Pianificare una riunione in Microsoft Teams

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Pianificare una riunione

Esistono diversi modi per pianificare una riunione in Teams.

Pianificare una riunione del calendario

1. Selezionare Calendar Di Teams.
2. Selezionare un timeslot nel calendario o selezionare Nuovo .
3. Aggiungere i dettagli della riunione e i partecipanti.
4. Attivare l'interruttore della riunione di Teams .
5. Seleziona Salva .

Pianificare una riunione dalla chat

1. Selezionare Chat in Teams.
2. Selezionare Altre opzioni di chat nella parte superiore della chat.
3. Seleziona Pianifica una riunione .
4. Inserisci i dettagli della riunione.
5. Selezionare Invia.

Pianificare una riunione di canale

1. Selezionare in Teams.
2. Selezionare il team in cui si vuole pianificare una riunione.
3. Accanto al pulsante Riunione immediata selezionare la freccia a discesa.
4. Seleziona Pianifica una riunione .
5. Aggiungere altri partecipanti esterni al team.
6. Selezionare Invia.

Tutti i membri del team per cui è stata pianificata la riunione riceveranno un invito personale.

È anche possibile invitare un canale a una normale riunione digitando il nome del canale nel campo Aggiungi canale . Una volta inviato l'invito, non è possibile modificare o aggiungere canali. Sarà necessario inviare un nuovo invito con i canali aggiornati.

Invitare i partecipanti

È possibile invitare i partecipanti alla riunione di Teams durante la creazione o dopo la creazione.

Fino a 1.000 invitati possono partecipare a una riunione di Teams e parteciparvi. Fino a 10.000 invitati possono partecipare come partecipanti di sola visualizzazione in riunioni che hanno già 1.000 partecipanti.

Per invitare i partecipanti:

1. Creare una riunione o aprirne una nel calendario di Teams.

2. Immettere i nomi nel campo Partecipanti obbligatori .

   • Per aggiungere partecipanti facoltativi:

     • Nel nuovo calendario, selezionare Opzioni di risposta persone-impostazioni-icona>Aggiungi partecipanti facoltativi-info-icona e aggiungere i loro nomi nel campo Invita partecipanti facoltativi.
     • Nel calendario classico, selezionare Facoltativo + nel campo Aggiungi partecipanti obbligatori e aggiungi i loro nomi.

   • Per invitare qualcuno all'esterno dell'organizzazione, digita l'indirizzo e-mail completo (ad esempio Joe@example.com).

3. Seleziona Invia aggiornamento o Invia . Gli invitati riceveranno un messaggio di posta elettronica con un collegamento alla riunione.

Scheduler

Con Scheduler è possibile visualizzare i fusi orari, le pianificazioni e la disponibilità degli altri partecipanti durante diverse fasce orarie. La griglia dell'Utilità di pianificazione mostrerà la pianificazione di ogni partecipante.

• Le aree ombreggiate vengono visualizzate quando i partecipanti sono occupati o hanno riunioni provvisorie.

• Le aree non ombreggiate vengono visualizzate quando i partecipanti sono liberi.

  

• Per usare Scheduler, selezionare di Scheduler nei dettagli della riunione.

Dopo aver compilato i dettagli, selezionare Invia per chiudere il modulo di pianificazione e invitare i partecipanti alla riunione.

Condividere un collegamento a una riunione

Teams consente di invitare persone a una riunione tramite un collegamento alla riunione. Per condividere questo collegamento:

1. Creare una riunione o aprirne una nel calendario di Teams.
2. Nella parte superiore dei dettagli della riunione, selezionare Condividi>Copia join collegamento .
3. Incollare il collegamento in una chat, un post o un messaggio di posta elettronica per condividerlo con altri.

Aggiungi un numero di accesso

Includere un numero di accesso esterno e un ID conferenza in modo che i partecipanti possano accedere alla riunione di Teams. Se si pianifica la riunione da Outlook, il numero di accesso esterno e l'ID conferenza vengono visualizzati automaticamente nell'invito alla riunione pianificata.

Per altre informazioni, vedere Aggiungere un numero di accesso esterno per una riunione in Teams.

Categorizzare le riunioni

Colora il calendario con le categorie. Assegnare una o più categorie a ogni riunione nel calendario.

Per assegnare categorie:

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un evento nel calendario.
2. Selezionare Categorizza
3. Selezionare un colore.

È anche possibile categorizzare una riunione quando la si pianifica selezionando Categoria nella parte superiore del modulo di pianificazione.

Ripianificare una riunione

Ripianificare riunioni ed eventi dal calendario di Teams. Per aggiornare rapidamente l'orario di una riunione, selezionare una riunione nel calendario di Teams, trascinarla in una nuova fascia oraria e rilasciarla.

Si riceverà una notifica della disponibilità degli invitati prima di aggiornare l'orario della riunione.

È anche possibile modificare l'orario della riunione aprendo i dettagli della riunione, scegliendo un nuovo orario e selezionando Invia aggiornamento. I partecipanti riceveranno automaticamente una notifica con l'ora aggiornata.

Modificare lo stato Mostra come

Gli organizzatori possono impostare lo stato Mostra come della riunione nella barra delle azioni. Quando la conferma di partecipazione dei partecipanti, il loro stato rifletterà automaticamente lo stato impostato dall'organizzatore.

Pianificare una riunione

Per pianificare una riunione:

1. Aprire il app per dispositivi mobili Teams.

2. Tocca Calendar .

3. Toccare .

4. Aggiungere il titolo di una riunione.

5. Toccare Aggiungi partecipanti e aggiungi invitati.

   • Toccare Condividi per aggiungere un canale a una per renderlo una riunione di canale.

6. Immettere altri dettagli della riunione.

7. Toccare Fatto per pianificare la riunione e invitare i partecipanti.

Dettagli riunione

Per visualizzare e modificare i dettagli della riunione:

1. Aprire il app per dispositivi mobili Teams.
2. Tocca Calendar .
3. Toccare una riunione per visualizzare i dettagli.
4. Toccare Modifica per modificare i dettagli della riunione se si è un organizzatore.
5. Tocca Fatto per inviare gli aggiornamenti.