Le grandi riunioni e gli eventi virtuali non accadono per caso: richiedono pianificazione e preparazione in anticipo per offrire la migliore esperienza possibile. Dal controllo dell'attrezzatura alla pratica delle transizioni, un po' di preparazione può prevenire problemi tecnici e far sì che il tuo evento si svolga senza intoppi.
Ecco alcuni dei nostri migliori suggerimenti per pianificare e produrre riunioni, assemblee generali e webinar di alta qualità in Microsoft Teams.
Guida introduttiva
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Pianificare la produzione di eventi
Prima dell'inizio di un evento, stabilisci ruoli e responsabilità, prova le presentazioni e configura le comunicazioni necessarie da utilizzare durante l'evento. Per una configurazione senza problemi, segui le procedure riportate di seguito.
- Nel gruppo di eventi sono sempre presenti più persone. Assegna ruoli e responsabilità: spiega chi è responsabile di ogni fase dell'operazione, dai produttori e relatori ai moderatori delle domande& risposte
- Pianificare le comunicazioni del gruppo di eventi. La comunicazione in tempo reale è fondamentale per riunioni ed eventi di grandi dimensioni. La chat di gruppo dell'evento (disponibile per l'organizzatore, i produttori e i relatori) è un ottimo modo per restare in contatto.
- Pratica. Esegui l'evento per controllare le presentazioni, esercitarti con le transizioni e testare le impostazioni audio e video . Guarda l'esperienza dei partecipanti dal vivo per garantire un'esperienza ottimale per il tuo pubblico.
Suggerimento
Per gli eventi ibridi:
- Conduci un sopralluogo in anticipo. Convalidare l'infrastruttura AV della sala, l'integrazione di Teams e il layout fisico.
- Testare e verificare che tutte le apparecchiature in sala funzionino (console MTR, microfoni, videocamere, altoparlanti, display, pannelli di controllo).
- Documenta il flusso del segnale della sala (audio, video, rete) e identifica eventuali limitazioni o stranezza.
- Aggiornare firmware e software su tutto l'hardware certificato Teams e garantire la compatibilità con la versione più recente di Teams.
- Assicurarsi che sia disponibile una connessione Ethernet cablata per tutti i dispositivi usati nell'ambiente di produzione (PC Teams, macchina vMix e così via).
Configurare audio, video e contenuti condivisi
L'uso di apparecchiature audio e video di alta qualità è fondamentale durante le riunioni e gli eventi di grandi dimensioni. Configura microfoni e webcam di alta qualità o riunisciti da una sala riunioni di Teams per esperienze ibride. Questi suggerimenti ti aiuteranno a comunicare chiaramente con il pubblico e i relatori durante l'evento.
Audio
- Non trascurare la qualità audio, è la parte più importante di un grande evento. Alcune persone potrebbero semplicemente ascoltare con il browser in background.
- Usa microfoni di alta qualità. I microfoni indossabili sono ideali per i presentatori meno esperti; I microfoni portatili richiedono pratica e tecnica per evitare di maneggiare il rumore.
- Per i relatori che usano un computer o un altro dispositivo, usa un auricolare certificato Teams.
- Per le presentazioni in sala, prova in anticipo l'audio della stanza per evitare che vengano trasmessi online rumori o feedback.
- È possibile aggiungere l'audio all'evento usando qualsiasi dispositivo di acquisizione compatibile con l'audio bilanciato (connettori XLR) o con connettori maschio da 1/8" in stile cuffia e che consente di collegarlo al computer che esegue Teams tramite USB.
- In alternativa, usare un sistema AV di fascia alta e collegare l'uscita HDMI o SDI del sistema a Teams usando un dispositivo di acquisizione video di base, ad esempio un box HDMI-USB.
Suggerimento
Per gli eventi ibridi:
- Testa separatamente le configurazioni audio in sala e online prima di andare in diretta.
- Usa microfoni indipendenti per il pubblico di persona e virtuale, ma assicurati che alla piattaforma della riunione sia collegata solo una sorgente audio dominante.
- Se più persone usano dispositivi in sala, chiedi loro di scollegare l'audio del computer per evitare eco o feedback.
- Porta microfoni aggiuntivi (ad esempio palmari, lavalier) per i relatori o per le domande&risposte in roaming.
Video
- Illumina bene il soggetto: non puoi avere troppa luce per la maggior parte delle fotocamere. L'illuminazione può fare la differenza tra una produzione percepita come professionale o amatoriale.
- Usa tre luci per illuminare il soggetto: una luce chiave, una luce di riempimento e una retroilluminazione per fornire una buona profondità.
- I dispositivi di acquisizione HDMI possono essere usati anche per trasmettere l'output di un computer (PC o Mac) a Teams: l'ideale per mostrare video di alta qualità, demo di software o elementi grafici animati come se fossero il feed di una videocamera.
- Non collegare un ingresso HDMI direttamente a una riunione di Teams, perché Teams non supporta in modo nativo le origini HDMI. Invece, usa un dispositivo di acquisizione HDMI per portare il video HDMI nel computer, dove può apparire come una fotocamera virtuale in Teams. Ad esempio, questa configurazione consente di collegare una fotocamera prosumer con ottica e zoom superiori tramite HDMI, migliorando la qualità video della riunione.
Condividere contenuto dallo schermo
La condivisione dello schermo durante un evento è un ottimo modo per illustrare prodotti e flussi di lavoro o per mostrare al pubblico importanti risorse.
Questi suggerimenti ti aiuteranno a presentare i contenuti in modo efficace durante la produzione del tuo evento.
Se sei l'unico produttore di eventi, ti consigliamo di usare due monitor. In questo modo è possibile condividere il contenuto del secondo monitor durante la produzione dell'evento dal primo monitoraggio.
Condividere l'audio del dispositivo durante la presentazione di contenuti multimediali.
Per altre indicazioni sulla presentazione in riunioni di grandi dimensioni, vedere Suggerimenti per presentare in riunioni ed eventi di grandi dimensioni in Microsoft Teams.
Flusso di produzione e giorno dell'evento
- Il giorno dell'evento, è consigliabile che il gruppo eventi partecipi almeno 15 minuti prima dell'inizio dell'evento.
- Usa la sala verde per prepararti con altri organizzatori e relatori prima dell'inizio dell'evento. Controlla tutti i microfoni, le fotocamere e i feed.
- Lascia l'audio disattivato finché non sei pronto per iniziare la presentazione dal vivo all'inizio dell'evento.
- Assegnare a qualcuno il compito di controllare eventuali problemi sia nella sala che nei feed virtuali.
Pianificare problemi tecnici
I problemi tecnici possono capitare, anche con la migliore preparazione. Un solido piano di riserva assicura che il tuo evento continui a funzionare senza intoppi se qualcosa va storto.
Avere sempre un secondo produttore che può subentrare se il produttore principale si ritira o affronta problemi tecnici.
Tieni un laptop di riserva con tutte le diapositive e i supporti precaricati e testati. Tieni a portata di mano microfoni, webcam e cavi aggiuntivi in caso di guasto hardware.
Usa una connessione Internet secondaria, ad esempio un hotspot mobile, se la connessione principale si interrompe. Verifica la connessione di backup prima dell'inizio dell'evento.
Pre-registra le presentazioni critiche in modo da poter passare rapidamente al video registrato se un relatore perde la connettività.
Microsoft Teams invierà un collegamento di partecipazione al momento della creazione dell'evento. Invece di condividere il collegamento diretto al calendario, creare un URL personalizzato, ad esempio Bit.ly da condividere con i partecipanti.
- Se un problema tecnico o un errore del produttore richiede la creazione di una nuova trasmissione, aggiorna rapidamente l'URL personalizzato in modo che punti al nuovo evento senza dover ricontattare i partecipanti.
Serve ulteriore assistenza?
I Servizi eventi di Microsoft Teams possono fornire ulteriore supporto per la pianificazione o l'esecuzione di riunioni ed eventi di grandi dimensioni. Per altre informazioni, vedere Adozione Microsoft.
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