Pienryhmätilojen hallinta Microsoft Teamsissa

Edistä yhteyksiä ja merkityksellisiä keskusteluja keskikokoisissa ja suurissa Teams-kokouksissa luomalla pienryhmätiloja. Luo ja hallitse pienryhmätiloja, kun käytät Teamsin työpöytäversiota jopa 300 henkilön kokouksen järjestämiseen.

Lisätietoja pienryhmätilaistuntoihin osallistumisesta on artikkelissa Pienryhmätilaan liittyminen Microsoft Teams -kokouksissa.

Artikkelin sisältö

Pienryhmätilojen luominen

Ilmoituksen lähettäminen pienryhmätiloihin

Hallitse pienryhmätilojen asetuksia

Pienryhmätilojen avaaminen ja sulkeminen

Pienryhmätilojen aikarajoitusten määrittäminen

Pienryhmätilojen poistaminen

Pienryhmätilojen valvojien nimeäminen

Pienryhmätilojen osallistujaraportit

Pienryhmätilojen nimeäminen uudelleen

Pienryhmätilojen luominen

Jotta voit luoda pienryhmätiloja, sinun on oltava kokouksen järjestäjän organisaatiossa kokouksen järjestäjä tai esittäjä, joka on määritetty pienryhmätilojen valvojaksi.

Ennen kokousta

Jos haluat luoda pienryhmätiloja ennen kokousta, ajoita kokous ja lähetä kutsut. Toimi sitten seuraavasti:

1. Valitse Teamsissa.

2. Valitse kokous.

3. Valitse Näytä tapahtuma . 

4. Valitse Lisää vaihtoehtoja>Pienryhmätilat .

   Tämä vaihtoehto tulee näkyviin vasta, kun kutsut on lähetetty osallistujille.

5. Valitse Luo tilat. 

6. Valitse haluamiesi tilojen lukumäärä (enintään 50) ja valitse Lisää tilat.

7. Valitse Määritä osallistujia .

8. Valitse, miten haluat osallistujien määritettävän, ja valitse Tallenna uudelleen>.

Jos luot pienryhmätiloja ennen kokouksen alkamista, voit kutsua enintään 300 osallistujaa. Kun kokous alkaa, voit avata pienryhmätilat.

Kokouksen aikana

Näin voit luoda pienryhmätiloja kokouksen aikana:

1. Valitse Huoneiden kokouksen asetuksista.
2. Valitse luotavien tilojen määrä (enintään 50).
3. Valitse, miten haluat määrittää osallistujat.
4. Valitse Luo tilat.

Jos haluat lisätä toisen pienryhmätilan kokouksen aikana, valitse Huoneet>Lisää huone Lisää - kokouksen hallintatoiminnoissa.

Hallitse pienryhmätilojen asetuksia

Säädä pienryhmätilojen asetuksia ennen kokousta varmistaaksesi, että kokous ja tilat sujuvat sujuvasti. Valitse miten osallistujat jaetaan tiloihin, aseta huoneiden aikarajoitukset ja paljon muuta.

Huoneasetukset ovat joustavia, ja niitä voi myös muuttaa kokouksen aikana. Nimeä huoneet uudelleen, avaa ja sulje niitä sekä tee muita muutoksia sitä mukaa, kun teet muutoksia.

Ennen kokousta

Voit hallita pienryhmätilojen asetuksia ennen kokousta seuraavasti:

1. Valitse Teamsissa.

2. Valitse kokous.

3. Valitse Näytä tapahtuma . 

4. Valitse Lisää vaihtoehtoja>Pienryhmätilat .

   Tämä vaihtoehto tulee näkyviin vasta, kun kutsut on lähetetty osallistujille.

5. Valitse Tilojen asetukset .

6. Ota muutokset käyttöön valitsemalla Tallenna .

Kokouksen aikana

Voit hallita pienryhmätilojen asetuksia kokouksen aikana seuraavasti:

1. Valitse Huoneiden kokouksen asetuksista.
2. Valitse Tilojen asetukset .
3. Ota muutokset käyttöön valitsemalla Tallenna .

Pienryhmätilojen aikarajoitusten määrittäminen

Aseta pienryhmätilojen aikarajat, jotta kokous pysyy aikataulussa pienryhmätiloissa. Tilat sulkeutuvat automaattisesti ajan umpeuduttua, ja osallistujat liittyvät uudelleen pääkokoukseen.

Ennen kokousta

Voit asettaa pienryhmätilan aikarajan ennen kokousta seuraavasti:

1. Valitse Teamsissa.

2. Valitse kokous.

3. Valitse Näytä tapahtuma . 

4. Valitse Lisää vaihtoehtoja>Pienryhmätilat .

   Tämä vaihtoehto tulee näkyviin vasta, kun kutsut on lähetetty osallistujille.

5. Valitse Tilojen asetukset .

6. Ota Aseta aikaraja -asetus käyttöön.

7. Aseta aikaraja pudotusvalikoiden avulla.

8. Valitse Tallenna.

Kokouksen aikana

Voit määrittää pienryhmätilan aikarajan kokouksen aikana seuraavasti:

1. Valitse Huoneiden kokouksen asetuksista.
2. Valitse Tilojen asetukset .
3. Ota Aseta aikaraja -asetus käyttöön.
4. Aseta aikaraja pudotusvalikoiden avulla.
5. Valitse Tallenna.

Pienryhmätilojen valvojien nimeäminen

Nimeämällä pienryhmätilojen valvojia kokouksessa saat lisäohjeita tilojen hallintaan. Pienryhmätilojen valvojat voivat:

lisätä ja poistaa tiloja	määrittää tilaistuntojen aikarajat
määrittää ja siirtää osallistujia tiloihin	lähettää ilmoituksia
avata ja sulkea tiloja	luoda tiloja uudelleen
Liity mihin tahansa tilaan

Jos haluat tehdä jostakusta pienryhmätilan valvojan, kutsu hänet ensin kokoukseen ja tee hänestä esittäjä. Lisätietoja on artikkelissa Roolit Microsoft Teams -kokouksissa.

Ennen kokousta

Pienryhmätilojen valvojien nimittäminen ennen kokousta:

1. Valitse Teamsissa.

2. Valitse kokous.

3. Valitse Näytä tapahtuma . 

4. Valitse Lisää vaihtoehtoja>Pienryhmätilat .

   Tämä vaihtoehto tulee näkyviin vasta, kun kutsut on lähetetty osallistujille.

5. Valitse Tilojen asetukset .

6. Ota käyttöön Määritä esittäjät valvomaan huoneita -valintakytkin.

7. Valitse Hae esittäjiä ja määritä tilojen valvojat.

8. Valitse Tallenna.

Kokouksen aikana

Pienryhmätilojen valvojien nimittäminen kokouksen aikana:

1. Valitse kokouksen komennoista Huoneiden .
2. Valitse Huoneiden asetukset - .
3. Ota käyttöön Määritä esittäjät valvomaan huoneita -valintakytkin.
4. Valitse esittäjät avattavasta valikosta.
5. Valitse Tallenna.

Hallitse pienryhmätiloja

Vain yksi pienryhmätilojen valvoja voi kerrallaan ottaa pienryhmätilojen hallintaansa.

Näin voit hallita pienryhmätiloja pienryhmätilojen valvojana:

1. Valitse Huoneiden kokouksen asetuksista. Näet, kuka tällä hetkellä hallitsee kokoustiloja.
2. Valitse Valvo tiloja.

Pienryhmätilat ovat nyt hallinnassasi. Liity avoimiin tiloihin, tee ilmoituksia ja paljon muuta.

Pienryhmätilojen nimeäminen uudelleen

Voit halutessasi nimetä pienryhmätilan uudelleen sen käyttötarkoituksen mukaan (esimerkiksi sen mukaan, mistä tilassa ollaan keskustelemassa tai työstämässä jotain muuta).

Ennen kokousta

Pienryhmätilan nimeäminen uudelleen ennen kokousta:

1. Valitse Teamsissa.

2. Valitse kokous.

3. Valitse Näytä tapahtuma . 

4. Valitse Lisää vaihtoehtoja>Pienryhmätilat .

   Tämä vaihtoehto tulee näkyviin vasta, kun kutsut on lähetetty osallistujille.

5. Valitse sen tilan kohdalla, jonka haluat nimetä uudelleen, Lisää vaihtoehtoja>Nimeä uudelleen .

6. Kirjoita uusi nimi.

7. Valitse Nimeä uudelleen.

Kokouksen aikana

Pienryhmätilan nimeäminen uudelleen kokouksen aikana:

1. Valitse Huoneiden kokouksen asetuksista.
2. Vie hiiren osoitin sen ryhmän päälle, jonka haluat nimetä uudelleen
3. Valitse Lisää asetuksia>Nimeä uudelleen .
4. Kirjoita uusi nimi.
5. Valitse Nimeä uudelleen.

Lähetä ilmoitus kaikkiin pienryhmätiloihin

Kaikissa pienryhmätiloissa olevien ihmisten kanssa voi olla yhteydessä lähettämällä ilmoituksia. Tarjoa keskusteluideoita, päivitä osallistujia tulevasta kehityksestä ja paljon muuta.

Ilmoituksen lähettäminen pienryhmätiloihin:

1. Valitse Huoneiden kokouksen asetuksista.
2. Valitse Tee ilmoitus .
3. Syötä ilmoituksesi ja valitse Lähetä.

People näkee ilmoituksesi kohtauspaikkansa keskustelussa TÄRKEÄ-merkittynä. Jos he vastaavat ilmoitukseesi, näet sen kyseisen pienryhmätilan keskustelussa pääkeskusteluluettelossasi.

Pienryhmätilojen avaaminen ja sulkeminen

Avoimet huoneet

Avaa pienryhmätilat, kun olet valmis aloittamaan istunnot. Jos määritit osallistujat huoneisiin manuaalisesti tai satunnaisesti, he liittyvät avoimiin huoneisiin heti, ellet poista Siirrä henkilöt tiloihin automaattisesti -vaihtopainiketta käytöstä pienryhmätilojen asetuksissa. Jos annat osallistujien valita huoneensa itse, he voivat tarkastella avoimia huoneita ja liittyä niihin.

Voit avata ja aloittaa pienryhmäistuntojen kokouksessa seuraavasti:

1. Valitse Huoneiden kokouksen asetuksista.

   • Valitse Avaa huoneet , jos haluat avata kaikki huoneet samanaikaisesti.
   • Vie hiiren osoitin tilan päälle ja valitse Lisää vaihtoehtoja>Avaa haluamasi huone.

Tilat pysyvät avoinna, kunnes suljet ne manuaalisesti tai, kunnes olet asettanut aikarajoituksen, jolloin aika umpeutuu.

Tilojen sulkeminen

Sulje pienryhmätilat, kun olet valmis lopettamaan istunnot ja pyydä osallistujia palaamaan pääkokoukseen.

Voit sulkea ja lopettaa pienryhmätilojen istunnot kokouksessa seuraavasti:

1. Valitse Huoneiden kokouksen asetuksista.

   • Valitse Sulje huoneet , jos haluat sulkea kaikki tilat yhtä aikaa.
   • Vie hiiren osoitin tilan päälle ja valitse Lisää vaihtoehtoja>Sulje tämä tietty huone.

Tila on suljettu, kun sen tilaksi muuttuu Suljettu. Jos avaat huoneita uudelleen kokouksessa, jossa osallistujia oli määritetty tiloihin, osallistujat palaavat tiloihin, joihin heidät määritettiin.

Pienryhmätilojen poistaminen

Jos haluat poistaa pienryhmätilan, tila on suljettava ensin. Jos tilassa on osallistujia, määritä heidät uudelleen eri tiloihin ennen kuin suljet huoneen, jossa he ovat, tai sulje tila, jolloin he siirtyvät takaisin varsinaiseen kokoukseen automaattisesti.

Ennen kokousta

Näin poistat pienryhmätilat ennen kokousta:

1. Valitse Teamsissa.

2. Valitse kokous.

3. Valitse Näytä tapahtuma . 

4. Valitse Lisää vaihtoehtoja>Pienryhmätilat .

   Tämä vaihtoehto tulee näkyviin vasta, kun kutsut on lähetetty osallistujille.

5. Valitse Poista tilat poistaaksesi kaikki pienryhmätilat.

   • Vie hiiren osoitin tilan päälle ja valitse Lisää vaihtoehtoja>Poista voit poistaa vain kyseisen huoneen.

6. Vahvista.

Kokouksen aikana

Näin poistat pienryhmätiloja kokouksen aikana:

1. Valitse Huoneiden kokouksen asetuksista.

   • Valitse Poista tilat poistaaksesi kaikki pienryhmätilat.
   • Vie hiiren osoitin tilan päälle ja valitse Lisää vaihtoehtoja>Poista huoneen poistamista varten.

2. Vahvista.

Pienryhmätilojen osallistujaraportit

Jos järjestät kokouksen, voit saada osallistumisraporttien avulla tietoa sen osallistujista ja heidän pienryhmätilan toiminnastaan. Saat tietää, mihin pienryhmätilaan kukin henkilö on liittynyt, milloin hän on liittynyt tilaan ja milloin hän poistui siitä.

Voit tarkastella pienryhmätilojen tietoja kokouksesta seuraavasti:

1. Valitse Chat in Teams.
2. Valitse Kokouskeskustelut ja avaa kokouksen keskustelu.
3. Valitse Osallistumiset.
4. Valitse Osallistujat-kohdasta osallistuja, niin näet, mihin pienryhmätilaan hän meni ja mihin aikaan hän liittyi siihen ja mihin niistä hän poistui.

Jos haluat viitata pienryhmätilojen tietoihin myöhemmin, lataa osallistujaraportti CSV-muodossa.

Aiheeseen liittyviä artikkeleita

Pienryhmätilaan liittyminen Teams-kokouksessa

Henkilöiden määrittäminen pienryhmätiloihin