Cho dù bạn đang tổ chức một buổi giới thiệu sản phẩm trên toàn công ty hay đưa tin về một sự kiện trực tiếp, các tính năng của cuộc họp toàn công ty đều tối ưu hóa để tạo ra các sự kiện quy mô lớn.
Để tìm hiểu về các biện pháp tốt nhất khi lên lịch các sự kiện lớn trong Teams, hãy xem Mẹo thiết lập các cuộc họp và sự kiện lớn trong Microsoft Teams.
Trong bài viết này
Lên lịch cuộc họp toàn công ty
Để lên lịch cuộc họp toàn công ty:
Chọn Lịch
trong Teams.Chọn mũi tên thả xuống bên cạnh Mới
.Chọn Cuộc họp
toàn công ty.Trong Chi tiết, nhập thông tin cơ bản, chỉ định diễn giả và nhiều thao tác khác:
Nhập tiêu đề, ngày bắt đầu và kết thúc cũng như mô tả sự kiện.
Lưu ý
Thời lượng tối đa của cuộc họp toàn công ty là 30 giờ.
Theo mặc định, Người tổ chức là người đã tạo cuộc họp toàn công ty.
Trong nhóm Sự> kiện, Người đồng tổ chức hoặc Diễn giả từ tổ chức của bạn, hãy tìm kiếm và chọn những người khác sẽ giúp quản lý cuộc họp toàn công ty. Bạn cũng có thể thêm diễn giả bên ngoài.
Lưu ý
Người đồng tổ chức sẽ có hầu hết các chức năng của người tổ chức nhưng không thể thay đổi Chi tiết (ngày, giờ, v.v.). Người thuyết trình sẽ có thể phát biểu và chia sẻ nội dung trong suốt sự kiện.
Chọn Lưu và gửi lời mời
áp dụng các thay đổi và mời những người đồng tổ chức cũng như diễn giả đến sự kiện.- Người tổ chức, người đồng tổ chức, diễn giả và người dự được mời sẽ nhận được lời mời qua email có mã quay số vào để gia nhập bằng điện thoại. Diễn giả bên ngoài sẽ không thể gia nhập bằng điện thoại.
Trong Truy cập sự kiện, chọn xem sự kiện của bạn sẽ sẵn dùng cho Tổ chức của bạn, Công khai hay People và nhóm.
Loại quyền Mô tả Tổ chức của bạn Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn đều có thể tham dự cuộc họp toàn công ty, kể cả khách. Công khai Bất kỳ ai được mời hoặc có liên kết đều có thể tham gia. Mọi người và nhóm Bạn có thể chỉ định từng người hoặc nhóm tham dự cuộc họp toàn công ty. Bạn có thể chỉ định tối đa 500 cá nhân và tối đa 20 nhóm như nhóm bảo mật hỗ trợ thư Microsoft 365, nhóm Microsoft 365 và nhóm phân phối. Tất cả các nhóm được chỉ định phải nằm trong miền của người tổ chức. Không hỗ trợ nhóm động và nhóm liên kết. Trong Mời người dự, tìm kiếm và chọn người cũng như nhóm bạn muốn mời.
Chọn Lưu để áp dụng thay đổi và tiếp tục tùy chỉnh sự kiện của bạn.
Chọn tùy chọn cuộc họp:
để chỉnh sửa thêm cài đặt.Lưu ý
- Một số tùy chọn cuộc họp có thể bị khóa tùy thuộc vào các chính sách do người quản trị CNTT của bạn đặt.
- Các nhóm bảo mật Microsoft 365 không được bật thư sẽ không nhận được lời mời email.
- Nhóm động không được hỗ trợ.
Chọn Phát hành để lên lịch sự kiện cuộc họp toàn công ty của bạn và mời người dự.
Thêm diễn giả bên ngoài
Dễ dàng thêm tối đa 20 diễn giả từ bên ngoài tổ chức vào hội nghị doanh nghiệp của bạn. Diễn giả bên ngoài là diễn giả ẩn danh, bên ngoài tổ chức của bạn hoặc không sử dụng Teams.
Khi bạn thêm một diễn giả bên ngoài, họ sẽ nhận được một nối kết gia nhập duy nhất cho phép họ tham gia sự kiện mà không cần chờ ở phòng chờ. Những diễn giả ẩn danh không cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft; Họ có thể tham gia bằng cách sử dụng liên kết và nhập tên của họ trước khi tham gia.
Để thêm diễn giả bên ngoài:
Chọn Lịch
trong Teams.Chọn một cuộc họp toàn công ty sắp tới.
Chọn Xem sự kiện
>Quản lý sự kiện
.Trong Chi tiết, hãy chọn Thêm diễn giả bên ngoài.
Trong Diễn giả bên ngoài, nhập địa chỉ email của diễn giả bên ngoài bạn muốn thêm.
Chọn Lưu và gửi lời mời
Để thêm yêu cầu xác minh cho diễn giả bên ngoài trước khi họ tham gia sự kiện của bạn hoặc để cho phép họ tham gia mà không cần xác minh:
- Trong phần chi tiết sự kiện, chọn Tùy chọn> cuộc họpTruy nhập cuộc
họp . - Trong menu thả xuống Xác minh người thuyết trình bên ngoài trước khi gia nhập sự kiện , hãy chọn mức xác minh ưa thích của bạn.
- Chọn Áp dụng.
Nếu cần xác minh, bất kỳ ai tham gia từ tài khoản Teams cá nhân sẽ được đặt ở phòng đợi trước tiên.
Lưu ý
- Người thuyết trình bên ngoài không nên chuyển tiếp các liên kết của họ. Họ có thể tham gia bằng cách sử dụng cùng một liên kết trên tối đa ba thiết bị.
- Nếu khách chưa xác thực thành công khi tham gia sự kiện, họ sẽ được xếp vào phòng chờ. Từ đó, người tổ chức sự kiện hoặc người trình bày có thể chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu gia nhập sự kiện của họ.
Tạo lại hoặc sao chép nối kết nối bên ngoài
Để tạo lại hoặc sao chép nối kết mà các diễn giả bên ngoài kết nối với:
Chọn Lịch
trong Teams.Chọn một cuộc họp toàn công ty sắp tới.
Chọn Xem sự kiện
>Quản lý sự kiện .Trong chi tiết cuộc họp toàn công ty, hãy chọn Người thuyết trình bên ngoài.
Bên cạnh diễn giả mà bạn muốn tạo liên kết mới, hãy chọn Xem liên kết gia nhập.
Chọn Sao chép
để sao chép liên kết vào bảng tạm của bạn hoặc Tải lại
để tạo lại liên kết mới.
Nhân đôi cuộc họp toàn công ty
Nhân đôi cuộc họp toàn công ty hiện có để áp dụng tất cả các chi tiết và thiết đặt cho cuộc họp toàn công ty mới. Bạn có thể sao chép các cuộc họp toàn công ty trước đây và sắp tới trong lịch Teams của mình.
Khi bạn nhân đôi một cuộc họp toàn công ty hiện có, cuộc họp toàn công ty mới cũng sẽ có kết quả giống nhau:
- Tiêu đề
- Mô tả
- Diễn giả, đồng tổ chức và người dự
- Chủ đề sự kiện
- Cài đặt đăng ký
- Email tùy chỉnh
- Tùy chọn cuộc họp
Để nhân đôi một cuộc họp toàn công ty, hãy chọn nó trong lịch Teams của bạn và chọn Xem sự kiện>Nhân đôi sự kiện
trên trang chi tiết.
Lưu ý
Nếu bạn đang nhân đôi một sự kiện chưa được sửa đổi hoặc gia nhập trong 60 ngày qua, các tùy chọn cuộc họp của sự kiện đó sẽ không được chuyển nhượng. Sự kiện trùng lặp sẽ có tùy chọn cuộc họp mặc định.
Mời người dự tới cuộc họp toàn công ty
Sau khi bạn mời người dự, họ sẽ thấy lời mời tham dự cuộc họp toàn công ty trên lịch của mình. Nếu bạn đã bật nút chuyển đổi Chỉ cho phép những người được mời tham gia , bạn phải phát hành sự kiện để người dự có thể tham gia.
Để mời người dự đến hội thảo trực tuyến:
- Chọn Lịch trong Teams.
- Chọn một cuộc họp toàn công ty sắp tới.
- Chọn Xem sự kiện>Quản lý sự kiện .
- Đi tới Chi tiết Mời>người dự.
- Trong Mời người dự, tìm kiếm và chọn người bạn muốn mời.
- Chọn Lưu biểu
Khi sự kiện của bạn được phát hành, người tham dự sẽ tự động nhận được lời mời qua email. Những người được mời không có tài khoản Microsoft có thể gia nhập cuộc họp của bạn một cách ẩn danh.
Lưu ý
Tổ chức các sự kiện tương tác đầy đủ cho tối đa 3.000 người dự hoặc các sự kiện chỉ xem cho tối đa 10.000 người dự. Để tổ chức các sự kiện với khả năng tương tác đầy đủ cho tối đa 100.000 người dự, cần có gói năng lực người dự. Đối với các sự kiện có 20.000 người dự trở lên, hãy xem Dịch vụ sự kiện Teams để được hướng dẫn và hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và sản xuất sự kiện.
Nhúng cuộc họp toàn công ty trong SharePoint
Khi bạn nhúng cuộc họp toàn công ty trong site SharePoint, những người có quyền truy nhập vào sự kiện và site SharePoint có thể tham dự sự kiện tại đó.
Nếu bạn đã bật tính năng Hỏi&Đáp hoặc trò chuyện cho sự kiện, những người tham dự từ SharePoint vẫn có thể tham gia.
Để nhúng cuộc họp toàn công ty trong site SharePoint:
Chọn Lịch
trong Teams.Chọn một cuộc họp toàn công ty sắp tới.
Chọn Xem sự kiện
>Quản lý sự kiện .- Nếu bạn đang lên lịch một cuộc họp toàn công ty mới, hãy chọn Lưu biểu để lưu chi tiết sự kiện trước khi tiếp tục.
- Nếu bạn đang lên lịch một cuộc họp toàn công ty mới, hãy chọn Lưu biểu
Trong Chi tiết, chọn Chia sẻ sự kiện.
Trong HTML nhúng video, chọn Sao chép
.Sau khi sao chép HTML nhúng video, hãy thêm nó vào trang SharePoint của bạn bằng cách dùng phần web Nhúng.
Phát hành cuộc họp toàn công ty trong Teams. Nếu site sự kiện của bạn chưa được phát hành, cuộc họp toàn công ty sẽ không xuất hiện trong site SharePoint.
Khi bạn bắt đầu sự kiện, sự kiện sẽ tự động bắt đầu phát trực tuyến trên trang SharePoint.
Tương tác trực tiếp vào cuộc họp toàn công ty
Lưu ý
- Tương tác trực tiếp trong sự kiện là một tính năng nâng cao, khả dụng trong các sự kiện có tối đa 3.000 người tham dự. Để sử dụng tính năng này trong các sự kiện lớn hơn, tổ chức của bạn phải có gói năng lượng người dự để kích hoạt các mẫu lên đến 100.000.
- Nếu bạn đã có Teams Cao cấp trước ngày 1 tháng 4 năm 2026, bạn sẽ tiếp tục có quyền truy nhập vào tính năng này trong sự kiện với tối đa 100.000 người dự cho đến khi giấy phép của bạn hết hạn. Để tìm hiểu thêm về việc cấp phép Teams cho sự kiện, vui lòng liên hệ với quản trị viên CNTT của bạn.
Tăng tương tác và nhận phản hồi theo thời gian thực từ khán giả cuộc họp toàn công ty với các phản ứng trực tiếp. Sau khi cuộc họp toàn công ty bắt đầu, người tham dự có thể chọn từ một số phản ứng trực tiếp trong phần điều khiển cuộc họp của họ. Khi họ chọn một ứng dụng, thì cửa sổ này sẽ bật lên trong giây lát ở góc dưới cùng của cửa sổ cuộc họp.
(dạng xem Người dự)
Tương tác trực tiếp được bật tự động nhưng có thể bật hoặc tắt.
Để bật hoặc tắt phản ứng trực tiếp vào cuộc họp toàn công ty trước sự kiện:
- Chọn Lịch trong Teams.
- Chọn một cuộc họp toàn công ty sắp tới.
- Chọn Xem sự kiện>Quản lý sự kiện .
- Trong Chi tiết, chọn Tùy chọn cuộc họp .
- Trong Tham gia
, bật hoặc tắt nút chuyển đổi Cho phép phản ứng . - Chọn Áp dụng,>lưu .
Để bật hoặc tắt phản ứng trực tiếp trong suốt sự kiện:
- Trong các điều khiển cuộc họp của bạn, hãy chọn Tác vụ khác
> tùy chọn khác của Microsoft Teams >đặt Tùychọn cuộc họp Biểu
. - Trong Tham gia , bật hoặc tắt nút chuyển đổi Cho phép phản ứng .
- Chọn Áp dụng.
Những thay đổi đối với cài đặt này sẽ có hiệu lực ngay lập tức.
Lưu ý
- Nếu bạn đang ghi cuộc họp toàn công ty, phản ứng trực tiếp sẽ không xuất hiện trong bản ghi.
- Tại các tòa thị chính, những người tham dự sẽ theo dõi với độ trễ khoảng 20-30 giây. Do đó, phản ứng của họ có vẻ bị trì hoãn đối với những người thuyết trình và người tổ chức.
Để tìm hiểu thêm về phản ứng trực tiếp trong Teams, hãy xem Thể hiện bản thân trong các cuộc họp Microsoft Teams bằng phản ứng trực tiếp.
Email cuộc họp toàn công ty
Email cuộc họp toàn công ty trong Teams được bật tự động khi bạn lên lịch một cuộc họp toàn công ty. Có hai loại email mà mọi người được mời đến cuộc họp toàn công ty sẽ nhận được:
- Email mời sự kiện: Những email này cho mọi người biết họ đã được mời đến cuộc họp toàn công ty. Chúng chứa các chi tiết sự kiện quan trọng, như ngày, thời gian bắt đầu và mô tả. Những thông tin này được gửi tự động khi sự kiện được phát hành.
- Email có sẵn trong bản ghi sự kiện: Sau cuộc họp toàn công ty, những email này cho người dự biết khi nào bản ghi sự kiện sẵn dùng để xem. Những email này được gửi tự động khi bản ghi sự kiện được phát hành.
Email cuộc họp toàn công ty được tạo từ mẫu Teams sẽ tự động điền thông tin chi tiết sự kiện. Bạn có thể chỉnh sửa email hoặc tắt hoàn toàn email trước khi phát hành sự kiện.
Để tìm hiểu thêm, hãy xem Quản lý email hội nghị doanh nghiệp trong Microsoft Teams.
Phát hành cuộc họp toàn công ty
Sau khi bạn đã hoàn thiện thông tin chi tiết về cuộc họp toàn công ty và mẫu lời mời qua email, hãy phát hành cuộc họp toàn công ty để tự động mời người dự.
Để phát hành cuộc họp toàn công ty:
- Chọn Lịch trong Teams.
- Chọn một cuộc họp toàn công ty sắp tới.
- Chọn Xem sự kiện>Quản lý sự kiện .
- Hoàn thiện các chi tiết quan trọng và tùy chỉnh chủ đề.
- Chọn Lưu biểu để áp dụng bất kỳ thay đổi nào.
- Chọn Phát hành và xác nhận.
Sau khi cuộc họp toàn công ty của bạn được công bố, người tham dự sẽ tự động nhận được lời mời qua email và cập nhật về mọi thay đổi đối với sự kiện.
Khắc phục sự cố
Tôi phải làm gì nếu gặp sự cố khi tham gia một cuộc họp?
Hãy đảm bảo rằng bạn đang tham gia cuộc họp và đăng nhập từ tài khoản mà bạn dùng để nhận được lời mời họp hoặc liên kết gia nhập.
Tôi đã được mời làm diễn giả bên ngoài nhưng liên kết gia nhập của tôi không hoạt động.
Liên kết duy nhất để tham gia với tư cách diễn giả sẽ chỉ hoạt động nếu bạn đăng nhập vào Teams bằng cùng email mà bạn nhận được liên kết tham gia. Bạn không thể đăng nhập bằng tài khoản khác và sử dụng liên kết, cũng như không thể tham gia ẩn danh bằng cách sử dụng liên kết.