Hienot virtuaalikokoukset ja -tapahtumat eivät tapahdu itsestään – ne edellyttävät suunnittelua ja valmisteluja etukäteen, jotta saat parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Olipa kyse sitten varusteiden tarkistamisesta siirtymien harjoitteluun, pieni valmistelu voi ehkäistä teknisiä ongelmia ja pitää tapahtumasi sujuvana.
Tässä on parhaita vinkkejä laadukkaiden kokousten, town hall -tapaamisten ja verkkoseminaarien suunnitteluun ja tuottamiseen Microsoft Teamsissa.
Aloittaminen
Lataa Microsoft Teamsin työpöytäversio, niin saat luotettavimmat kokous- ja tapahtumakokemukset. Nauti kaikista ominaisuuksista ja erinomaisesta suorituskyvystä. Päivitä Teams, niin saat uusimmat suojausominaisuudet ja virheenkorjaukset.
Tapahtumatuotannon suunnittelu
Määritä ennen tapahtuman alkua roolit ja vastuut, harjoittele esityksiä ja määritä tarvittavat viestintämuodot tapahtuman aikana. Jotta määritys sujuu ongelmitta, noudata alla olevia käytäntöjä.
- Tapahtumaryhmässä on aina useita henkilöitä. Määritä roolit ja vastuut – keskustele siitä, kuka on vastuussa toiminnon kustakin vaiheesta tuottajista ja esittäjistä Q&A:n valvojiin
- Suunnittele tapahtuman ryhmäviestintä. Reaaliaikainen viestintä on ratkaisevan tärkeää suurissa kokouksissa ja tapahtumissa. Tapahtuman ryhmäkeskustelu (järjestäjän, tuottajien ja esittäjien käytettävissä) on hyvä tapa pitää yhteyttä.
- Harjoittele. Suorita tapahtuma läpi ja tarkista esitykset, harjoittele siirtymiä ja testaa ääni - ja videoasetuksia . Seuraa osallistujien kokemusta reaaliajassa ja varmista yleisöllesi erinomainen käyttökokemus.
Vihje
Hybriditapahtumat:
- Tee sivustotutkimus etukäteen. Vahvista huoneen AV-infrastruktuuri, Teams-integrointi ja fyysinen asettelu.
- Testaa ja varmista, että kaikki huoneessa olevat laitteet toimivat (MTR-konsoli, mikrofonit, kamerat, kaiuttimet, näytöt, ohjauspaneelit).
- Dokumentoi huoneen signaaliliikenne (ääni, video, verkko) ja tunnista mahdolliset rajoitukset tai omituisuudet.
- Päivitä kaikkien Teams-sertifioitujen laitteiden laiteohjelmistot ja ohjelmistot ja varmista yhteensopivuus Teamsin uusimman version kanssa.
- Varmista, että langallinen Ethernet-yhteys on käytettävissä kaikissa tuotannossa käytettävissä laitteissa (Teams-tietokone, vMix-kone jne.).
Äänen, videon ja jaetun sisällön määrittäminen
Laadukkaiden ääni- ja videolaitteiden käyttö on ratkaisevan tärkeää suurissa kokouksissa ja tapahtumissa. Määritä korkealaatuisia mikrofoneja ja verkkokameroita tai järjestä hybridikokous Teams-huoneesta. Nämä vinkit auttavat sinua viestimään selkeästi yleisön ja esittäjien kanssa tapahtuman aikana.
Ääni
- Älä unohda äänenlaatua, sillä se on tärkein osa hienoa tapahtumaa. Jotkut ihmiset saattavat vain kuunnella selaimen ollessa taustalla.
- Käytä laadukkaita mikrofoneja. Puettavat mikrofonit ovat ihanteellisia vähemmän kokeneille esittäjille; Kädessä pidettävät mikrofonit vaativat harjoittelua ja tekniikkaa melun käsittelemiseksi.
- Käytä tietokonetta tai muuta laitetta käyttäville esittäjille Teams-sertifioituja kuulokemikrofoneja.
- Jos pidät huoneen sisällä, testaa huoneen ääni etukäteen, jotta vältät melun tai palautteen siirtämisen verkkoon.
- Lisää ääntä tapahtumaan käyttämällä mitä tahansa äänensieppauslaitetta, joka on yhteensopiva tasapainotetun äänen kanssa (XLR-liittimet) tai kuuloketyyppisellä 1/8 tuuman liittimillä. Voit liittää sen Teams-tietokoneeseen USB:n kautta.
- Vaihtoehtoisesti voit käyttää korkealaatuista AV-järjestelmää ja liittää järjestelmän HDMI- tai SDI-lähdön Teamsiin käyttämällä tavallista videosieppauslaitetta, kuten HDMI-USB-boksia.
Vihje
Hybriditapahtumat:
- Testaa kokoushuoneessa ja verkossa toimivia ääniasetuksia erikseen ennen live-lähetyksen aloittamista.
- Käytä itsenäisiä mikrofoneja henkilökohtaisille ja virtuaalisille yleisöille, mutta varmista, että vain yksi hallitseva äänilähde on yhdistetty kokousalustaan.
- Jos kokoushuoneessa on useita ihmisiä, pyydä heitä katkaisemaan tietokoneensa ääni kaiun tai palauden estämiseksi.
- Ota mukaan ylimääräisiä mikrofoneja (esim. kämmentietokoneita, lavaliereita) panelisteja tai vaeltavia Q&A:ta varten.
Video
- Valaise kohde hyvin – useimmissa kameroissa ei voi olla liikaa valoa. Valaistus voi olla ero sen välillä, koetaanko tuotantoa ammattimaiseksi vai amatööriksi.
- Käytä kolmea valoa kohteen valaisemiseen: avainvaloa, täyttövaloa ja taustavaloa hyvän syvyyden aikaansaamiseksi.
- HDMI-sieppauslaitteilla voidaan myös suoratoistaa tietokoneen (PC tai Mac) tuloste Teamsiin. Ne sopivat erinomaisesti korkealaatuisten videoiden, ohjelmisto-esittelyjen tai liikegrafiikan näyttämiseen kameran syötteen tavoin.
- Älä yhdistä HDMI-tuloa suoraan Teams-kokoukseen, koska Teams ei tue HDMI-lähteitä. Tuo HDMI-video tietokoneeseesi HDMI-sieppauslaitteen avulla, jossa se voi näkyä virtuaalikamerana Teamsissa. Tämän määrityksen avulla voit esimerkiksi liittää prosumer-kameran, jossa on ylivoimainen optiikka ja zoomaus HDMI:n kautta, mikä parantaa kokouksen videolaatua.
Jaa sisältöä näytöltäsi
Näytön jakaminen tapahtuman aikana on hyvä tapa esitellä tuotteita ja työnkulkuja tai esitellä yleisölle tärkeitä resursseja.
Nämä vinkit auttavat sinua esittämään sisältöä tehokkaasti tapahtumaa tuottaessasi.
Jos olet tapahtuman ainoa tuottaja, suosittelemme käyttämään kahta näyttöä. Näin voit jakaa sisältöä toisesta näytöstä samalla, kun tuotat tapahtuman ensimmäisestä näytöstä.
Jaa ääntä laitteestasi, kun esität mediaa.
Lisätietoja suurten kokousten esittämisestä on artikkelissa Vinkkejä suurten kokousten ja tapahtumien pitämiseen Microsoft Teamsissa.
Tuotannon kulku ja tapahtumapäivä
- Tapahtumapäivänä suosittelemme, että tapahtumaryhmä liittyy vähintään 15 minuuttia ennen tapahtuman alkua.
- Käytä lämpiötä valmistautuaksesi muiden järjestäjien ja esittäjien kanssa ennen tapahtuman alkua. Tarkista kaikki mikrofonit, kamerat ja syötteet.
- Jätä kaikki äänet mykistettynä, kunnes olet valmis aloittamaan live-esityksen tapahtuman alussa.
- Määritä joku valvomaan sekä huoneessa että virtuaalisesti syötteitä ongelmien varalta.
Teknisten ongelmien varalta suunnitteleminen
Teknisiä ongelmia voi ilmetä, vaikka valmistautuisit parhaaseen mahdolliseen valmisteluun. Vankka varasuunnitelma varmistaa, että tapahtumasi sujuu sujuvasti, jos jokin menee pieleen.
Määritä aina toinen tuottaja, joka voi ottaa ohjat käsiinsä, jos ensituottaja lopettaa toiminnan tai kohtaa teknisiä ongelmia.
Säilytä varakannettava tietokone, jonka kaikki diat ja mediat on ladattu ja testattu valmiiksi. Pidä ylimääräiset mikrofonit, verkkokamerat ja kaapelit valmiina laitteistovian varalta.
Käytä toissijaista Internet-yhteyttä, kuten mobiilitukiasemaa, jos pääyhteys katkeaa. Testaa varayhteys ennen tapahtuman alkamista.
Tallenna tärkeät esitykset etukäteen, jotta voit nopeasti siirtyä tallennettuun videoon, jos esittäjän yhteys katkeaa.
Microsoft Teams lähettää liittymislinkin, kun tapahtuma luodaan. Luo suoran kalenterilinkin jakamisen sijaan mukautettu URL-osoite, kuten Bit.ly, jonka voit jakaa osallistujien kanssa.
- Jos tekninen ongelma tai tuottajan virhe edellyttää uuden lähetyksen luomista, päivitä mukautettu URL-osoite nopeasti osoittamaan uuteen tapahtumaan ilman, että sinun tarvitsee ottaa osallistujiin uudelleen yhteyttä.
Tarvitsetko lisäohjeita?
Microsoft Teamsin tapahtumapalvelut tarjoavat enemmän tukea suurten kokousten ja tapahtumien suunnitteluun tai järjestämiseen. Lisätietoja on kohdassa Microsoftin käyttöönotto.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Suurten kokousten ja tapahtumien parhaat käytännöt Microsoft Teamsissa