une réunion limite automatiquement la capacité à 300 participants. 

  Remarque

  Les salles pour petit groupe ne sont actuellement pas prises en charge dans les assemblées.

Encourager l’engagement des participants

Aidez vos participants à tirer le meilleur parti de votre réunion ou événement en les encourageant à participer.  

• Rappelez et encouragez les participants à lever la main avant de parler et à utiliser des réactions en direct.
• Créez des sondages pendant la réunion pour obtenir les commentaires en temps réel des participants.
• Activez les Q&R pour permettre aux présentateurs, aux organisateurs et aux co-organisateurs de répondre aux questions des participants et d’y répondre en temps réel.

Autres bonnes pratiques

• Pour une expérience optimale de la participation à des réunions et événements volumineux, les participants doivent utiliser la dernière version de l’application Teams sur un ordinateur de bureau ou un appareil mobile. Pour en savoir plus, consultez Mettre à jour Microsoft Teams.
• Après avoir organisé un événement réussi, créez un modèle de réunion personnel dans Microsoft Teams pour enregistrer et réutiliser tous vos paramètres configurés.

Vous avez besoin d’une assistance supplémentaire ?

Les services d’événements Microsoft Teams peuvent vous fournir une assistance supplémentaire pour la planification ou l’exécution de vos réunions et événements de grande taille. Pour en savoir plus, consultez Adoption de Microsoft. 

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