Crear un evento en la aplicación Eventos de Microsoft Teams

Use la aplicación Eventos en Microsoft Teams para crear, personalizar y administrar eventos como seminarios web, asambleas informativas o reuniones grandes desde una sola experiencia. Los eventos organizados tanto en la aplicación Eventos como en el calendario de Teams aparecerán en la aplicación Eventos, donde se pueden administrar.

En este artículo

Crear un evento

Publicar evento

Agregar moderadores externos

Evento duplicado

Administrar borradores de eventos

Cancelar evento

Crear un evento

Programe un evento desde cero en la aplicación Eventos para adaptar la experiencia a sus necesidades exactas. Desde la capacidad del evento hasta las características de los asistentes, cada elemento de su evento se puede personalizar.

Para tener una mayor estructura a la hora de programar, elija la plantilla que más represente el tipo de evento que quiere hospedar. Siempre puede modificar la configuración de la plantilla durante la programación.

Para crear un evento nuevo en la aplicación Eventos:

1. Seleccione el en el lado izquierdo de Teams.

   • Si Eventos no está anclado en la barra de aplicaciones, seleccione Ver más aplicaciones en el lado izquierdo de Teams. A continuación, busque y seleccione Eventos.

2. Seleccione Create event .

3. Seleccione Crear un evento desde cero, o elegir una plantilla de evento.

Rellenar los detalles del evento

Tanto si va a crear un evento desde cero como si usa una plantilla preexistente, personalice los detalles y la configuración para adaptar el evento a sus necesidades.

Para personalizar la configuración y los detalles del evento:

1. En Agregar detalles del evento:

   • Escriba un nombre para el evento.

   • Agregue una descripción para informar a los asistentes sobre el evento.

   • Especifique las fechas y horas de inicio y finalización.

2. En ¿Dónde ocurre este evento?, agregue una ubicación si procede.

   • Si va a agregar una Sala de Teams, seleccione las opciones de Salas de Teams para especificar para quién es la sala.

   • En el menú desplegable Configurar sala para :

     • Seleccione Presentando si la sala es para personas que van a hablar o presentar durante el evento. Cuando esa sala se una, tendrá la opción de unirse como moderador o asistente.

     • Seleccione Vista de asistentes si la sala es para los asistentes al evento. Cuando esa sala se una, no tendrá la opción de unirse como moderador.

   • Para obtener más información, consulte Hospedar o asistir a un evento desde una Sala de Microsoft Teams.

3. En Quién planea este evento:

   • En el menú desplegable Enviar invitaciones desde este buzón , designe el buzón desde el que se enviarán las invitaciones. Envíe correos electrónicos desde usted mismo, un delegado, un buzón de eventos o un buzón compartido. Cualquier persona con acceso al buzón especificado podrá editar el evento.

   • Agregue coorganizadores y moderadores opcionales. Recibirán invitaciones cuando guardes el evento.

4. En ¿Quién puede asistir?:

   • Especifique quién tendrá acceso al evento.

   • Invitar a personas y grupos.

   • Active el registro si es necesario.

5. En Configurar experiencia y opciones:

   • Establezca la capacidad del evento. Active el botón de alternancia Optimizar para gran audiencia para aplicar la configuración que mejor se adapte a eventos más grandes. Una vez guardado el evento, esta configuración no se podrá cambiar.

   • Seleccione las características de participación de los asistentes para activarlas o desactivarlas y obtenga una vista previa de cómo aparecerán durante el evento.

   • Active o desactive Administrar lo que ven los asistentes para tener más control sobre cómo aparecen el contenido y las personas durante el evento.

   • Active la opción Habilitar sala verde para tener a usted y a otros organizadores y moderadores un lugar donde comprobar la configuración de audio, vídeo y pantalla antes de que se inicie el evento.

   • Seleccione Todas las opciones para ver más opciones de reunión.

   Nota

   Es posible que algunas características no estén disponibles según el tamaño del evento y la licencia. Para obtener más información sobre cómo escalar las características de evento, consulte Características de evento de Microsoft Teams en escala.

6. Selecciona Guardar y continuar .

Los cambios se guardarán. Los moderadores y organizadores recibirán invitaciones cuando guarde el evento y tendrán acceso para realizar cambios. Los asistentes no recibirán invitaciones ni podrán ver el evento hasta que lo publique.

Designar buzón para correos electrónicos de eventos

Al crear un evento, puede elegir qué buzón envía invitaciones y correos electrónicos del evento. Una vez que el evento se guarde como borrador, la selección del buzón no se podrá cambiar.

Hay varias opciones de buzón:

• Buzón de eventos: se crea un buzón dedicado para el evento. Los correos electrónicos se envían desde esta identidad específica del evento y los coorganizadores tendrán todas las capacidades de programación y edición.

• Su buzón: los correos electrónicos se envían desde su buzón personal y los coorganizadores tienen capacidades limitadas.

• Buzón delegado: un delegado envía correos electrónicos en nombre de otra persona. Otros delegados de esa persona también pueden editar el evento.

• Buzón compartido: los correos electrónicos se envían desde un buzón compartido de la organización creado y administrado por el administrador de la organización. Cualquier persona con acceso a ese buzón puede editar el evento.

Los coorganizadores solo tienen paridad total al usar un buzón de eventos. Con otras opciones, es posible que los coorganizadores no puedan editar los detalles de la programación ni administrar otros elementos del evento. Para obtener más información, consulte Administrar eventos de Microsoft Teams en escenarios de buzón compartido y delegar.

Si se configuró un buzón compartido con la versión clásica de Outlook, no aparecerá como opción en el menú desplegable Enviar invitaciones desde este buzón . Para resolver este problema:

1. Active las mejoras del calendario compartido en Outlook.
2. Reinicie Outlook.
3. En Outlook, vuelva a agregar el calendario que falta.
4. Cierre y vuelva a abrir la aplicación Eventos de Teams.

Las reuniones existentes no se verán afectadas y no se perderán datos. Si sigue sin ver el buzón compartido, póngase en contacto con su administrador de TI.

Agregar moderadores externos

Agregue fácilmente hasta 20 moderadores externos al evento. Los moderadores externos son moderadores anónimos, ajenos a la organización o que no usan Teams.

Cuando agregue un moderador externo, recibirá un enlace único para unirse que le permitirá acceder al evento sin tener que esperar en la sala de espera. Los moderadores anónimos no necesitarán iniciar sesión con una cuenta de Microsoft; pueden unirse usando el enlace y escribir su nombre antes de ingresar.

Para agregar un moderador externo:

1. Seleccione el en el lado izquierdo de Teams.

2. Seleccione Administrar.

3. Seleccione un evento.

4. Seleccione Editar detalles.

5. Seleccione ¿Quién planea el evento?.

6. En Moderadores, escriba las direcciones de correo electrónico de los moderadores externos que quiere agregar.

7. Selecciona Guardar y envía invitaciones .

Para editar los detalles del moderador, como su nombre, biografía y cómo aparecen en la página del evento, abra los detalles del evento y seleccione Administrar presentadores, .

También puede agregar moderadores externos al crear el evento.

Regenerar o copiar el vínculo de combinación externa

Para regenerar o copiar el vínculo al que se unen los moderadores externos:

1. Seleccione el en el lado izquierdo de Teams.

2. Seleccione Administrar.

3. Seleccione un evento.

4. Seleccione People & envíe un correo electrónico> alos moderadores.

5. Junto al moderador para el que desea crear un nuevo vínculo, seleccione Ver vínculo para unirse.

6. Seleccione el icono Copiar para copiar el vínculo en el Portapapeles o el icono Volver a para regenerar uno nuevo.

Administrar borradores de eventos

Hasta que se publique un evento, seguirá siendo un borrador al que los organizadores y coorganizadores podrán acceder y realizar múltiples modificaciones sin enviar invitaciones a los asistentes.

Para acceder a un borrador de evento:

1. Seleccione el en el lado izquierdo de Teams.

2. Seleccione Administrar.

3. En Borradores, elija el borrador que desea abrir.

4. Seleccione el icono Editar detalles para realizar cambios en los detalles del evento. A continuación, selecciona el icono Guardar cambios .

Publicar un evento

Cuando haya finalizado los detalles del evento y esté listo para invitar a los asistentes, publique el evento. Al publicar un evento, las invitaciones se enviarán automáticamente a los asistentes. Podrán ver los detalles del evento, registrarse y unirse al evento.

Todavía puede invitar a los asistentes después de que se publique un evento y modificar algunas opciones de configuración del evento. No se puede cambiar el nivel de acceso ni activar o desactivar el registro después de que se publique el evento.

Para publicar un evento:

1. Seleccione el en el lado izquierdo de Teams.

2. Seleccione Administrar.

3. En Borradores, busque el evento que desea publicar.

4. Seleccione Editar detalles Icono para para finalizar los detalles del evento.

5. Seleccione el icono guardar cambios si es necesario o atrás para volver al borrador principal.

6. Active el botón de alternancia Vista previa para obtener una vista previa del aspecto que tendrá el sitio del evento para los asistentes.

7. Seleccione Publicar evento, .

Después de que se publique su evento, podrá publicitarlo.

Duplicar un evento

Vuelva a crear un evento con las mismas personalizaciones duplicándolo. Al duplicar un evento, los detalles del evento, las personas y grupos agregados y la configuración se copiarán en uno nuevo. A continuación, puede actualizar el nombre, la fecha, la hora y otros detalles según sea necesario.

Para duplicar un evento:

1. Seleccione el en el lado izquierdo de Teams.

2. Seleccione Administrar.

3. Busque el evento que desea duplicar y seleccione Más opciones>duplicada .

Guardar como plantilla

Guarde un evento como plantilla para volver a usarlo en eventos similares en el futuro sin tener que crearlo desde cero cada vez. Las plantillas transfieren toda la configuración del evento, excepto la fecha y la hora para que las vuelva a usar.

Para guardar un evento como plantilla:

1. Seleccione el en el lado izquierdo de Teams.

2. Seleccione Administrar.

3. Seleccione el evento que quiera volver a usar.

4. Seleccione Más opciones>Guardar como plantilla .

5. Agrega un nombre y una descripción de la plantilla para poder identificarla más adelante.

6. Seleccione Guardar plantilla.

La plantilla estará disponible cuando cree un nuevo evento, en Sus plantillas guardadas. Edite, programe o elimine plantillas desde aquí.

Cancelar un evento

Para cancelar un evento creado en la aplicación Eventos:

1. Seleccione el en el lado izquierdo de Teams.

2. Seleccione Administrar.

3. Seleccione el evento que desea cancelar.

4. Seleccione Más acciones>Cancelar .

   .

5. Seleccione Cancelar evento.

Para cancelar eventos creados fuera de la aplicación Eventos, consulte Cancelar un seminario web o Cancelar una asamblea.

Temas relacionados

Características de eventos de Microsoft Teams a escala

Administrar los próximos eventos en la aplicación Eventos de Microsoft Teams