Las grandes reuniones y eventos virtuales no ocurren por casualidad, sino que requieren planificación y preparación de antemano para ofrecer la mejor experiencia posible. Desde revisar el equipo hasta practicar transiciones, un poco de preparación puede evitar problemas técnicos y mantener su evento funcionando sin problemas.
Estos son algunos de nuestros mejores consejos para planear y producir reuniones, asambleas informativas y seminarios web de alta calidad en Microsoft Teams.
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Planear la producción de eventos
Antes de que comience un evento, establezca roles y responsabilidades, ensaye presentaciones y configure las comunicaciones necesarias para su uso durante el evento. Para una configuración sin problemas, siga las prácticas siguientes.
- Tenga siempre más de una persona en el grupo de eventos. Asigne roles y responsabilidades: explique quién es responsable de cada paso de la operación, desde productores y presentadores hasta moderadores de preguntas& respuestas
- Planifique la comunicación del grupo de eventos. La comunicación en tiempo real es fundamental para grandes reuniones y eventos. El chat grupal del evento (disponible para el organizador, los productores y los moderadores) es una excelente manera de mantenerse en contacto.
- Práctica. Recorra el evento para comprobar presentaciones, practicar transiciones y probar la configuración de audio y vídeo . Vea la experiencia de los asistentes en directo para garantizar una gran experiencia para su público.
Recomendación
Para eventos híbridos:
- Realice una encuesta del sitio con anticipación. Valide la infraestructura AV de la sala, la integración de Teams y el diseño físico.
- Pruebe y verifique que todo el equipo de la sala funcione (consola MTR, micrófonos, cámaras, altavoces, pantallas, paneles de control).
- Documenta el flujo de señal de la sala (audio, vídeo, red) e identifica cualquier limitación o peculiaridad.
- Actualice el firmware y el software de todo el hardware certificado por Teams y garantice la compatibilidad con la versión más reciente de Teams.
- Asegúrese de que haya una conexión Ethernet por cable disponible para todos los dispositivos utilizados en producción (Teams PC, máquina vMix, etc.).
Configurar audio, vídeo y contenido compartido
El uso de equipos de audio y vídeo de alta calidad es crucial durante las grandes reuniones y eventos. Configure micrófonos y cámaras web de alta calidad o reúnase desde una sala de Teams para experiencias híbridas. Estos consejos le ayudarán a comunicarse claramente con el público y los moderadores durante el evento.
Audio
- No pases por alto la calidad del audio, es la parte más importante de un gran evento. Algunas personas pueden simplemente escuchar con el explorador en segundo plano.
- Usa micrófonos de alta calidad. Los micrófonos portátiles son ideales para presentadores menos experimentados; Los micrófonos de mano requieren práctica y técnica para evitar el ruido de manipulación.
- Para los moderadores que usan un equipo u otro dispositivo, use unos auriculares certificados para Teams.
- En el caso de las presentaciones en la sala, pruebe el audio de la sala con antelación para evitar que se transmita ruido o comentarios en línea.
- Agregue audio al evento con cualquier dispositivo de captura de audio que sea compatible con conectores de audio balanceados (XLR) o con conectores de 1/8" de estilo auriculares, y que le permita conectarse al equipo que ejecuta Teams por USB.
- Como alternativa, usa un sistema AV de gama alta y conecta la salida HDMI o SDI de ese sistema a Teams mediante un dispositivo de captura de vídeo básico como una caja HDMI-USB.
Recomendación
Para eventos híbridos:
- Pruebe las configuraciones de audio en la sala y en línea por separado antes de ponerlas en marcha.
- Use micrófonos independientes para audiencias presenciales y virtuales, pero asegúrese de que solo una fuente de audio dominante esté conectada a la plataforma de reuniones.
- Si varias personas usan dispositivos en la sala para unirse, pídales que desconecten el audio de su equipo para evitar el eco o la retroalimentación.
- Traiga micrófonos adicionales (p. ej., dispositivos portátiles, solapas) para los panelistas o los Q&A itinerancia.
Vídeo
- Ilumina bien al sujeto, no puedes tener demasiada luz para la mayoría de las cámaras. La iluminación puede ser la diferencia entre que una producción se perciba como profesional o amateur.
- Use tres luces para iluminar al sujeto: una luz clave, una luz de relleno y una luz de fondo para proporcionar una buena profundidad.
- Los dispositivos de captura HDMI también se pueden usar para transmitir la salida de un equipo (PC o Mac) a Teams, lo que es ideal para mostrar vídeos de alta calidad, demostraciones de software o gráficos animados como si fueran fuentes de cámara.
- No conecte una entrada HDMI directamente a una reunión de Teams, ya que Teams no admite de forma nativa fuentes HDMI. En su lugar, use un dispositivo de captura HDMI para llevar el vídeo HDMI al equipo, donde puede aparecer como una cámara virtual en Teams. Por ejemplo, esta configuración le permite conectar una cámara de prosumidor con óptica superior y hacer zoom a través de HDMI, mejorando la calidad de vídeo de la reunión.
Compartir contenido desde la pantalla
Compartir pantalla durante un evento es una excelente manera de mostrar productos y flujos de trabajo o guiar a su audiencia a través de recursos importantes.
Estos consejos te ayudarán a presentar el contenido de manera efectiva mientras produces tu evento.
Si eres el único productor de eventos, te recomendamos que utilices dos monitores. Esto le permite compartir contenido desde el segundo monitor mientras se produce el evento desde el primer monitor.
Comparta audio desde el dispositivo al presentar elementos multimedia.
Para obtener más instrucciones sobre cómo presentar en reuniones grandes, consulte Sugerencias para presentar en reuniones y eventos grandes en Microsoft Teams.
Flujo de producción y día del evento
- El día del evento, recomendamos que el grupo de eventos se una al menos 15 minutos antes de que se inicie el evento.
- Use la sala verde para prepararse con otros organizadores y moderadores antes de que comience el evento. Comprueba todos los micrófonos, cámaras y transmisiones.
- Deje todo el audio silenciado hasta que esté listo para empezar a presentar en directo al comienzo del evento.
- Asigne a alguien para ver los problemas tanto en la sala como en las fuentes virtuales.
Planificar para problemas técnicos
Pueden ocurrir problemas técnicos, incluso con la mejor preparación. Un plan de respaldo sólido garantiza que su evento se desarrolle sin problemas si algo sale mal.
Siempre tenga un segundo productor que pueda hacerse cargo si el productor principal se retira o enfrenta problemas técnicos.
Mantenga una computadora portátil de repuesto con todas las diapositivas y medios precargados y probados. Tenga micrófonos, cámaras web y cables adicionales listos en caso de falla de hardware.
Use una conexión a Internet secundaria, como una zona con cobertura inalámbrica móvil, si la conexión principal se interrumpe. Pruebe la conexión de copia de seguridad antes de que se inicie el evento.
Grabe previamente presentaciones críticas para poder cambiar rápidamente a vídeo grabado si un presentador pierde la conectividad.
Microsoft Teams enviará un vínculo para unirse cuando se cree el evento. En lugar de compartir el vínculo directo del calendario, cree una dirección URL personalizada como Bit.ly para compartirla con los asistentes.
- Si un problema técnico o un error del productor requiere la creación de una nueva difusión, actualiza rápidamente la URL personalizada para que apunte al nuevo evento sin tener que volver a ponerte en contacto con los asistentes.
¿Necesita más ayuda?
Los Servicios de eventos de Microsoft Teams pueden proporcionar más asistencia con la planificación o celebración de grandes reuniones y eventos. Para obtener más información, consulte Adopción de Microsoft.
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