Kokouksen ajoittaminen Microsoft Teamsissa

Artikkelin sisältö

Kokouksen ajoittaminen

Voit ajoittaa kokouksen Teamsissa usealla eri tavalla.

Kalenterikokouksen ajoittaminen

1. Valitse Teamsissa.
2. Valitse kalenterista aikaväli tai valitse New .
3. Lisää kokouksen tiedot ja osallistujat.
4. Ota käyttöön Teams-kokouksen vaihtopainike.
5. Valitse Save .

Kokouksen ajoittaminen keskustelusta käsin

1. Valitse Teamsissa.
2. Valitse Lisää keskusteluasetuksia keskustelun yläosassa.
3. Valitse Ajoita kokous .
4. Lisää kokouksen tiedot.
5. Valitse Lähetä.

Kanavan kokouksen ajoittaminen

1. Valitse Teamsin Teamsissa.
2. Valitse tiimi, jossa haluat ajoittaa kokouksen.
3. Valitse Pikakokous-painikkeen vieressä oleva avattavan valikon nuoli.
4. Valitse Ajoita kokous .
5. Lisää muita tiimin ulkopuolisia osallistujia.
6. Valitse Lähetä.

Kaikki ryhmän jäsenet, joille ajoitit kokouksen, saavat henkilökohtaisen kutsun.

Voit myös kutsua kanavan tavalliseen kokoukseen kirjoittamalla kanavan nimen Lisää kanava - kenttään. Kanavia ei voi muokata tai lisätä sen jälkeen, kun kutsu on lähetetty. Sinun on lähetettävä uusi kutsu, jossa on päivitetty kanava.

Osallistujien kutsuminen

Voit kutsua osallistujia Teams-kokoukseen sen luomisen aikana tai sen jälkeen.

Jopa 1 000 kutsuttua voi liittyä Teams-kokoukseen ja osallistua siihen. Enintään 10 000 kutsuttua voi osallistua vain tarkastelu -osallistujana kokouksiin, joissa on jo 1 000 osallistujaa.

Osallistujien kutsuminen:

1. Luo kokous tai avaa kokous Teams-kalenterissa.

2. Kirjoita nimet Pakolliset osallistujat -kenttään.

   • Valinnaisten osallistujien lisääminen:

     • Valitse uudessa kalenterissa Vastausvaihtoehdot-henkilöasetukset-kuvake >Lisää valinnaisia osallistujia ja lisää heidän nimensä Kutsu valinnaisia osallistujia -kenttään.
     • Valitse perinteisessä kalenterissaLisää pakolliset osallistujat -kohdasta Valinnainen + ja lisäävät heidän nimensä.

   • Voit kutsua organisaation ulkopuolisia henkilöitä kirjoittamalla heidän koko sähköpostiosoitteensa (esim. Joe@example.com).

3. Valitse Lähetä päivitys tai Lähetä Kutsutut saavat sähköpostiviestin, jossa on linkki kokoukseen.

Ajoittaja

Schedulerissa voit tarkastella muiden osallistujien aikavyöhykkeitä, aikatauluja ja käytettävyyttä eri aikaväleillä. Ajoitusruudukko näyttää kunkin osallistujan aikataulun.

• Varjostetut alueet näyttävät, milloin osallistujat ovat varattuja tai heillä on alustavia kokouksia.

• Varjostamattomat alueet näkyvät, kun osallistujat ovat vapaita.

  

• Jos haluat käyttää Aikataulua, valitse Ajoitus-kuvake kokouksen tiedoissa.

Kun olet täyttänyt tiedot, sulje ajoituslomake ja kutsu osallistujia kokoukseen valitsemalla Lähetä .

Kokouslinkin jakaminen

Teamsin avulla voit kutsua henkilöitä kokouksiin kokouslinkin avulla. Voit jakaa tämän linkin seuraavasti:

1. Luo kokous tai avaa kokous Teams-kalenterissa.
2. Valitse kokouksen tietojen yläreunassa Jaa>Kopioi liittymislinkki .
3. Jaa linkki muille liittämällä se keskusteluun, julkaisuun tai sähköpostiin.

Soittonumeron lisääminen

Sisällytä puhelinnumero ja neuvottelutunnus, jotta osallistujat voivat soittaa Teams-kokoukseen. Jos ajoitat kokouksen Outlookista, soittonumero ja neuvottelutunnus näkyvät automaattisesti ajoitetussa kokouskutsussa.

Lisätietoja on artikkelissa Soittonumeron lisääminen kokoukseen Teamsissa.

Kokousten luokittelu

Värikoodaa kalenteri luokkien avulla. Määritä yksi tai useampi luokka jokaiselle kalenterisi kokoukselle.

Luokkien määrittäminen:

1. Napsauta kalenterin tapahtumaa hiiren kakkospainikkeella.
2. Valitse Luokittele-kuvake .
3. Valitse väri.

Voit luokitella kokouksen myös sen ajoittamisen yhteydessä valitsemalla ajoituslomakkeen yläreunasta Luokka .

Kokouksen ajoittaminen uudelleen

Ajoita kokoukset ja tapahtumat uudelleen Teams-kalenterista. Voit päivittää kokousajan nopeasti valitsemalla kokouksen Teams-kalenterista, vetämällä sen uuteen ajankohtaan ja pudottamalla sen.

Saat ilmoituksen kutsuttujen käytettävyydestä ennen kuin päivität kokousajan.

Voit myös muuttaa kokouksen ajankohtaa avaamalla kokouksen tiedot, valitsemalla uuden ajan ja valitsemalla Lähetä päivitys. Osallistujat saavat automaattisesti ilmoituksen päivitetystä ajasta.

Näytä tilana -toiminnon muuttaminen

Järjestäjänä voit määrittää kokouksen Näytä muodossa -tilan toimintoriviltä. Kun osallistujat vastaavat kutsuja, heidän tilansa on automaattisesti järjestäjän määrittämä tila.

Kokouksen ajoittaminen

Kokouksen ajoittaminen:

1. Avaa Teams-mobiilisovellus.

2. Napauta .

3. Valitse Uusi tapahtuma .

4. Lisää kokouksen otsikko.

5. Napauta Lisää osallistujia ja lisää kutsutut.

   • Valitse Jaa kanavalle , jos haluat tehdä siitä kanavakokouksen.

6. Kirjoita muut kokouksen tiedot.

7. Ajoita kokous ja kutsu osallistujia napauttamalla Valmis .

Kokouksen tiedot

Kokouksen tietojen tarkasteleminen ja muokkaaminen:

1. Avaa Teams-mobiilisovellus.
2. Napauta .
3. Tarkastele kokouksen tietoja napauttamalla.
4. Jos olet kokouksen järjestäjä, napauta Muokkaa .
5. Lähetä päivitykset napauttamalla Valmis .