Créer un événement dans l’application Événements Microsoft Teams

Utilisez l’application Événements dans Microsoft Teams pour créer, personnaliser et gérer des événements tels que des webinaires, des assemblées publiques ou de grandes réunions à partir d’une seule expérience. Les événements organisés à la fois dans l’application Événements et le calendrier Teams s’affichent dans l’application Événements, où ils peuvent être gérés.

Contenu de cet article

Créer un événement

Publier l’événement

Ajouter des présentateurs externes

Dupliquer l’événement

Gérer les brouillons d’événements

Annuler l’événement

Créer un événement

Planifiez un événement à partir de zéro dans l’application Événements pour adapter l’expérience à vos besoins exacts. De la capacité de l’événement aux fonctionnalités des participants, chaque élément de votre événement peut être personnalisé.

Pour mieux structurer la planification, choisissez un modèle qui représente le plus le type d’événement que vous souhaitez héberger. Vous pouvez toujours modifier les paramètres du modèle lors de la planification.

Pour créer un événement dans l’application Événements :

1. Sélectionnez sur le côté gauche de Teams.

   • Si Events n’est pas épinglé sur la barre de votre application, sélectionnez Afficher d’autres applications sur le côté gauche de Teams. Ensuite, recherchez et sélectionnez Événements.

2. Sélectionnez Créer un événement .

3. Sélectionnez Créer un événement à partir de zéro, ou choisissez un modèle d’événement.

Renseigner les détails de l’événement

Que vous créiez un événement à partir de zéro ou que vous utilisiez un modèle préexistant, personnalisez les détails et les paramètres pour adapter l’événement à vos besoins.

Pour personnaliser les détails et les paramètres de l’événement :

1. Dans Ajouter les détails de l’événement :

   • Entrez un nom pour votre événement.

   • Ajoutez une description pour informer les participants de votre événement.

   • Spécifiez des dates et heures de début et de fin.

2. Dans Où se produit cet événement ?, ajoutez un emplacement, le cas échéant.

   • Si vous ajoutez une salle Teams, sélectionnez les options de salles Teams pour spécifier à qui la salle est destinée.

   • Dans le menu déroulant Configurer la salle pour :

     • Sélectionnez Présentation si la salle est destinée aux personnes qui parleront ou présenteront pendant l’événement. Lorsque cette salle rejoint, elle a la possibilité de participer en tant que présentateur ou participant.

     • Sélectionnez Affichage des participants si la salle est réservée aux participants à l’événement. Lorsque cette salle rejoint, elle n’a pas la possibilité de participer en tant que présentateur.

   • Pour en savoir plus, consultez Héberger ou participer à un événement à partir d’une salle Microsoft Teams.

3. Dans Qui planifie cet événement :

   • Dans le menu déroulant Envoyer les invitations à partir de cette boîte aux lettres , désignez la boîte aux lettres à partir de laquelle les invitations seront envoyées. Envoyez des e-mails à partir de vous-même, d’un délégué, d’une boîte aux lettres d’événement ou d’une boîte aux lettres partagée. Toute personne ayant accès à la boîte aux lettres spécifiée peut modifier l’événement.

   • Ajoutez des co-organisateurs et des présentateurs facultatifs. Ils recevront des invitations lorsque vous enregistrerez l’événement.

4. Dans Qui peut participer :

   • Spécifiez qui aura accès à l’événement.

   • Inviter des personnes et des groupes.

   • Activez l’inscription si nécessaire.

5. Dans Configurer l’expérience et les options :

   • Définissez la capacité de votre événement. Activez le bouton bascule Optimiser pour les grandes audiences pour appliquer les paramètres qui conviennent le mieux aux événements plus importants. Une fois votre événement enregistré, ce paramètre ne peut pas être modifié.

   • Sélectionnez les fonctionnalités de participation des participants pour les activer ou les désactiver et prévisualisez leur affichage pendant l’événement.

   • Activez ou désactivez Gérer ce que les participants voient pour mieux contrôler l’apparence du contenu et des personnes pendant l’événement.

   • Activez le bouton bascule Activer la salle verte pour vous donner, ainsi qu’aux autres organisateurs et présentateurs, un endroit pour case activée configuration audio, vidéo et écran avant le début de l’événement.

   • Sélectionnez Toutes les options pour plus d’options de réunion.

   Remarque

   Certaines fonctionnalités peuvent ne pas être disponibles en fonction de la taille de votre événement et de la licence. Pour en savoir plus sur la mise à l’échelle des fonctionnalités d’événement, consultez Fonctionnalités d’événement Microsoft Teams à grande échelle.

6. Sélectionnez Enregistrer et continuer .

Vos modifications seront enregistrées. Les présentateurs et les organisateurs recevront des invitations lorsque vous enregistrerez l’événement et que vous pourrez y apporter des modifications. Les participants ne recevront pas d’invitations et ne pourront pas voir l’événement tant que vous ne l’aurez pas publié.

Désigner une boîte aux lettres pour les e-mails d’événement

Lors de la création d’un événement, vous pouvez choisir la boîte aux lettres qui envoie les invitations et les e-mails d’événement. Une fois votre événement enregistré en tant que brouillon, la sélection de boîte aux lettres ne peut pas être modifiée.

Plusieurs options de boîte aux lettres sont disponibles :

• Boîte aux lettres d’événement : Une boîte aux lettres dédiée est créée pour l’événement. Les e-mails sont envoyés à partir de cette identité spécifique à l’événement et les co-organisateurs disposeront de fonctionnalités complètes de planification et d’édition.

• Votre boîte aux lettres : les e-mails sont envoyés à partir de votre boîte aux lettres personnelle et les co-organisateurs ont des capacités limitées.

• Boîte aux lettres déléguée : les e-mails sont envoyés par un délégué au nom d’une autre personne. Les autres délégués de cette personne peuvent également modifier l’événement.

• Boîte aux lettres partagée : les e-mails sont envoyés à partir d’une boîte aux lettres organisationnelle partagée créée et gérée par l’administrateur de votre organisation. Toute personne ayant accès à cette boîte aux lettres peut modifier l’événement.

Les co-organisateurs bénéficient uniquement de la parité totale lors de l’utilisation d’une boîte aux lettres d’événement. Avec d’autres options, les co-organisateurs peuvent ne pas être en mesure de modifier les détails de la planification ou de gérer d’autres éléments d’événement. Pour plus d’informations, consultez Gérer les événements Microsoft Teams dans les boîtes aux lettres partagées et les scénarios de délégués.

Si une boîte aux lettres partagée a été configurée à l’aide d’Outlook classique, cette option n’apparaît pas dans le menu déroulant Envoyer des invitations à partir de cette boîte aux lettres . Pour résoudre ce problème :

1. Activer les améliorations des calendriers partagés dans Outlook.
2. Redémarrez Outlook.
3. Dans Outlook, rajoutez le calendrier manquant.
4. Fermez et rouvrez l’application Événements Teams.

Les réunions existantes ne seront pas affectées et aucune donnée ne sera perdue. Si vous ne voyez toujours pas la boîte aux lettres partagée, contactez votre administrateur informatique.

Ajouter des présentateurs externes

Ajoutez facilement jusqu’à 20 présentateurs externes à votre événement. Les présentateurs externes sont des présentateurs anonymes, extérieurs à votre organisation ou qui n’utilisent pas Teams.

Lorsque vous ajoutez un présentateur externe, il reçoit un lien de jointure unique qui lui permet d’entrer dans l’événement sans attendre dans la salle d’attente. Les présentateurs anonymes n’auront pas besoin de se connecter avec un compte Microsoft ; ils peuvent rejoindre à l’aide du lien et taper leur nom avant d’entrer.

Pour ajouter un présentateur externe :

1. Sélectionnez sur le côté gauche de Teams.

2. Sélectionnez Gérer.

3. Sélectionnez un événement.

4. Sélectionnez Modifier les détails.

5. Sélectionnez Qui planifie l’événement ?.

6. Dans Présentateurs, entrez les adresses e-mail des présentateurs externes que vous souhaitez ajouter.

7. Sélectionnez Enregistrer et envoyer des invitations .

Pour modifier les détails du présentateur, comme son nom, sa bio et la façon dont il apparaît sur la page de l’événement, ouvrez les détails de l’événement et sélectionnez Gérer les présentateurs .

Vous pouvez également ajouter des présentateurs externes lors de la création de l’événement.

Régénérer ou copier le lien de jointure externe

Pour régénérer ou copier le lien auquel les présentateurs externes se joignent :

1. Sélectionnez sur le côté gauche de Teams.

2. Sélectionnez Gérer.

3. Sélectionnez un événement.

4. Sélectionnez People & e-mails>présentateurs.

5. En regard du présentateur pour lequel vous souhaitez créer un lien, sélectionnez Afficher le lien de jointure.

6. Sélectionnez Copier pour copier le lien dans le Presse-papiers ou Recharger pour en régénérer un nouveau.

Gérer les brouillons d’événements

Jusqu’à ce qu’un événement soit publié, il reste un brouillon auquel les organisateurs et les co-organisateurs peuvent accéder et apporter plusieurs modifications sans envoyer d’invitations aux participants.

Pour accéder à un brouillon d’événement :

1. Sélectionnez sur le côté gauche de Teams.

2. Sélectionnez Gérer.

3. Sous Brouillons, choisissez le brouillon que vous souhaitez ouvrir.

4. Sélectionnez Modifier les détails pour apporter des modifications aux détails de l’événement. Ensuite, sélectionnez Enregistrer les modifications icône .

Publier un événement

Une fois que vous avez finalisé les détails de l’événement et que vous êtes prêt à inviter des participants, publiez votre événement. Lorsque vous publiez un événement, les invitations sont automatiquement envoyées aux participants. Ils pourront afficher les détails de l’événement, s’inscrire et participer à l’événement.

Vous pouvez toujours inviter des participants après la publication d’un événement et modifier certains paramètres d’événement. Vous ne pouvez pas modifier le niveau d’accès ni activer ou désactiver l’inscription une fois l’événement publié.

Pour publier un événement :

1. Sélectionnez sur le côté gauche de Teams.

2. Sélectionnez Gérer.

3. Sous Brouillons, recherchez l’événement que vous souhaitez publier.

4. Sélectionnez Modifier les détails pour finaliser les détails de l’événement.

5. Sélectionnez les modifications si nécessaire, ou pour revenir au brouillon principal.

6. Activez le bouton bascule Aperçu pour afficher un aperçu de l’apparence du site de l’événement pour les participants.

7. Sélectionnez Publier l’événement publier l’icône .

Une fois votre événement publié, vous pourrez le faire connaître.

Dupliquer un événement

Recréez un événement avec les mêmes personnalisations en le dupliquant. Lorsque vous dupliquez un événement, les détails de l’événement, les personnes et groupes ajoutés ainsi que les paramètres seront copiés dans un nouveau. Vous pouvez ensuite mettre à jour le nom, la date, l’heure et d’autres détails selon vos besoins.

Pour dupliquer un événement :

1. Sélectionnez sur le côté gauche de Teams.

2. Sélectionnez Gérer.

3. Recherchez l’événement que vous souhaitez dupliquer, puis sélectionnez Plus d’options>Dupliquer .

Enregistrer en tant que modèle

Enregistrez un événement en tant que modèle à réutiliser pour des événements similaires à l’avenir sans avoir à le créer à partir de zéro à chaque fois. Les modèles conservent tous vos paramètres d’événement, à l’exception de la date et de l’heure à réutiliser.

Pour enregistrer un événement en tant que modèle :

1. Sélectionnez sur le côté gauche de Teams.

2. Sélectionnez Gérer.

3. Sélectionnez l’événement à réutiliser.

4. Sélectionnez Plus d’options>Enregistrer en tant que modèle .

5. Ajoutez un nom et une description de modèle pour pouvoir l’identifier ultérieurement.

6. Sélectionnez Enregistrer le modèle.

Le modèle est disponible lorsque vous créez un événement, sous Vos modèles enregistrés. Modifiez, planifiez ou supprimez des modèles à partir d’ici.

Annuler un événement

Pour annuler un événement créé dans l’application Événements :

1. Sélectionnez sur le côté gauche de Teams.

2. Sélectionnez Gérer.

3. Sélectionnez l’événement que vous souhaitez annuler.

4. Sélectionnez Autres actions>Annuler .

   .

5. Sélectionnez Annuler l’événement.

Pour annuler des événements créés en dehors de l’application Événements, consultez Annuler un webinaire ou Annuler une assemblée.

Rubriques connexes

Fonctionnalités d’événements Microsoft Teams à grande échelle

Gérer les événements à venir dans l’application Événements Microsoft Teams