Mẹo để thiết lập các cuộc họp và sự kiện lớn trong Microsoft Teams

Trong Microsoft Teams, có một số tùy chọn và tính năng cuộc họp sẽ giúp các cuộc họp lớn, cuộc họp toàn công ty và hội thảo trực tuyến trở nên an toàn và hấp dẫn hơn đối với mọi người.  

Hãy thử những cách thực hành tốt nhất này để bản trình bày chạy mượt mà và đảm bảo mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người xem. 

Thiết lập một cuộc họp hoặc sự kiện lớn

Trước tiên, dựa trên loại cuộc họp hoặc sự kiện bạn muốn tổ chức, hãy lên lịch một cuộc họp Teams, hội thảo trực tuyến hoặc hội nghị doanh nghiệp.  

Sau đó, trong tùy chọn cuộc họp, điều chỉnh các cài đặt sau đây để có trải nghiệm tối ưu:

• Trong vai trò>Ai có thể trình bày, chọn Những người cụ thể. Sau đó, chọn Tìm kiếm người tham gia. Chọn diễn giả cho cuộc họp của bạn (chỉ từ tổ chức của bạn hoặc các tổ chức tin cậy).

  Lưu ý

  Trong cuộc họp, diễn giả có thể tăng cấp cho người dự lên vai trò diễn giả. 

• Trong Bản ghi & phiên âm , chỉ định Người có thể ghi và chép lại. Tự động bật nút Ghi và chép lại để đảm bảo mọi phần trong cuộc họp hoặc sự kiện của bạn đều được ghi lại trong bản ghi. 

• Trong nhóm tham :

  1. Tắt nút chuyển Cho phép micrô dành cho người dự để tránh bị gián đoạn người xem. Nếu ai đó cần tương tác trong cuộc họp, hãy cho phép họ bật tiếng khi giơ tay hoặc thay đổi vai trò của họ bằng cách di chuột lên tên của họ và chọn Thêm tùy . 

  2. Tắt chuyển đổi Cho phép camera cho người dự để chỉ tập trung vào diễn giả và nội dung được chia sẻ. Khi cần trong cuộc họp, hãy cho phép video cho một người dự cụ thể hoặc tất cả mọi người. 

     Để tìm hiểu thêm, hãy xem Quản lý quyền âm thanh và video của người dự.  

• Trong công cụ sản xuất :

  1. Bật nút bật tắt Phòng chờ để cho phép diễn giả tham gia sớm và kiểm tra âm thanh, video và việc chia sẻ nội dung của họ trước khi người dự được tiếp nhận. Để tìm hiểu thêm, hãy xem Sử dụng phòng chờ trong Microsoft Teams. 
  2. Bật nút chuyển đổi Quản lý những gì người dự nhìn thấy để quản lý cách chia sẻ nội dung. Để tìm hiểu thêm, hãy xem Quản lý nội dung người tham dự nhìn thấy trong Microsoft Teams. 
  3. Chọn Lưu. 

• Không thể tạo phòng chia theo nhóm trong các cuộc họp có hơn 1.000 người dự, ngay cả khi số người dự giảm xuống dưới 1.000 người trong suốt cuộc họp. Ngoài ra, việc tạo phòng chia theo nhóm trong cuộc họp sẽ tự động giới hạn sức chứa ở 1.000 người dự. 

  Lưu ý

  Phòng chia theo nhóm hiện không được hỗ trợ trong hội nghị doanh nghiệp.

Khuyến khích sự tham gia của người dự

Giúp người dự tận dụng tối đa cuộc họp hoặc sự kiện của bạn bằng cách khuyến khích họ tham gia.  

• Nhắc nhở và khuyến khích người tham dự giơ tay trước khi phát biểu và sử dụng phản ứng trực tiếp.
• Tạo cuộc thăm dò ý kiến trong cuộc họp để nhận phản hồi theo thời gian thực từ người tham dự.
• Bật&Hỏi đáp để cho phép diễn giả, người tổ chức và người đồng tổ chức nhận câu hỏi từ người dự và trả lời câu hỏi trong thời gian thực.

Các biện pháp tốt nhất khác

• Để có trải nghiệm tốt nhất khi tham dự các cuộc họp và sự kiện lớn, người tham dự nên sử dụng phiên bản mới nhất của ứng dụng Teams trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động. Để tìm hiểu thêm, hãy xem Cập nhật Microsoft Teams.
• Sau khi tổ chức sự kiện thành công, hãy tạo mẫu cuộc họp cá nhân trong Microsoft Teams để lưu và tái sử dụng tất cả các cài đặt đã định cấu hình của bạn.

Bạn cần thêm hỗ trợ?

Dịch vụ Sự kiện Microsoft Teams có thể cung cấp thêm hỗ trợ trong việc lập kế hoạch hoặc điều hành các cuộc họp và sự kiện lớn của bạn. Để tìm hiểu thêm, hãy xem Tiếp nhận của Microsoft. 

Chủ đề liên quan

Các tùy chọn cuộc họp trong Microsoft Teams

Mẹo thuyết trình trong các cuộc họp và sự kiện lớn trong Microsoft Teams

Mẹo để tạo các cuộc họp và sự kiện lớn trong Microsoft Team