สร้างเหตุการณ์ในแอปเหตุการณ์ของ Microsoft Teams

ใช้แอปเหตุการณ์ใน Microsoft Teams เพื่อสร้าง กําหนดเอง และจัดการเหตุการณ์ เช่น การสัมมนาผ่านเว็บ การประชุมทั้งบริษัท หรือการประชุมขนาดใหญ่ได้จากประสบการณ์การใช้งานเดียว เหตุการณ์ที่จัดทั้งในแอปเหตุการณ์และปฏิทิน Teams จะปรากฏในแอปเหตุการณ์ ซึ่งสามารถจัดการได้

ในบทความนี้

สร้างเหตุการณ์

เผยแพร่เหตุการณ์

เพิ่มผู้นําเสนอภายนอก

ทําซ้ําเหตุการณ์

จัดการแบบร่างเหตุการณ์

ยกเลิกเหตุการณ์

สร้างเหตุการณ์

จัดกําหนดการเหตุการณ์ตั้งแต่เริ่มต้นในแอปเหตุการณ์เพื่อปรับแต่งประสบการณ์ให้ตรงกับความต้องการของคุณ ตั้งแต่ความจุของกิจกรรมไปจนถึงฟีเจอร์ผู้เข้าร่วม ทุกองค์ประกอบของเหตุการณ์ของคุณสามารถกําหนดเองได้

สําหรับโครงสร้างเพิ่มเติมขณะจัดกําหนดการ ให้เลือกเทมเพลตที่แสดงถึงชนิดของกิจกรรมที่คุณต้องการจัดมากที่สุด คุณสามารถปรับเปลี่ยนการตั้งค่าเทมเพลตได้ตลอดเวลาขณะจัดกําหนดการ

เมื่อต้องการสร้างเหตุการณ์ใหม่ในแอปเหตุการณ์:

1. เลือกทางด้านซ้ายของ Teams

   • ถ้า เหตุการณ์ ไม่ได้ปักหมุดไว้บนแถบแอปของคุณ ให้เลือก ดูแอปเพิ่มเติม ทางด้านซ้ายของ Teams จากนั้นค้นหาและเลือกเหตุการณ์

2. เลือก สร้างเหตุการณ์

3. เลือก สร้างเหตุการณ์ตั้งแต่เริ่มต้น หรือเลือกเทมเพลตเหตุการณ์

กรอกรายละเอียดกิจกรรม

ไม่ว่าคุณจะสร้างเหตุการณ์ตั้งแต่เริ่มต้นหรือใช้เทมเพลตที่มีอยู่ก่อน คุณสามารถปรับแต่งรายละเอียดและการตั้งค่าเพื่อปรับแต่งเหตุการณ์ให้เหมาะกับความต้องการของคุณ

เมื่อต้องการกําหนดรายละเอียดและการตั้งค่าเหตุการณ์เอง ให้ทําดังนี้

1. ใน เพิ่มรายละเอียดกิจกรรม:

   • ใส่ ชื่อเหตุการณ์ ของคุณ

   • ใส่วันที่เริ่มต้นเวลาเริ่มต้นวันที่สิ้นสุด และเวลาสิ้นสุด

   • ใส่ ตําแหน่งที่ตั้ง ถ้าคุณต้องการจัดกําหนดการห้องที่ใช้ร่วมกัน เริ่มพิมพ์ชื่อห้องที่คุณต้องการเพิ่ม ชื่อห้องที่แนะนําจะปรากฏพร้อมกับความพร้อมใช้งาน เลือกชื่อของห้องที่พร้อมใช้งาน

     • เลือกตัวเลือก ห้องเพื่อ ระบุว่าห้องนั้นมีไว้สําหรับใคร
     • จากเมนูดรอปดาวน์ ให้เลือก กําลังนําเสนอ ถ้าห้องมีไว้สําหรับบุคคลที่จะพูดหรือนําเสนอในระหว่างเหตุการณ์ เมื่อห้องนั้นเข้าร่วมแล้ว ห้องนั้นจะมีตัวเลือกให้เข้าร่วมในฐานะผู้นําเสนอหรือผู้เข้าร่วม
     • เลือกการ ดูผู้เข้าร่วม ถ้าห้องมีไว้สําหรับผู้เข้าร่วมเหตุการณ์ เมื่อห้องนั้นเข้าร่วมแล้ว ห้องนั้นจะไม่มีตัวเลือกให้เข้าร่วมในฐานะผู้นําเสนอ

   • เพิ่ม คําอธิบาย เพื่อบอกผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเหตุการณ์ของคุณ

   • เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ให้ดู โฮสต์หรือเข้าร่วมเหตุการณ์จาก Microsoft Teams Room

2. ใน ผู้ที่วางแผนกิจกรรมนี้:

   • ในเมนูดรอปดาวน์ส่ง คําเชิญจากกล่องจดหมายนี้ให้ระบุกล่องจดหมาย ที่จะส่งคําเชิญ ส่งอีเมลจากตัวคุณเอง ผู้รับมอบสิทธิ์ กล่องจดหมายเหตุการณ์ หรือกล่องจดหมายที่แชร์ ทุกคนที่สามารถเข้าถึงกล่องจดหมายที่ระบุจะสามารถแก้ไขเหตุการณ์ได้

   • เพิ่ม ผู้จัดการประชุมร่วมและผู้นําเสนอ (ระบุหรือไม่ก็ได้) พวกเขาจะได้รับคําเชิญเมื่อคุณบันทึกเหตุการณ์

3. ใน ผู้ที่สามารถเข้าร่วมได้:

   • ระบุว่าใครจะสามารถเข้าถึงเหตุการณ์

   • เชิญบุคคลและกลุ่ม

   • เปิดการลงทะเบียนถ้าจําเป็น

4. ใน ประสบการณ์และตัวเลือกการตั้งค่า:

   • ตั้งค่าความจุของงานอีเวนต์ เปิดการสลับ ปรับให้เหมาะสมสําหรับผู้ชมจํานวนมาก เพื่อใช้การตั้งค่าที่เอื้ออํานวยกับเหตุการณ์ขนาดใหญ่ที่สุด เมื่อบันทึกเหตุการณ์ของคุณแล้ว จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่านี้ได้

   • เลือกฟีเจอร์การเข้าร่วมของผู้เข้าร่วมเพื่อเปิดหรือปิด และดูตัวอย่างลักษณะที่ปรากฏในระหว่างเหตุการณ์

   • เปิดหรือปิด จัดการสิ่งที่ผู้เข้าร่วมเห็น เพื่อการควบคุมวิธีการที่เนื้อหาและบุคคลปรากฏในระหว่างเหตุการณ์ได้มากขึ้น

   • เปิดการสลับเปิดใช้งาน ห้องรอประชุมภายนอก เพื่อให้ตัวคุณเอง ผู้จัดประชุมและผู้นําเสนอคนอื่นๆ มีที่ตรวจสอบเสียง วิดีโอ และการตั้งค่าหน้าจอก่อนที่กิจกรรมจะเริ่มขึ้น

   • เลือกตัวเลือก ทั้งหมด สําหรับตัวเลือกการประชุมเพิ่มเติม

   หมายเหตุ

   ฟีเจอร์บางอย่างอาจไม่พร้อมใช้งาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดเหตุการณ์และการให้สิทธิ์การใช้งานของคุณ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการปรับขนาดฟีเจอร์เหตุการณ์ ให้ดูฟีเจอร์เหตุการณ์ Microsoft Teams ตามขนาด

5. เลือก บันทึกและดําเนินการต่อ

การเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกบันทึกไว้ ผู้นําเสนอและผู้จัดการประชุมจะได้รับคําเชิญเมื่อคุณบันทึกเหตุการณ์ และมีสิทธิ์เข้าถึงเพื่อทําการเปลี่ยนแปลง ผู้เข้าร่วมจะไม่ได้รับคําเชิญหรือไม่สามารถดูเหตุการณ์ได้จนกว่าคุณจะเผยแพร่

กําหนดกล่องจดหมายสําหรับอีเมลเหตุการณ์

เมื่อสร้างเหตุการณ์ คุณสามารถเลือกกล่องจดหมายที่จะส่งคําเชิญและอีเมลเหตุการณ์ได้ เมื่อเหตุการณ์ของคุณถูกบันทึกเป็นแบบร่างแล้ว คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการเลือกกล่องจดหมายได้

มีตัวเลือกกล่องจดหมายหลายตัว:

• กล่องจดหมายเหตุการณ์: กล่องจดหมายเฉพาะจะถูกสร้างขึ้นสําหรับเหตุการณ์ อีเมลจะถูกส่งจากข้อมูลประจําตัวเฉพาะเหตุการณ์นี้ และผู้จัดร่วมจะมีความสามารถในการจัดกําหนดการและการแก้ไขเต็มรูปแบบ

• กล่องจดหมายของคุณ: อีเมลจะถูกส่งจากกล่องจดหมายส่วนบุคคลของคุณ และผู้จัดการร่วมจะมีความสามารถที่จํากัด

• กล่องจดหมายผู้รับมอบสิทธิ์: อีเมลจะถูกส่งโดยผู้รับมอบสิทธิ์ในนามของบุคคลอื่น ผู้รับมอบสิทธิ์คนอื่นๆ ของบุคคลนั้นก็สามารถแก้ไขเหตุการณ์ได้เช่นกัน

• กล่องจดหมายที่แชร์: อีเมลจะถูกส่งจากกล่องจดหมายขององค์กรที่แชร์ที่สร้างและจัดการโดยผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณ ทุกคนที่สามารถเข้าถึงกล่องจดหมายนั้นสามารถแก้ไขเหตุการณ์ได้

ผู้จัดร่วมมีพาริตี้เต็มรูปแบบเมื่อใช้กล่องจดหมายเหตุการณ์เท่านั้น เมื่อใช้ตัวเลือกอื่นๆ ผู้จัดร่วมอาจไม่สามารถแก้ไขรายละเอียดการจัดกําหนดการหรือจัดการองค์ประกอบเหตุการณ์อื่นๆ ได้ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ให้ดู จัดการเหตุการณ์ Microsoft Teams ในกล่องจดหมายที่แชร์และสถานการณ์การมอบสิทธิ์

ถ้ากล่องจดหมายที่แชร์ถูกตั้งค่าโดยใช้ Outlook แบบคลาสสิก กล่องจดหมายจะไม่ปรากฏเป็นตัวเลือกในเมนูดรอปดาวน์ ส่งคําเชิญจากกล่องจดหมายนี้ เมื่อต้องการแก้ไขสิ่งนี้:

1. เปิดใช้งานการปรับปรุงปฏิทินที่แชร์ ใน Outlook
2. รีสตาร์ต Outlook
3. ใน Outlook ให้เพิ่มปฏิทินที่หายไปอีกครั้ง
4. ปิดและเปิดแอปเหตุการณ์ของ Teams ใหม่

การประชุมที่มีอยู่จะไม่ได้รับผลกระทบและข้อมูลจะไม่สูญหาย ถ้าคุณยังไม่เห็นกล่องจดหมายที่แชร์ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ IT ของคุณ

เพิ่มผู้นําเสนอภายนอก

เพิ่มผู้นําเสนอภายนอกได้สูงสุด 20 คนลงในกิจกรรมของคุณได้อย่างง่ายดาย ผู้นําเสนอภายนอกคือผู้นําเสนอที่ไม่ระบุชื่อ อยู่ภายนอกองค์กรของคุณ หรือไม่ได้ใช้ Teams

เมื่อคุณเพิ่มผู้นําเสนอภายนอก พวกเขาจะได้รับลิงก์เข้าร่วมที่ไม่ซ้ํากันที่จะอนุญาตให้พวกเขาเข้าร่วมกิจกรรมได้โดยไม่ต้องรอในล็อบบี้ ผู้นําเสนอที่ไม่ระบุชื่อไม่จําเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft พวกเขาสามารถเข้าร่วมได้โดยใช้ลิงก์และพิมพ์ชื่อของตนเองก่อนเข้าร่วม

เมื่อต้องการเพิ่มผู้นําเสนอภายนอก ให้ทําดังนี้

1. เลือกทางด้านซ้ายของ Teams

2. เลือก จัดการ

3. เลือกเหตุการณ์

4. เลือก แก้ไขรายละเอียด

5. เลือก ใครกําลังวางแผนกิจกรรม

6. ใน ผู้นําเสนอ ให้ใส่ที่อยู่อีเมลของผู้นําเสนอภายนอกที่คุณต้องการเพิ่ม

7. เลือก บันทึกและส่งคําเชิญ

เมื่อต้องการแก้ไขรายละเอียดของผู้นําเสนอ เช่น ชื่อ ประวัติ และลักษณะที่ปรากฏบนหน้ากิจกรรม ให้เปิดรายละเอียดกิจกรรม แล้วเลือกจัดการผู้นําเสนอ

คุณยังสามารถเพิ่มผู้นําเสนอภายนอกเมื่อสร้างเหตุการณ์

สร้างใหม่หรือคัดลอกลิงก์การเข้าร่วมภายนอก

เมื่อต้องการสร้างใหม่หรือคัดลอกลิงก์ที่ผู้นําเสนอภายนอกเข้าร่วม ให้ทําดังนี้

1. เลือกทางด้านซ้ายของ Teams

2. เลือก จัดการ

3. เลือกเหตุการณ์

4. เลือก People & อีเมล>ผู้นําเสนอ

5. ถัดจากผู้นําเสนอที่คุณต้องการสร้างลิงก์ใหม่ ให้เลือก ดูลิงก์เข้าร่วม

6. เลือกไอคอนคัดลอกเพื่อคัดลอกลิงก์ไปยังคลิปบอร์ดของคุณ หรือโหลดใหม่เพื่อสร้างใหม่

จัดการแบบร่างเหตุการณ์

จนกว่าเหตุการณ์จะได้รับการเผยแพร่ เหตุการณ์นั้นจะยังคงเป็นแบบร่างที่ผู้จัดและผู้จัดร่วมสามารถเข้าถึงและทําการแก้ไขหลายครั้งได้โดยไม่ต้องส่งคําเชิญไปยังผู้เข้าร่วม

เมื่อต้องการเข้าถึงแบบร่างเหตุการณ์ ให้ทําดังนี้

1. เลือกทางด้านซ้ายของ Teams

2. เลือก จัดการ

3. ภายใต้ แบบร่าง ให้เลือกแบบร่างที่คุณต้องการเปิด

4. เลือก แก้ไขรายละเอียด เพื่อทําการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดกิจกรรม จากนั้น เลือกไอคอนบันทึกการเปลี่ยนแปลง

เผยแพร่เหตุการณ์

หลังจากที่คุณสรุปรายละเอียดกิจกรรมและพร้อมที่จะเชิญผู้เข้าร่วมแล้ว ให้เผยแพร่กิจกรรมของคุณ เมื่อคุณเผยแพร่เหตุการณ์ คําเชิญจะถูกส่งถึงผู้เข้าร่วมโดยอัตโนมัติ พวกเขาจะสามารถดูรายละเอียดกิจกรรม ลงทะเบียน และเข้าร่วมกิจกรรมได้

คุณยังสามารถเชิญผู้เข้าร่วมหลังจากเผยแพร่เหตุการณ์ และปรับเปลี่ยนการตั้งค่าเหตุการณ์บางอย่างได้ คุณไม่สามารถเปลี่ยนระดับการเข้าถึง หรือเปิดหรือปิดการลงทะเบียนหลังจากเผยแพร่เหตุการณ์แล้ว

เมื่อต้องการเผยแพร่เหตุการณ์ ให้ทําดังนี้

1. เลือกทางด้านซ้ายของ Teams

2. เลือก จัดการ

3. ภายใต้ แบบร่าง ค้นหาเหตุการณ์ที่คุณต้องการเผยแพร่

4. เลือก แก้ไขรายละเอียด เพื่อสรุปรายละเอียดกิจกรรม

5. เลือกไอคอนบันทึกการเปลี่ยนแปลง บันทึกจําเป็น หรือย้อนกลับเพื่อกลับไปยังแบบร่างหลัก

6. เปิดการสลับ แสดงตัวอย่าง เพื่อแสดงตัวอย่างลักษณะของไซต์กิจกรรมสําหรับผู้เข้าร่วม

7. เลือก ประกาศเหตุการณ์

หลังจากเผยแพร่กิจกรรมของคุณแล้ว คุณจะสามารถเผยแพร่ กิจกรรมของคุณได้

ทําซ้ําเหตุการณ์

สร้างเหตุการณ์ที่มีการกําหนดค่าเดียวกันโดยการทําซ้ํา เมื่อคุณทําซ้ําเหตุการณ์ รายละเอียดกิจกรรม บุคคลและกลุ่มที่เพิ่ม และการตั้งค่าจะถูกคัดลอกไปยังเหตุการณ์ใหม่ จากนั้น คุณสามารถอัปเดตชื่อ วันที่ เวลา และรายละเอียดอื่นๆ ได้ตามต้องการ

เมื่อต้องการทําซ้ําเหตุการณ์ ให้ทําดังนี้

1. เลือกทางด้านซ้ายของ Teams

2. เลือก จัดการ

3. ค้นหาเหตุการณ์ที่คุณต้องการทําซ้ํา จากนั้นเลือกตัวเลือกเพิ่มเติม>ทีมไอคอน

บันทึกเป็นเทมเพลต

บันทึกเหตุการณ์เป็นเทมเพลตเพื่อนํากลับมาใช้ใหม่สําหรับเหตุการณ์ที่คล้ายกันในอนาคต โดยไม่ต้องสร้างใหม่ตั้งแต่ต้นทุกครั้ง เทมเพลตจะมีการเก็บการตั้งค่าเหตุการณ์ทั้งหมดของคุณ ยกเว้นวันที่และเวลาเพื่อให้คุณใช้งานได้อีกครั้ง

เมื่อต้องการบันทึกเหตุการณ์เป็นเทมเพลต ให้ทําดังนี้

1. เลือกทางด้านซ้ายของ Teams

2. เลือก จัดการ

3. เลือกเหตุการณ์ที่คุณต้องการนํามาใช้ใหม่

4. เลือกตัวเลือกเพิ่มเติม>ไอคอนบันทึกเป็นเทมเพลต ไอคอน

5. เพิ่มชื่อและคําอธิบายเทมเพลต เพื่อให้คุณสามารถระบุได้ในภายหลัง

6. เลือก บันทึกเทมเพลต

เทมเพลตจะพร้อมใช้งานเมื่อคุณสร้างเหตุการณ์ใหม่ ภายใต้ เทมเพลตที่บันทึกไว้ ของคุณ แก้ไข จัดกําหนดการ หรือลบเทมเพลตจากที่นี่

ยกเลิกเหตุการณ์

เมื่อต้องการยกเลิกเหตุการณ์ที่สร้างในแอปเหตุการณ์:

1. เลือกทางด้านซ้ายของ Teams

2. เลือก จัดการ

3. เลือกเหตุการณ์ที่คุณต้องการยกเลิก

4. เลือก การกระทําเพิ่มเติม>ของทีมยกเลิกเหตุการณ์

   

5. เลือก ยกเลิกเหตุการณ์

เมื่อต้องการยกเลิกเหตุการณ์ที่สร้างภายนอกแอปเหตุการณ์ ให้ดู ยกเลิกการสัมมนาผ่านเว็บ หรือ ยกเลิกการประชุมทั้งบริษัท

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ฟีเจอร์เหตุการณ์ Microsoft Teams ตามขนาด

จัดการเหตุการณ์ที่กําลังมาถึงในแอปเหตุการณ์ของ Microsoft Teams