Các cuộc họp và sự kiện ảo tuyệt vời không chỉ xảy ra mà chúng đòi hỏi phải lập kế hoạch và chuẩn bị trước để mang lại trải nghiệm tốt nhất có thể. Từ việc kiểm tra thiết bị đến thực hành hiệu ứng chuyển tiếp, một chút chuẩn bị có thể ngăn ngừa các vấn đề kỹ thuật và giữ cho sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ.
Dưới đây là một số mẹo tốt nhất của chúng tôi để lập kế hoạch và tạo ra các cuộc họp, cuộc họp toàn công ty và hội thảo trực tuyến chất lượng cao trong Microsoft Teams.
Bắt đầu
Tải xuống Microsoft Teams cho máy tính để có trải nghiệm họp và sự kiện đáng tin cậy nhất. Tận hưởng quyền truy nhập đầy đủ tính năng và hiệu suất vượt trội. Cập nhật Teams để có các tính năng bảo mật mới nhất và các bản sửa lỗi.
Lập kế hoạch sản xuất sự kiện
Trước khi sự kiện bắt đầu, hãy thiết lập vai trò và trách nhiệm, diễn tập bản trình bày và thiết lập các thông tin liên lạc cần thiết để dùng trong suốt sự kiện. Để thiết lập suôn sẻ, hãy làm theo các biện pháp thực hành bên dưới.
- Luôn có nhiều hơn một người trong nhóm sự kiện. Phân công vai trò và trách nhiệm—trao đổi về người chịu trách nhiệm cho từng bước của hoạt động, từ người sản xuất và diễn giả đến người điều hành Hỏi&Đáp
- Lập kế hoạch liên lạc với nhóm sự kiện của bạn. Giao tiếp trong thời gian thực rất quan trọng đối với các cuộc họp và sự kiện lớn. Trò chuyện nhóm sự kiện (dành cho người tổ chức, người sản xuất và người trình bày) là một cách tuyệt vời để giữ liên lạc.
- Thực hành. Chạy xuyên suốt sự kiện để kiểm tra bản trình bày, thực hành chuyển tiếp và kiểm tra cài đặt âm thanh và video . Xem trải nghiệm người dự trực tiếp để đảm bảo trải nghiệm tuyệt vời cho người xem của bạn.
Mẹo
Đối với sự kiện kết hợp:
- Tiến hành khảo sát trang web trước. Xác thực cơ sở hạ tầng AV của phòng, tích hợp Teams và bố cục vật lý.
- Kiểm tra và xác minh rằng tất cả các thiết bị trong phòng hoạt động (bảng điều khiển MTR, micrô, camera, loa, màn hình, bảng điều khiển).
- Ghi lại dòng tín hiệu của phòng (âm thanh, video, mạng) và xác định bất kỳ giới hạn hoặc đặc điểm nào
- Cập nhật vi chương trình và phần mềm trên tất cả phần cứng được Teams chứng nhận và đảm bảo khả năng tương thích với phiên bản Teams mới nhất.
- Đảm bảo có kết nối Ethernet có dây cho tất cả các thiết bị được sử dụng trong quá trình sản xuất (Teams PC, máy vMix, v.v.).
Thiết lập âm thanh, video và nội dung chia sẻ
Sử dụng thiết bị âm thanh và video chất lượng cao là rất quan trọng trong các cuộc họp và sự kiện lớn. Thiết lập micrô và webcam chất lượng cao hoặc họp từ phòng Teams để có trải nghiệm kết hợp. Những mẹo này sẽ giúp bạn giao tiếp rõ ràng với người xem và diễn giả trong suốt sự kiện.
Âm thanh
- Đừng bỏ qua chất lượng âm thanh, đó là phần quan trọng nhất của một sự kiện tuyệt vời. Một số người có thể chỉ nghe bằng trình duyệt trong nền.
- Sử dụng micrô chất lượng cao. Micrô đeo được lý tưởng cho những người thuyết trình ít kinh nghiệm; Micrô cầm tay đòi hỏi thực hành và kỹ thuật để tránh xử lý tiếng ồn.
- Đối với diễn giả sử dụng máy tính hoặc thiết bị khác, hãy sử dụng tai nghe được Teams chứng nhận.
- Đối với các bài thuyết trình trong phòng, hãy kiểm tra âm thanh trong phòng trước để tránh tiếng ồn hoặc phản hồi được truyền trực tuyến.
- Thêm âm thanh vào sự kiện bằng bất kỳ thiết bị thu âm thanh nào tương thích với âm thanh cân bằng (đầu nối XLR) hoặc phích cắm 1/8" kiểu tai nghe và cho phép bạn cắm vào máy tính chạy Teams qua USB.
- Ngoài ra, bạn có thể sử dụng hệ thống AV cao cấp và kết nối đầu ra HDMI hoặc SDI của hệ thống đó vào Teams bằng thiết bị quay video cơ bản như hộp HDMI-USB.
Mẹo
Đối với sự kiện kết hợp:
- Kiểm tra thiết lập âm thanh trong phòng và trực tuyến riêng biệt trước khi phát trực tiếp.
- Sử dụng micrô độc lập cho khán giả trực tiếp và trực tuyến, nhưng hãy đảm bảo chỉ kết nối một nguồn âm thanh chủ đạo với nền tảng cuộc họp.
- Nếu có nhiều người đang sử dụng thiết bị trong phòng tham gia, hãy yêu cầu họ ngắt kết nối âm thanh trên máy tính của họ để ngăn tiếng dội lại hoặc phản hồi.
- Mang theo micrô phụ (ví dụ: micrô cầm tay, lavaliers) cho tham luận viên hoặc Hỏi&chuyển vùng.
Video
- Chiếu sáng tốt đối tượng—bạn không thể có quá nhiều ánh sáng đối với hầu hết các máy ảnh. Ánh sáng có thể là sự khác biệt giữa một sản phẩm được coi là chuyên nghiệp hay nghiệp dư.
- Sử dụng ba đèn để chiếu sáng đối tượng của bạn: một đèn chính, ánh sáng lấp đầy và đèn nền để cung cấp độ sâu tốt.
- Thiết bị chụp HDMI cũng có thể được sử dụng để truyền phát đầu ra của máy tính (PC hoặc máy Mac) vào Teams — lý tưởng để chiếu video chất lượng cao, bản demo phần mềm hoặc đồ họa chuyển động như thể chúng là nguồn cấp dữ liệu camera.
- Không kết nối trực tiếp đầu vào HDMI vào cuộc họp Teams, vì Teams vốn không hỗ trợ các nguồn HDMI. Thay vào đó, hãy sử dụng thiết bị quay HDMI để mang video HDMI vào máy tính của bạn, nơi video có thể xuất hiện dưới dạng camera ảo trong Teams. Ví dụ: thiết lập này cho phép bạn kết nối máy ảnh chuyên nghiệp với quang học vượt trội và thu phóng qua HDMI, nâng cao chất lượng video trong cuộc họp của bạn.
Chia sẻ nội dung từ màn hình của bạn
Chia sẻ màn hình trong một sự kiện là một cách tuyệt vời để giới thiệu sản phẩm và quy trình làm việc hoặc hướng dẫn khán giả của bạn qua các tài nguyên quan trọng.
Những mẹo này sẽ giúp bạn trình bày nội dung hiệu quả trong khi sản xuất sự kiện của mình.
Nếu bạn là người sản xuất sự kiện duy nhất, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng hai màn hình. Điều này cho phép bạn chia sẻ nội dung từ màn hình thứ hai trong khi tạo sự kiện từ màn hình thứ nhất.
Chia sẻ âm thanh từ thiết bị khi bạn đang trình bày phương tiện.
Để biết thêm hướng dẫn về việc thuyết trình trong các cuộc họp lớn, hãy xem Mẹo thuyết trình trong các cuộc họp và sự kiện lớn trong Microsoft Teams.
Quy trình sản xuất và ngày diễn ra sự kiện
- Vào ngày diễn ra sự kiện, chúng tôi khuyên nhóm sự kiện nên tham gia ít nhất 15 phút trước khi sự kiện bắt đầu.
- Sử dụng phòng chờ để chuẩn bị với những người tổ chức và diễn giả khác trước khi sự kiện bắt đầu. Kiểm tra tất cả micrô, camera và nguồn cấp dữ liệu.
- Tắt tiếng tất cả âm thanh cho đến khi bạn sẵn sàng bắt đầu trình bày trực tiếp vào đầu sự kiện.
- Chỉ định người theo dõi cả nguồn cấp dữ liệu trong phòng và nguồn cấp dữ liệu ảo để phát hiện sự cố.
Lập kế hoạch cho sự cố kỹ thuật
Các vấn đề kỹ thuật có thể xảy ra, ngay cả khi đã chuẩn bị tốt nhất. Một kế hoạch dự phòng vững chắc đảm bảo sự kiện của bạn tiếp tục diễn ra suôn sẻ khi có sự cố xảy ra.
Luôn có nhà sản xuất thứ hai có thể tiếp quản nếu nhà sản xuất chính bỏ việc hoặc gặp phải sự cố kỹ thuật.
Giữ một chiếc máy tính xách tay dự phòng với tất cả trang chiếu và phương tiện đã được tải sẵn và đã kiểm tra. Chuẩn bị sẵn micrô, webcam và cáp bổ sung phòng trường hợp phần cứng bị lỗi.
Sử dụng kết nối internet phụ, chẳng hạn như điểm truy cập di động, nếu kết nối chính bị hỏng. Kiểm tra kết nối sao lưu trước khi sự kiện bắt đầu.
Ghi trước các bản trình bày quan trọng để bạn có thể nhanh chóng chuyển sang video đã ghi nếu diễn giả mất kết nối.
Microsoft Teams sẽ gửi liên kết tham gia khi sự kiện được tạo. Thay vì chia sẻ liên kết lịch trực tiếp, hãy tạo một URL tùy chỉnh như Bit.ly để chia sẻ với người dự.
- Nếu sự cố kỹ thuật hoặc lỗi nhà sản xuất yêu cầu tạo buổi truyền phát mới, hãy nhanh chóng cập nhật URL tùy chỉnh để trỏ đến sự kiện mới mà không cần liên hệ lại với người dự.
Bạn cần thêm hỗ trợ?
Dịch vụ Sự kiện Microsoft Teams có thể cung cấp thêm hỗ trợ trong việc lập kế hoạch hoặc điều hành các cuộc họp và sự kiện lớn của bạn. Để tìm hiểu thêm, hãy xem Tiếp nhận của Microsoft.
Chủ đề liên quan
Các biện pháp tốt nhất cho các cuộc họp và sự kiện lớn trong Microsoft Teams