Чудові віртуальні зустрічі та події відбуваються не просто так – вони вимагають попереднього планування та підготовки, щоб забезпечити найкращий досвід. Від перевірки обладнання до відпрацювання переходів, невелика підготовка може запобігти технічним проблемам і забезпечити безперебійну роботу вашого заходу.
Нижче наведено кілька наших корисних порад із планування та проведення високоякісних нарад, зібрань і вебінарів у Microsoft Teams.
Початок роботи
Завантажте Microsoft Teams для настільних комп'ютерів, щоб отримувати найнадійніші можливості проведення нарад і подій. Насолоджуйтеся повним доступом до функцій і чудовою продуктивністю. Оновіть Teams, щоб отримати найновіші функції безпеки та виправлення помилок.
Планування створення заходу
Перед початком заходу визначте ролі та обов'язки, проведіть репетицію презентацій і підготуйте необхідні комунікації для використання під час заходу. Щоб усе налаштувалося якнайкраще, дотримуйтеся наведених нижче порад.
- Завжди майте кількох користувачів у групі події. Призначте ролі та обов'язки. Поговоріть, хто відповідає за кожен етап операції: від продюсерів і доповідачів до модераторів запитань&відповідей
- Сплануйте спілкування в групі. Спілкування в реальному часі має вирішальне значення для проведення великих нарад і подій. Груповий чат події (доступний для організатора, продюсерів і доповідачів) – чудовий спосіб залишатися на зв'язку.
- Практична робота. Запустіть подію, щоб перевірити презентації, попрактикуватися в переходах і перевірити параметри аудіо та відео . Спостерігайте за тим, як працюють учасники наживо , щоб забезпечити відмінні враження для вашої аудиторії.
Порада.
Для гібридних подій:
- Заздалегідь проведіть обстеження ділянки. Перевірте інфраструктуру антивірусного програмного забезпечення кімнати, інтеграцію Teams і фізичний макет.
- Перевірте та переконайтеся, що все обладнання в приміщенні працює (MTR консоль, мікрофони, камери, динаміки, дисплеї, панелі керування).
- Задокументуйте потік сигналу приміщення (аудіо, відео, мережа) і визначте будь-які обмеження або дивацтва.
- Оновіть мікропрограми й програмне забезпечення на всіх сертифікованих Teams обладнанні та забезпечте сумісність з останньою версією Teams.
- Переконайтеся, що для всіх пристроїв, які використовуються у виробництві (Teams, ПК, пристрій vMix тощо), доступне проводове підключення Ethernet.
Настроювання аудіо, відео та спільного вмісту
Використання високоякісного аудіо- та відеообладнання має вирішальне значення під час великих нарад і подій. Налаштуйте високоякісні мікрофони та веб-камери або організуйте нараду в кімнаті Teams для гібридного середовища. Ці поради допоможуть вам чітко спілкуватися з аудиторією та доповідачами під час заходу.
Аудіо
- Не забувайте про якість звуку, адже це найважливіша складова великої події. Деякі користувачі можуть просто слухати вміст у фоновому режимі браузера.
- Використовуйте якісні мікрофони. Переносні мікрофони ідеально підходять для менш досвідчених доповідачів; Ручні мікрофони вимагають практики та техніки, щоб уникнути обробки шуму.
- Для доповідачів, які використовують комп'ютер або інший пристрій, використовуйте гарнітуру, сертифіковану Teams.
- Для презентацій у кімнаті заздалегідь перевірте звук у кімнаті, щоб запобігти передаванню шуму або відгуків через Інтернет.
- Додавайте аудіо до події за допомогою будь-якого пристрою записування звуку, сумісного зі збалансованим звуком (роз'єми XLR) або роз'ємів 1/8" у стилі навушників, які можна підключити до комп'ютера з Teams через USB.
- Або скористайтеся високоякісною антивірусною системою та підключіть вихід HDMI або SDI цієї системи в Teams за допомогою звичайного пристрою записування відео, як-от HDMI-USB-приставки.
Порада.
Для гібридних подій:
- Перевірте налаштування аудіо в кімнаті та онлайн окремо перед трансляцією.
- Використовуйте незалежні мікрофони для особистої та віртуальної аудиторії, але переконайтеся, що до платформи наради підключено лише одне домінуюче джерело звуку.
- Якщо кілька людей використовують пристрої в кімнаті, попросіть їх вимкнути звук на своєму комп'ютері, щоб уникнути відлуння або зворотного зв'язку.
- Візьміть із собою додаткові мікрофони (наприклад, кишенькові пристрої, петличні апарати) для учасників дискусії або переміщуваних Q&A.
Відео
- Добре висвітлюйте об'єкт зйомки – для більшості камер забагато світла не буває. Освітлення може бути різницею між виробництвом, яке сприймається як професійне чи аматорське.
- Використовуйте три джерела освітлення для освітлення об'єкта зйомки: основне, заповнювальне світло та заднє світло для забезпечення гарної глибини.
- Пристрої записування HDMI також можна використовувати для потокового передавання вихідних даних комп'ютера (ПК або Mac) у Teams — це ідеальний варіант для демонстрації високоякісних відео, демонстрацій програмного забезпечення або рухомої графіки так, ніби вони є каналом із камери.
- Не підключайте роз'єм HDMI безпосередньо до наради Teams, оскільки Teams не підтримує джерела HDMI. Натомість використовуйте пристрій записування HDMI, щоб перенести відео HDMI на комп'ютер, де воно відображатиметься як віртуальна камера в Teams. Наприклад, таке налаштування дозволяє підключити просьюмерську камеру з чудовою оптикою та масштабування через HDMI, покращуючи якість відео вашої зустрічі.
Демонстрація вмісту з екрана
Спільний перегляд екрана під час події – це чудовий спосіб продемонструвати продукти та робочі процеси або провести аудиторію через важливі ресурси.
Ці поради допоможуть ефективно презентувати контент під час організації заходу.
Якщо ви єдиний організатор події, ми рекомендуємо використовувати два монітори. Це дає змогу надавати спільний доступ до вмісту з другого монітора під час створення події з першого.
Надавайте спільний доступ до аудіо зі свого пристрою під час презентації медіафайлів.
Додаткові вказівки з презентації на великих нарадах див. в розділі "Поради щодо презентації на великих нарадах і подіях у Microsoft Teams".
Хід виробництва і день заходу
- Радимо приєднатися до події в день події принаймні за 15 хвилин до початку.
- Використовуйте зелену кімнату , щоб підготуватися разом з іншими організаторами та доповідачами до початку події. Перевірте всі мікрофони, камери та канали.
- Залиште звук вимкненим, доки не будете готові розпочати презентацію наживо на початку події.
- Призначте користувача, який переглядатиме внутрішні й віртуальні канали для проблем.
Планування технічних питань
Технічні проблеми можуть виникнути навіть при найкращій підготовці. Надійний план резервного копіювання гарантує, що ваш захід пройде гладко, якщо щось піде не так.
Завжди майте другого продюсера, який може взяти на себе відповідальність, якщо основний продюсер вибуває або зіткнеться з технічними проблемами.
Тримайте запасний ноутбук з усіма слайдами та мультимедіа попередньо завантаженими та протестованими. Підготуйте додаткові мікрофони, веб-камери та кабелі на випадок відмови устаткування.
Скористайтеся додатковим підключенням до Інтернету, наприклад мобільною точкою доступу, якщо основне підключення переривається. Перевірте резервне підключення перед початком події.
Попередньо записуйте важливі презентації, щоб мати змогу швидко перейти до записаного відео, якщо доповідач втратить підключення.
Коли подія створюється, Microsoft Teams надсилає посилання на приєднання. Замість прямого посилання на календар, створіть спеціальну URL-адресу, як-от Bit.ly, щоб надати спільний доступ учасникам.
- Якщо для технічної проблеми або помилки продюсера необхідно створити нову трансляцію, швидко оновіть настроювану URL-адресу, щоб вона вказувала на нову подію, без повторного зв'язку з учасниками.
Потрібна додаткова допомога?
Служби подій Microsoft Teams можуть надати додаткову підтримку під час планування або проведення великих нарад і подій. Докладні відомості див. в статті "Упровадження корпорацією Майкрософт".
Пов’язані теми
Практичні поради щодо проведення великих нарад і подій у Microsoft Teams