Les grandes réunions et événements virtuels ne se produisent pas par hasard : ils nécessitent une planification et une préparation en amont pour offrir la meilleure expérience possible. De la vérification de l’équipement à la pratique des transitions, un peu de préparation peut éviter les problèmes techniques et assurer le bon déroulement de votre événement.
Voici quelques-uns de nos meilleurs conseils pour planifier et produire des réunions, des assemblées et des webinaires de haute qualité dans Microsoft Teams.
Prise en main
Téléchargez Microsoft Teams pour bureau pour les expériences de réunion et d’événement les plus fiables. Profitez d’un accès complet aux fonctionnalités et de performances supérieures. Mettez à jour Teams avec les dernières fonctionnalités de sécurité et les correctifs de bogues.
Planifier la production d’événements
Avant le début d’un événement, définissez les rôles et les responsabilités, répétez les présentations et mettez en place les communications nécessaires à utiliser pendant l’événement. Pour une installation fluide, suivez les pratiques ci-dessous.
- Ayez toujours plus d’une personne dans le groupe d’événements. Attribuez des rôles et des responsabilités : expliquez qui est responsable de chaque étape de l’opération, des producteurs aux présentateurs en passant par les modérateurs Q& R.
- Planifiez la communication de votre groupe d’événements. La communication en temps réel est essentielle pour les grandes réunions et les événements. La conversation de groupe de l’événement (disponible pour l’organisateur, les producteurs et les présentateurs) est un excellent moyen de rester en contact.
- Pratiquez. Parcourez l’événement pour vérifier les présentations, vérifier les case activée les transitions et tester les paramètres audio et vidéo. Regardez l’expérience des participants en direct pour garantir une expérience optimale à votre public.
Conseil
Pour les événements hybrides :
- Effectuez une étude du site à l’avance. Validez l’infrastructure audiovisuelle de la salle, l’intégration de Teams et la disposition physique.
- Testez et vérifiez que tous les équipements de la salle fonctionnent (console MTR, microphones, caméras, haut-parleurs, écrans, panneaux de commande).
- Documentez le flux de signaux de la salle (audio, vidéo, réseau) et identifiez les limites ou les bizarreries.
- Mettez à jour les microprogrammes et les logiciels sur tout le matériel certifié Teams et assurez-vous de la compatibilité avec la dernière version de Teams.
- Assurez-vous qu’une connexion Ethernet câblée est disponible pour tous les appareils utilisés en production (Teams, PC, machine vMix, etc.).
Configurer le contenu audio, vidéo et partagé
L’utilisation d’équipements audio et vidéo de haute qualité est cruciale lors de grandes réunions et événements. Configurez des micros et des webcams de haute qualité ou disposez-vous à partir d’une salle Teams pour des expériences hybrides. Ces conseils vous aideront à communiquer clairement avec votre public et vos présentateurs pendant l’événement.
Matériel audio
- Ne négligez pas la qualité audio, c’est la partie la plus importante d’un grand événement. Certaines personnes se contentent d’écouter avec le navigateur en arrière-plan.
- Utilisez des microphones de haute qualité. Les micros portables sont idéaux pour les présentateurs moins expérimentés ; Les micros portatifs nécessitent de la pratique et de la technique pour éviter de manipuler du bruit.
- Pour les présentateurs utilisant un ordinateur ou un autre appareil, utilisez un casque certifié Teams.
- Pour les présentations en salle, testez l’audio de la salle à l’avance pour éviter toute transmission de bruit ou de larsen en ligne.
- Ajoutez de l’audio à l’événement à l’aide de n’importe quel appareil de capture audio compatible avec l’audio symétrique (connecteurs XLR) ou des prises 1/8" de style casque et vous permettant de vous connecter à l’ordinateur exécutant Teams via USB.
- Vous pouvez également utiliser un système audiovisuel haut de gamme et connecter la sortie HDMI ou SDI de ce système dans Teams à l’aide d’un périphérique de capture vidéo de base comme un boîtier HDMI-USB.
Conseil
Pour les événements hybrides :
- Testez séparément les configurations audio en salle et en ligne avant de passer au direct.
- Utilisez des microphones indépendants pour les audiences en personne et virtuelles, mais assurez-vous qu’une seule source audio dominante est connectée à la plateforme de réunion.
- Si plusieurs personnes utilisent des périphériques en salle pour se joindre, demandez-leur de déconnecter l’audio de leur ordinateur pour éviter tout écho ou larsen.
- Apportez des microphones supplémentaires (par exemple, des ordinateurs de poche, des cravates) pour les panélistes ou les Q&R itinérants.
Vidéo
- Éclairez bien votre sujet : vous ne devez pas avoir trop de lumière pour la plupart des appareils photo. L’éclairage peut faire la différence entre une production perçue comme professionnelle ou amateur.
- Utilisez trois lumières pour éclairer votre sujet : une lumière principale, une lumière d’appoint et un contre-jour pour fournir une bonne profondeur.
- Les appareils de capture HDMI peuvent également être utilisés pour diffuser la sortie d’un ordinateur (PC ou Mac) dans Teams, ce qui est idéal pour afficher des vidéos de haute qualité, des démonstrations de logiciels ou des graphiques animés comme s’il s’agissait d’un flux de caméra.
- Ne connectez pas d’entrée HDMI directement dans une réunion Teams, car Teams ne prend pas en charge les sources HDMI en mode natif. Utilisez plutôt un appareil de capture HDMI pour importer la vidéo HDMI dans votre ordinateur, où elle peut apparaître sous la forme d’une caméra virtuelle dans Teams. Par exemple, cette configuration vous permet de connecter une caméra prosommateur dotée d’une optique supérieure et d’effectuer un zoom via HDMI, améliorant ainsi la qualité vidéo de votre réunion.
Partager le contenu de votre écran
Le partage d’écran pendant un événement est un excellent moyen de présenter des produits et des flux de travail ou de présenter à votre public des ressources importantes.
Ces conseils vous aideront à présenter efficacement votre contenu lors de la production de votre événement.
Si vous êtes le seul producteur d’événement, nous vous recommandons d’utiliser deux moniteurs. Cela vous permet de partager du contenu à partir du deuxième moniteur tout en produisant l’événement à partir du premier moniteur.
Partagez le son à partir de votre appareil lorsque vous présentez des médias.
Pour plus d’informations sur la présentation lors de grandes réunions, consultez Conseils pour la présentation lors de grandes réunions et d’événements dans Microsoft Teams.
Flux de production et jour de l’événement
- Le jour de l’événement, nous vous recommandons de rejoindre le groupe au moins 15 minutes avant le début de l’événement.
- Utilisez la salle verte pour préparer avec d’autres organisateurs et présentateurs avant le début de l’événement. Vérifiez tous les micros, caméras et flux.
- Laissez tous les fichiers audio désactivés jusqu’à ce que vous soyez prêt à commencer la présentation en direct au début de l’événement.
- Désignez une personne pour surveiller les flux en salle et virtuels pour détecter les problèmes.
Planifier les problèmes techniques
Des problèmes techniques peuvent survenir, même avec la meilleure préparation. Un plan de secours solide garantit le bon déroulement de votre événement en cas de problème.
Ayez toujours un deuxième producteur qui peut prendre la relève si le producteur principal abandonne ou rencontre des problèmes techniques.
Conservez un ordinateur portable de rechange avec toutes les diapositives et tous les supports préchargés et testés. Ayez des microphones, des webcams et des câbles supplémentaires à portée de main en cas de panne matérielle.
Utilisez une connexion Internet secondaire, telle qu’un point d’accès mobile, si la connexion principale tombe en panne. Testez la connexion de sauvegarde avant le début de l’événement.
Pré-enregistrez les présentations critiques afin de pouvoir passer rapidement à la vidéo enregistrée si un présentateur perd la connexion.
Microsoft Teams envoie un lien de participation lors de la création de l’événement. Au lieu de partager le lien de calendrier direct, créez une URL personnalisée telle que Bit.ly à partager avec les participants.
- Si un problème technique ou une erreur de producteur nécessite la création d’une diffusion, mettez rapidement à jour l’URL personnalisée pour pointer vers le nouvel événement sans avoir à recontacter les participants.
Vous avez besoin d’une assistance supplémentaire ?
Les services d’événements Microsoft Teams peuvent vous fournir une assistance supplémentaire pour la planification ou l’exécution de vos réunions et événements de grande taille. Pour en savoir plus, consultez Adoption de Microsoft.
Rubriques connexes
Meilleures pratiques pour les grandes réunions et événements dans Microsoft Teams